Adviezen voor een beter subsidiebeleid in Uitgeest
De Rekenkamercommissie van Uitgeest heeft adviesbureau B&A gevraagd om de manier waarop subsidies worden toegewezen en de doelmatigheid daarvan onder de loep te nemen.
Om tot een conclusie te komen hebben de adviseurs van B&A eerst casusonderzoek verricht binnen financieel kleine, middelgrote en grote subsidiegebieden. Het ging daarbij om subsidies voor verenigingen, instellingen, groepen inwoners en bedrijven.
Vervolgens hebben de consultants gesprekken gevoerd met medewerkers van het subsidieloket, beleidsmedewerkers en wethouders. Op basis van hun analyse hebben ze een lijst opgesteld van gebieden die naar volle tevredenheid worden uitgevoerd, maar ook een lijst opgesteld met daarin aandachtspunten en adviezen om het proces waar mogelijk te verbeteren.
Wat gaat goed
Aanvragers zijn over het algemeen tevreden
“Het subsidieproces is voor de gesproken aanvragers helder en duidelijk, een enkele uitzondering daargelaten. Subsidieaanvragers zijn ook te spreken over het verloop van het subsidieproces”, stellen de onderzoekers.
De rechtmatigheid is op orde
“De gemeentelijke regelgeving (de Algemene subsidieverordening Uitgeest, 2016 (Asv) en subsidieregelingen) is rechtmatig. Alhoewel termijnen niet altijd gehaald worden en subsidieaanvragers nog wat extra ruimte krijgen om aan de formele proceseisen te voldoen, kunnen we concluderen dat de gemeentelijke regelgeving rechtmatig is.”
Professionaliseringsslag van subsidieproces na ambtelijke fusie is gemaakt
“De doelmatigheid van het subsidieproces is redelijk. De doelmatigheid is verbeterd door het invoeren van standaardprocessen rondom de uitvoering en vastlegging van aanvragen. Daarin heeft sinds de BUCH-samenwerking een behoorlijke professionaliseringsslag plaatsgevonden.”
“Voor de ambtelijke fusie was de toekenning van subsidies door de organisatie heen belegd zonder vaste werkprocessen. Sinds de ambtelijke fusie is sprake van een uniformering en steeds verdere uitwerking van subsidieprocessen in checklists, aanvraagformulieren en werkprocessen via het Subsidieloket. Daarnaast staan er nog verbeteringen in de werkprocessen op stapel, voornamelijk gericht op het verbeteren van de registratie en dossiervorming.”
Wat kan beter
Subsidiebeleid
“De gemeente Uitgeest beschikt niet over een beleidsnota met daarin uitgangspunten en doelstellingen van het subsidiebeleid. Wel beschikt zij over een juridisch kader, de Algemene subsidieverordening (Asv Uitgeest, 2016) die de Subsidieverordening 2007 verving. De Asv Uitgeest is praktisch uitgewerkt in 7 subsidieregelingen en een Raadsbesluit over Zwembad De Zien (bijdrage onderhoudskosten).”
Waar dragen subsidies aan bij?
“De doeltreffendheid van het subsidiebeleid is vooralsnog lastig te beoordelen. Veel beleid is gemaakt in de subsidieregeling zelf, maar kent geen onderliggende beleidsnota. Aparte beleidskaders met uitgangspunten en doelstellingen behorende bij de subsidieregelingen waar subsidie wordt verschaft ontbreken.”
“Daarnaast zijn doelen in subsidieregelingen zo abstract en algemeen geformuleerd, dat ze niet onderscheidend zijn om aanvragen inhoudelijk te kunnen toetsen en op juridisch vlak af te wijzen. In de praktijk betekent dit dat een besluit om wel of niet subsidie toe te kennen niet deugdelijk onderbouwd kan worden. Dat maakt de behandelende ambtenaren kwetsbaar voor verdenkingen van willekeur en belangenverstrengeling.”
Financiële kaders ontbreken bij veel regelingen
“Bij drie regelingen zijn financiële kaders beschreven: een subsidieplafond (subsidieregeling Leefbaarheid en Sociale Cohesie) of een vast bedrag per lid of productie (subsidieregelingen jaarlijkse bijdrage culturele verenigingen en jaarlijkse bijdrage sportverenigingen). Bij geen van de andere subsidieregelingen worden vastomlijnde kaders gehanteerd.”
“De gemeente beschikt over ‘interne globale’ ramingen voor te verstrekken subsidies, maar dit is niet geformaliseerd in de begroting of in subsidieregelingen. Door het ontbreken van financiële kaders is het lastig te sturen op de financiën.”
Verdere optimalisatie van subsidieproces
“Sinds de ambtelijke fusie is sprake van een uniformering en een steeds verdere uitwerking van subsidieprocessen en werkprocessen via het Subsidieloket. Toch is ook hier een verbeterslag te maken. Zo ontbreekt een subsidieregister en is het lastig om met de huidige registratie een financieel beeld van aangevraagde en toegekende subsidies te verkrijgen. Er zijn al stappen gezet ter verbetering door een nieuw digitaal registratiesysteem te lanceren. Daarnaast is nog geen sprake van een periodieke evaluatie van het subsidiebeleid.”
De informatievoorziening van de raad is onvoldoende
“De raad is kritisch over de structurele informatie die zij krijgt over verstrekte subsidies, namelijk geen. Zij vraagt daar wel naar, maar krijgt op één uitzondering na, geen inzicht in de verstrekte subsidies. Er ontbreekt hiernaast een periodieke evaluatie. De raad constateert dat zij weliswaar vraagt om een herijking van het subsidiebeleid en heldere inhoudelijke en financiële kaders, maar daar ook zelf niet concreet opvolging aan geeft”, besluiten de onderzoekers.
In een reactie op de bevindingen laat de gemeenteraad van Uitgeest weten de conclusies en aanbevelingen van het rapport te herkennen en onderschrijven. De raad is inmiddels aan de slag gegaan met het oppakken van de adviezen.
