Risicomanagement krijgt door Covid-19 een andere dimensie

13 mei 2020 Consultancy.nl

Covid-19 leidt tot zowel een mondiale gezondheidscrisis als een economische crisis van ongekende omvang. De gevolgen voor het bedrijfsleven zijn daarbij nog verre van helder. “Wat we wel weten, is dat de impact exceptioneel is en dat de effecten nog lange tijd voelbaar zullen zijn”, zegt Harmen Jansen, managing consultant bij Improven.

Hadden organisaties de huidige crisis kunnen zien aankomen?

“Bij de meeste organisaties werd een wereldwijde calamiteit als Covid-19 niet als een reëel risico gezien. Het was een ‘black swan’, de kans dat zoiets zou gebeuren was te klein om er rekening mee te houden. Dat maakt deze crisis tot een zeer harde les. Het blijkt dus wel te kunnen. De huidige situatie vraagt nu van iedereen flexibiliteit, creativiteit en nieuwe manieren van denken. Daarnaast is het belangrijk dat organisaties intensiever dan voorheen hun risico’s inventariseren, bespreken en blijven monitoren.

In de directiekamers moet men actief de dialoog aangaan over mogelijke risico’s en scenario’s, ook als dat zeer extreme scenario’s zijn. Het is belangrijk dat de top van een organisatie inhoudelijk precies weet wat de gevolgen zijn van deze crisis voor de eigen doelen, strategie en bedrijfsvoering. Directies en raden van bestuur moeten hierover beslissingen nemen.” 

Waarom moeten organisaties juist nu aan de slag met het evalueren van risico’s en risico-scenario’s?

“Veel organisaties hebben plannen liggen om op korte en lange termijn specifieke doelstellingen te realiseren. Maar die plannen hebben opeens veel van hun betekenis verloren. Alles is nu anders. We hebben te maken met een grote optelsom van allerlei onzekerheden die op ons afkomen. Voor de onzekerheden die men nu tegenkomt, moeten oplossingen komen.

Harmen Jansen, Managing Consultant bij ImprovenDie oplossingen zijn er, ook voor de situatie waarin we nu zitten, maar men moet ze wel op het juiste moment en in de juiste samenhang optuigen en inzetten. Wat nu van organisaties wordt gevraagd, is om de risico’s die zich aandienen te begrijpen en de impact te reduceren. Dat is waar het nu om draait.”

Welke risico’s worden op dit moment besproken binnen organisaties?

“Niemand weet hoe lang dit gaat duren en wat daadwerkelijk de economische gevolgen zullen zijn. Die onzekerheid zie ik vertaald in allerlei vraagstukken, maar in de kern gaat het steeds over de continuïteit van de organisatie. Eén van de zorgen is of organisaties op de middellange termijn voldoende cash hebben om door te kunnen en de continuïteit veilig te stellen. Er zijn overigens allerlei beheersmaatregelen die genomen kunnen worden waardoor de impact van de crisis op de liquiditeit beperkt kan worden. 

Denk aan het maken van een liquiditeitsplanning, sterk contract- en leveranciersmanagement, het afsluiten van een lening of maken van betalingsafspraken. Daarnaast biedt de overheid enkele noodregelingen (bijvoorbeeld de NOW- en TOGS-regelingen of uitstel van betaling van belasting) die helpen financieel overeind te blijven. 

Een andere grote zorg is de inzetbaarheid van medewerkers. Men vraagt zich daarbij ook af of primaire processen wel door kunnen gaan als te veel collega’s uitvallen door ziekte of onvoldoende beschikbaar zijn omdat ze thuis werken. Dat vraagt om inventiviteit van organisaties en ik zie dat er daadwerkelijk allerlei slimme oplossingen worden gevonden om dit soort risico’s beheersbaar te maken. Veel kan nu ineens wel, mede ook door middel van alle technologische mogelijkheden die beschikbaar zijn. 

Tot slot zien we op een heel ander niveau ook verschillende risico’s die prominenter worden. Werknemers gaan bijvoorbeeld aan de slag met allerlei applicaties die eigenlijk niet geschikt zijn voor zakelijk gebruik. Je ziet het met videobellen, met e-mailuitwisselingen, met het verzenden van grote bestanden. En daarmee lopen organisaties risico’s waarvan ze zich vaak niet bewust zijn. We zien bijvoorbeeld dat WeTransfer wordt gebruikt om grote bestanden te verzenden omdat de eigen e-mail-capaciteit van organisaties dat onmogelijk maakt. 

Of privacygevoelige informatie wordt via de privémail heen en weer gestuurd om toch door te kunnen met het werk. Daarnaast heeft niet iedereen thuis die snelle en betrouwbare internetverbinding, waardoor de privé-wifi geregeld wordt gebruikt. Het gegevensverkeer is dan meestal niet goed versleuteld, waardoor hackers er makkelijker bij kunnen.” 

Wat kunnen organisaties doen om de risico’s van online werken te beperken?

“Er zijn heel veel mogelijkheden. Naast het regelen van praktische zaken zoals het uitbreiden van de netwerkcapaciteit en de servers, kan bijvoorbeeld ook worden gezorgd voor beveiligde verbindingen en additionele beveiliging van accounts door bijvoorbeeld toepassing van multi-factor-authenticatie. Daarnaast moet er meer bewustzijn worden gecreëerd in organisaties dat thuiswerken en online werken belangrijk zijn, maar dat het ook risico’s met zich meebrengt. Het hoeft niet allemaal van de ene op de andere dag klaar te zijn, maar werk eraan en groei geleidelijk naar een veiliger situatie toe, zeggen we bij Improven.”

“Het actief managen van de risico’s krijgt nu een andere dimensie dan voorheen. Het is van belang uiteenlopende risico-scenario’s de revue te laten passeren, ook de zeer extreme.”

Dat risicobewust maken, hoe kunnen organisaties dat doen?

“Organisaties moeten goed gestructureerd met hun medewerkers communiceren over dergelijke onderwerpen. Wij hebben daar programma’s voor. De collega’s zitten veel alleen dus ze staan meer dan open voor aandacht vanuit hun werkgever. En ontwikkel e-learning-programma’s rond deze onderwerpen, dat blijkt in de praktijk zeer effectief te zijn.” 

Zijn er ook positieve kanten aan de ontwikkelingen die zich nu voordoen?

“Het is voor iedereen helder dat deze situatie negatief is. Maar tegelijkertijd zie ik ook de kracht van veel organisaties. Veranderingen – bijvoorbeeld als het gaat om remote werken – blijken opeens mogelijk te zijn. Veel organisaties hebben zich razendsnel aangepast en manieren gevonden om het werk door te laten gaan. Sterker nog, men blijkt opeens veel meer werk te kunnen verzetten dan aanvankelijk werd gedacht.

Er ontstaat tegelijkertijd ook een sterk gevoel saamhorigheid in organisaties. Dat is belangrijk, het kan bijdragen aan de creativiteit in de organisaties en daarmee ook aan het vinden van antwoorden op belangrijke risico’s en kansen die zich nu voordoen.”

Wat voor stappen kunnen organisaties nu zetten op het gebied van risicomanagement?

“Het allerbelangrijkste is dat er in de organisaties voldoende dialoog plaatsvindt over de effecten van deze crisis op de organisatie. Welke risico’s zien we en welke acties zijn nu van ons vereist? Documenteer de besluitvorming ook, op een later moment kan hierop dan gereflecteerd worden. De komende periode zal voor veel organisaties met name in het teken staan van kortetermijnacties die erop gericht zijn het hoofd boven water te houden. 

Op langere termijn kunnen organisaties hun bestaande risicoanalyses onder de loep nemen. Inventariseer de risico’s en bespreek wat er is veranderd en beslis of er onderdelen van de risicoanalyses moeten worden aangepast. Mijn tip is: ga geen risico’s afvinken maar concentreer je op wat echt belangrijk is en vergeet de extreme (lage kans, hoge impact) risico’s niet. We zien nu wel dat ook deze wel kunnen plaatsvinden. 

Dit laatste kan met behulp van scenariomanagement. Daarbij inventariseer je de effecten op de organisatie van extreme scenario’s. Dit is heel leerzaam en leidt vaak tot nieuwe inzichten. Risicomanagement krijgt hiermee een nieuwe dimensie voor veel organisaties, waarbij de focus ligt op het stimuleren van de (risico)dialoog tussen bestuurders en management. Risicomanagers en security officers kunnen hierin een belangrijke rol spelen en juist nu laten zien hoe risicomanagement extra waarde kan toevoegen. 

Tot slot wil ik organisaties aanmoedigen om op termijn te reflecteren op deze crisis. Het is een unieke situatie waar we ook heel veel van kunnen leren. Bepreek met elkaar hoe gehandeld is, wat beter kon en wat juist ook goed ging. Dit zijn ontzettende waardevolle lessen voor de toekomst en helpt ook bij het stimuleren van het risicobewustzijn.”


Profiel
Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius - a company of RoyalHaskoningDHV AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview Critical Minds De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Student Consultant Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Velox Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup