In Overijssel drinken ze duurzame koffie. Met dank aan inkopers

Hoe kun je als organisatie jouw macht als inkoper inzetten om bij te dragen aan een betere wereld? KplusV ontwikkelde Rapid Impact Contracting (RIC), een nieuwe aanbestedingsmethode waarin de inkooporganisatie een opdrachtnemer kiest aan de hand van een ‘Programma van Ambities’, gebaseerd op de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties. Provincie Overijssel en Jacobs Douwe Egberts hadden de Nederlandse primeur van de RIC-methode. In hun samenwerking voor een drankenvoorziening dragen beide organisaties bij aan de realisatie van zelfgekozen SDG’s. 

De impact die je hebt op de wereld is niet alleen afhankelijk van wat je doet, maar ook van wat je koopt. Vorig jaar bleek uit cijfers van het CBS dat de gemiddelde broeikasgasvoetafdruk van Nederlanders voor het tweede jaar op rij is toegenomen. Deze stijging bleek het gevolg te zijn van onze bestedingen aan goederen en diensten in Nederland en over de grens. Waar deze inkoopkracht nu een negatieve impact heeft op onze wereld, kan hij ook worden ingezet om positieve verandering te bewerkstelligen.

Deze gedachte ligt ten grondslag aan de door KplusV ontwikkelde Rapid Impact Contracting (RIC)-aanbestedingsmethode. Het bureau – dat zich richt op innovatieve oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken – realiseerde zich dat het onvoldoende is om als inkooporganisatie binnen aanbestedingen simpelweg strengere eisen te stellen op het gebied van duurzaamheid en milieu. “Linksom of rechtsom blijft prijs de leidende factor bij een traditionele aanbesteding. Oók als deze scherpe duurzaamheidseisen bevat”, stelt KplusV-adviseur Roos Imkamp, die meewerkte aan de ontwikkeling van de RIC-aanbestedingsmethode.

Ze legt uit dat een streng eisenpakket er juist voor zorgt dat betere oplossingen vaak uit beeld blijven: “Wat leidt tot teleurstelling van de opdrachtnemer, maar ook van de inkooporganisatie.” De RIC-methodiek moet zorgen dat aanbestedingen wel leiden tot een positieve impact, zowel op het milieu als op sociaaleconomisch vlak. Daarbij wordt van zowel de inkooporganisatie als de opdrachtnemer een inspanning verwacht.

“RIC is de eerste aanbestedingsmethodiek waarbij de inkooporganisatie een opdrachtnemer kiest op basis van een Programma van Ambities”, legt Imkamp uit. “Op deze wijze krijgen de opdrachtnemers de ruimte om de kennis en kunde op de ambities – en dus SDG’s* – te tonen, in plaats van louter op prijs te concurreren. Daarbij komt dat de opdrachtgever geen voorbestemde eindoplossing aanbesteedt, maar een samenwerkingscontract. Pas na gunning gaan de opdrachtgever en de geselecteerde opdrachtnemer aan de tekentafel om de meest duurzame oplossing vorm te geven.” 

Duurzame koffie

Provincie Overijssel en Jacobs Douwe Egberts (JDE) zijn de eerste organisaties die samenwerken op basis van de RIC-methode. JDE werd door het Shared Service Centrum ONS (die het inkooptraject begeleidde) geselecteerd als opdrachtnemer voor de warme en koude drankenvoorziening van het provinciehuis.

Bij de invulling van de aanbesteding hebben beide organisaties inbreng in de keuze voor de SDG’s die binnen de samenwerking worden nagestreefd. Op basis van haar eigen duurzame ambities heeft provincie Overijssel gekozen voor SDG 3 (gezondheid en welzijn), SDG 9 (innovatie en duurzame infrastructuur) en SDG 15 (herstel ecosystemen en behoud biodiversiteit).

Deze doelstellingen sluiten goed aan op de ambities van JDE Professional, dat bezig is met een grote verduurzaming van de eigen organisatie. Kijkend naar de warme drankenvoorziening voor het provinciehuis, vinden provincie Overijssel en JDE Professional elkaar op verschillende punten – zoals de ambitie voor een volledig recycle- en composteerbaar verpakkingsportfolio in 2025, het recyclen van koffiedroes naar constructiemateriaal, het vitaal-vergader-concept en de inzet van de burendag om sociale cohesie te bevorderen.

Bovendien bracht JDE Professional zelf ook een SDG in. Vanuit SDG 8 – fatsoenlijke banen en economische groei – wil het bedrijf verbanden leggen met en tussen de keten(s), onder meer via duurzame teeltprogramma’s. Momenteel werken daar ruim 300.000 boeren aan mee en de ambitie is dat het er in 2025 minimaal 500.000 zijn. JDE helpt ze met zaken als landrechten en kleine leningen voor waterzuiveringsinstallaties, zodat de kwaliteit van de grond en de oogst verbetert en ze beter in staat zijn een eigen toekomstbestendige onderneming op te bouwen.

“Het gaat om positieve impact op een zo groot mogelijke schaal. De zeventien werelddoelen geven zeventien perspectieven van waaruit de opdrachtgever en opdrachtnemer ‘kleur’ kunnen geven aan die impact, passend bij de eigen organisatie.”

Meervoudige maatschappelijke meerwaarde

Erick Wuestman, KplusV-adviseur en medegrondlegger van de RIC-methode, legt uit dat het betrekken van de SDG’s zorgt dat Overijssel en JDE samen meervoudige maatschappelijke meerwaarde kunnen creëren: “Daarmee bedoel ik dat deze aanbesteding verder gaat dan het provinciehuis en de koffie en thee die ze daar schenken. Het is ook breder dan circulaire economie. Het gaat ons om een positieve impact op een zo groot mogelijke schaal. De zeventien werelddoelen geven zeventien perspectieven van waaruit de opdrachtgever en opdrachtnemer ‘kleur’ kunnen geven aan die impact, passend bij de eigen organisatie.” 

Na de afronding van de aanbestedingsfase zijn de provincie Overijssel en JDE Professional per SDG één of meerdere KPI’s overeengekomen. Deze maken deel uit van de Service & Experience Level Agreements. Daarin staan de te behalen resultaten en de inspanningsverplichtingen vastgelegd. Gedurende de hele contractperiode blijft er ruimte en aandacht voor verbetering en er wordt een planmatige aanpak gehanteerd zodat de voortgang en impact gemeten kunnen worden. 

“In plaats van een foto te maken van de huidige situatie en die te verbeteren, kan je RIC vergelijken met een film”, vertelt Bas Stok, Manager Corporate Responsibility bij JDE Professional. “Gaandeweg het proces ben je continu aan het verbeteren en maak je gebruik van laatste kennis en techniek. Zo bereik je aan het einde van de looptijd waarschijnlijk meer en zal de impact groter zijn dan met een foto-implementatie. Naast natuurlijk een commercieel belang, motiveerde dit ons enorm om deze aanbesteding te willen winnen.” 

Manon Koerssen, inkoopadviseur en contractmanager bij provincie Overijssel, legt uit dat de nieuwe werkwijze uitdagend is, maar uiteindelijk veel oplevert: “We zijn zo gewend om traditioneel aan te besteden. Met RIC gaat alles anders; de voorbereiding, aanbestedingsproces en de workoutfase. Dat voelt voor alle partijen onwennig in het begin, maar gaandeweg merk ik dat alles op z’n plek valt. We leren elkaar beter kennen, verwachtingen worden uitgesproken en KPI’s samen vastgesteld. Openstaan voor elkaars ideeën is hierin heel belangrijk. Dit proces verdiept de relatie enorm.”

* In 2015 zijn door de Verenigde Naties zeventien Sustainable Development Goals vastgesteld als de nieuwe mondiale duurzame ontwikkelingsagenda voor 2030. Er zijn in totaal zeventien SDG’s, waarin doelen staan vastgesteld op gebieden als de bestrijding van armoede, honger, ongelijkheid en de opwarming van de aarde.