5 tips voor Daily Scrums en de Sprint Retrospective
De ‘agile toolkit’ bestaat uit allerlei methoden en aanpakken die het mogelijk maken efficiënter te werken en beter onderling samen te werken. Twee van de meest gebruikte elementen voor het realiseren van agile sprints, vormen de Daily Scrum en de Sprint Retrospective. Steven van den Heuvel en Johan Fiddelaar, beiden werkzaam bij Conclusion Implementation en experts in dit domein, lichten deze twee vormen vanuit hun praktijkervaring nader toe.
Daily Scrum
De Daily Scrum is een korte meeting (doorgaans 15 of 20 minuten) waar teamleden samenkomen om hun activiteiten te synchroniseren en een plan voor de komende 24 uur te maken. Deze meetings worden in de regel staand gehouden, waarbij het ongemak van langere tijd te moeten staan bewust wordt ingezet om deze meetings ook van korte duur te laten zijn. Centraal in deze meeting staat de dialoog tussen teamleden en de Scrum Master. In de praktijk blijkt veelal dat teamleden de Daily Scrum doorgaans als een ‘verplichte en ‘saaie meeting’ ervaren.
Steven van den Heuvel geeft vijf tips voor de Scrum Master om de kwaliteit van een Daily Scrum-sessie te verhogen:
1 Focus op het Sprintdoel
Daily Scrum is een hulpmiddel voor het scrumteam om het sprintdoel te behalen, legt Van den Heuvel uit: “Door het sprintdoel centraal te stellen krijg je een ander gesprek. Vragen die in het team gesteld kunnen worden zijn: ‘wat hebben we gisteren gedaan wat bijdraagt aan ons sprintdoel?’; ‘wat gaan we vandaag doen wat bijdraagt aan ons sprintdoel?’; en ‘welke obstakels zijn er op weg naar ons sprintdoel?’.”
2. Zorg voor een dialoog
Scrum Masters dienen er in hun rol voor te zorgen dat er een constructieve dialoog op gang komt. Van den Heuvel raadt aan: “Stop daarom met elke dag de 3 zelfde vragen te stellen! In plaats daarvan kun je uitleggen dat we tijdens de Daily Scrum als team met elkaar in gesprek gaan. Soms kan de vraag: ‘wie wil er beginnen?’ al genoeg zijn om het gesprek te laten starten.”
3. Maak voortgang en obstakels zichtbaar
Door te werken met een burndown chart, of een vergelijkbare techniek, worden voortgangen en obstakels zichtbaar, legt de adviseur uit. Ook het duidelijk noteren van de obstakels met de acties die daarop volgen, kan het team helpen. Acties die onvoorzien lastiger blijken om af te ronden kunnen zichtbaar gemaakt worden met bijvoorbeeld een waarschuwingsbord op een post-it, een rood stoplicht of een ander opvallend kenmerk. Bij een digitaal scrumboard kan hiervoor een kenmerk toegevoegd worden aan het desbetreffende item.
4. Zorg voor commitment om problemen op te lossen
Het is niet de taak van de Scrum Master om alle problemen van het development team op te lossen. Het is wel hun taak ervoor te zorgen dat het team issues opspoort, benoemt en op een constructieve manier oplost. Van den Heuvel: “Om de issues in kaart te brengen is het van belang om voldoende van de inhoud te weten, goed te kunnen doorvragen en te vertrouwen op je gevoel als je het idee hebt dat iets niet lekker loopt.”
Bij het doorvragen is het van belang om open vragen te stellen en te verrassen. Van den Heuvel: “De vraag gaan we het sprintdoel halen?’ levert vaak weinig op. Met de vraag ‘waarom gaan we het niet halen?’ kun je een team verrassen en ervoor zorgen dat de echte issues naar boven komen. Het oplossen van issues is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, zorg er wel voor dat het duidelijk is wie, wat en wanneer oppakt.”
5. Varieer en maak plezier
“Als je elke dag op dezelfde manier de Daily Scrum doet dan is de kans groot dat het team op een gegeven moment mentaal afhaakt. Zorg voor variatie. Je kunt het werken met de 3 standaardvragen afwisselen met het doorlopen van de items op het bord, het bespreken van de burndown chart of het centraal stellen van een prikkelende vraag. Ook het rouleren van de facilitator van het overleg kan zorgen voor de nodige variatie. Durf als Scrum Master ook af en toe niet bij de Daily Scrum aanwezig te zijn”, aldus Van den Heuvel.
Een plezier element kan ook verrassend werken. “Zo ken ik een team dat elke dag begint met het open maken van een Chinees koekje met daarin een spreuk. Dit werd geïntroduceerd door het team, er wordt plezier aan beleefd en het brengt ze in een ‘leer-mindset’. Een kleine toevoeging aan de Daily Scrum, met grote waarde”, besluit de adviseur van Conclusion Implementation.
Sprint Retrospective
De Sprint Retrospective is doorgaans de laatste activiteit binnen een sprint, die doorgaans wordt gehouden na de sprint review. De Retrospective doet wat het woord al aangeeft – het is het moment voor het scrumteam om terug te kijken op een sprint, te evalueren wat er goed ging en wat de volgende keer beter kan. Het gehele team, waaronder de Scrum Master en de Product Owner, dient deel te nemen aan de Sprint Retrospective, die normaliter zo’n uur duurt.
Door gebruik te maken van de input uit de Sprint Retrospective, kan een proces van continu verbeteren worden nagestreefd. Toch geldt ook voor deze activiteit dat het vaak gezien wordt als ‘iets dat nog even snel gedaan moet worden’. Dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn, Johan Fiddelaar geeft vijf tips om meer uit de Sprint Retrospective te halen:
1. Creëer een veilige omgeving
“De basis voor een succesvolle Retrospective is een veilige omgeving waar de teamleden ten opzichte van elkaar open zijn. Door in openheid alle informatie op tafel te krijgen kan het best worden bepaald welk(e) verbeterpunt(en) het team het belangrijkst vindt”, legt Fiddelaar uit.
Belangrijk hierbij is er voor te zorgen dat alle teamleden begrijpen dat iedereen gegeven het moment, zijn of haar vaardigheden, de beschikbare middelen en de situatie, hun best heeft gedaan. Door uit te gaan van de goede intenties wordt gehoor gegeven aan de scrumwaardes focus en betrokkenheid. Door dit vertrouwen wordt er ruimte gecreëerd voor een derde scrumwaarde, openheid. “Want een wederzijds vertrouwen in goede intenties geeft ruimte om in openheid feedback te geven en te ontvangen”, lichten de expert toe.
Deze ruimte binnen het team is onafhankelijk van hiërarchie. De Scrum Master en Product Owner kunnen de gelijkwaardigheid stimuleren door feedback te vragen en open te zijn over eigen fouten. “Door open te zijn over zaken die niet optimaal gaan wordt het voor anderen ook gemakkelijker om ruimte te nemen om hetzelfde te doen. Vanuit deze open setting kan het groeipotentieel van het team daadwerkelijk worden benut”, aldus Fiddelaar.
2.Heb aandacht voor groei
Teams die graag willen verbeteren kunnen de neiging hebben om de focus te leggen op wat er nog niet goed gaat. Fiddelaar: “Het is van belang om te verbeteren wat niet goed gaat maar gebruik de Retrospective ook om de te bespreken wat er goed gaat en te onderzoeken hoe de kracht van het team maximaal kan worden benut. Dit is niet omdat we vooral lief voor elkaar moeten zijn maar wel om een gezonde balans te behouden.”
Wanneer binnen het team de balans doorslaat naar het negatieve ligt hier een taak voor de Scrummaster om de balans terug te brengen. “Met vragen als ‘hoe houden we een positieve trend vast?’ en ‘hoe is het ons vorige keer gelukt te verbeteren?’ kan het team gebruik maken van behaalde successen om te blijven verbeteren”, legt Fiddelaar uit. Hij voegt toe: “Wanneer een team meer cross-functioneel is geworden doordat er minder schroom was om elkaar om hulp te vragen, dan willen we van de totstandkoming van deze verbetering leren als we het aantal defects in productie willen verminderen.”
3. Wissel af in vorm
Dit is eigenlijk een tip die voor alle scrum events geldt. De vorm van de Retrospective staat niet vast, toch kiezen teams vaak voor een vaste vorm. “En als deze vaste vorm het gewenste resultaat heeft is er niks mis mee om aan deze vorm vast te houden,” legt Fiddelaar uit, “maar als het team behoefte heeft aan nieuwe invalshoeken en de creativiteit van het team moet worden aangewakkerd is het wisselen in vorm een logisch gevolg. Want wie hetzelfde blijft doen kan dezelfde resultaten verwachten, dus wanneer andere resultaten gewenst zijn, verander!”
Zoals velen van ons tijdens de coronacrisis hebben ervaren hoeft dit event niet op een vaste locatie plaats te vinden. Ook hoeft dit event niet standaard door de Scrum Master worden voorbereid. Fiddelaar: “Wie even googelt kan een grote verscheidenheid aan vormen voor de Retrospective vinden. Naarmate een team meer Retrospectives heeft doorgelopen zijn er vaak onderwerpen die meerdere keren zijn teruggekomen maar nooit echt zijn opgepakt. Een team kan ervoor kiezen om, in plaats van de standaard vorm, een groot gedeelte van de Retrospective voor één groot onderwerp te gebruiken. Maar let er dan wel op dat dat ene punt dan ook echt op de backlog voor de komende sprint staat.”
4. Focus en volg op
“De Retrospective is niet een simpel klaaguurtje waarin iedereen zijn frustraties kan uiten. Het is goed om het team soms de ruimte te geven om onvrede te uiten maar dit event is er ten behoeve van verbetering”, geeft de adviseur aan. Uit een Retrospective komen verschillende verbeterpunten naar voren komen, soms zullen er te veel zijn, of te groot om in de komende sprint allemaal op te kunnen pakken. Fiddelaar: “Het team kijkt wat nu de belangrijkste verbeterpunten zijn, wat daarbij komt kijken, schat ze ook in en stelt ze voor om op de volgende sprint backlog te plaatsen.”
Hij benadrukt: “De scrumguide is hier stellig, er moet minimaal 1 verbetering op de sprintbacklog staan. Mochten er te veel verbeterpunten zijn, neem die dan in de volgende Sprint Retrospective mee en bepaal wat dan weer wat de belangrijkste verbeterpunten zijn. Daarbij wordt ook bepaald hoe er in de volgende Retrospective kan worden vastgesteld of het is gelukt om deze verbeteringen door te voeren. Voor een verbeteritem stel je dus ook een Definition of Done op.”
5. Verbeter vanuit een verbetervisie
Zoals het scrum team werkt vanuit de productvisie van de Product Owner, zo verbetert het scrumteam vanuit een eigen verbetervisie. Dit gezamenlijke beeld van waar het team naar toe wil geeft houvast in het maken van keuzes. “De verbetervisie is niet in beton gegoten en mag tegen het onmogelijke aanliggen”, legt de adviseur uit. Voor het ontwikkelen van een visie kan een sessie worden ingepland maar het is, passend bij het agile gedachtegoed, vaker een proces van samen experimenteren om tot een visie te komen. “Het is van belang dat het team eigenaar wordt van de verbetervisie en het verbeterproces. Vanuit een verbetervisie stelt het team concrete doelen ter verbetering van het team functioneren.”
Fiddelaar geeft tot slot een voorbeeld van een verbetervisie: “Wij willen 0 defects in productie, de crossfunctionaliteit verhogen zodat elke ontwikkelaar 70% van de features kan maken en testfouten halveren door meer gebruik te maken van test driven development.”
Met een duidelijke verbetervisie kan het team per Retrospective bepalen welke stappen er gezet moeten worden om dichterbij dit ideaalbeeld te komen. “Het bepalen van een visie komt overeen met de ‘verbeter Kata’ die door Mike Rother werd beschreven in zijn bekende boek Toyota Kata waar het bepalen van de richting de eerste stap naar verbetering is”, besluit hij.
