Ziekenhuizen verbeteren planning met health intelligence

Voor ziekenhuizen is het optimaal inzetten van zorgprofessionals een van de belangrijkste uitdagingen in het bieden van de beste zorg. Het Prinses Máxima Centrum en Ziekenhuis Nij Smellinghe wisten recentelijk via de inzet van health intelligence hun capaciteitsplanning te verbeteren. Hierbij werden ze geholpen door strategie-executiespecialist Turner.

Nij Smellinghe

Ziekenhuis Nij Smellinghe wilde de planning voor de operatiekamer (OK) verbeteren. Zoals bij zoveel ziekenhuizen vormde de OK een grote bottleneck, resulterend in lange wachtlijsten. Ook wilde het ziekenhuis meer grip op de OK-productie van vakgroepen en deze koppelen aan de begroting. ZVE-manager Edwin Frenay van ’t Veen vroeg Turner om te helpen bij dit health intelligence-vraagstuk.

“Samen met het OK-management en de betrokken medisch specialisten hebben we tactische OK-planning opgezet”, vertelt Relinde de Koeijer, Senior Manager Health bij Turner. “Hierdoor lukt het Nij Smellinghe beter om productie bij te sturen met behulp van inzicht in wachtlijsten, sessiebenutting en stand versus begroting.”

Uitdagingen en knelpunten in de OK-planning werden opgelost op basis van nieuwe inzichten en meetbare oplossingen. “We hebben rekening gehouden met de wachtlijsten, de personele bezetting, ruimte binnen de begroting en de sessiebenutting”, stelt Jonathan Van den Broek, Health Intelligence Expert bij Turner.

“Op basis van deze oplossingen hebben we een vernieuwd OK-rooster uitgerold dat meer flexibiliteit biedt en beter aansluit op de personele bezetting op basis van prospectieve analyses. Om de nieuwe manier van werken te borgen introduceerden we een nieuw ‘Tactisch Plan Overleg’. In dit periodieke overleg met OK management en medisch specialisten worden proactief alle relevante factoren meegenomen in de vulling van het rooster nieuwe-stijl.”

Tot slot zorgde Turner dat alle inzichten continu beschikbaar zijn voor het OK-management en de artsen. “Om meer te doen met deze inzichten, hebben we ook binnen de medische vakgroepen dieptesessies uitgevoerd”, aldus De Koeijer, “zodat de vakgroepen het zelf beter begrijpen en grip krijgen op alle facetten die het productieniveau bepalen. Dat gaat verder dan de OK alleen. Denk aan portfoliokeuze, behandelkeuze, marktadherentie, begrotingskaders, operatietijdverschillen en integraliteit met de capaciteit van de poli en het beddenhuis.”

ZVE-manager Van ’t Veen is erg te spreken over de opbrengst van het project: “We maken nu samen met medisch specialisten meer rationele keuzes rond OK planning en capaciteit. Bovendien hebben we nu inzicht in wachttijden, maar ook in de herkomst van de patiënt en hoe die zich verhoudt tot productie-budgetafspraken.”

Prinses Máxima Centrum

Het Prinses Máxima Centrum – dat net als Nij Smellinghe tot ’s lands beste ziekenhuizen wordt gerekend – schakelde Turner in om meer inzicht te verkrijgen in de capaciteitsbezetting en -benutting. Hierbij ging het bijvoorbeeld om het beter op elkaar afstemmen van vraag en aanbod binnen radiologiemodaliteiten, behandelkamers en spreekuren. Ook hielp het organisatieadviesbureau bij het zetten van de eerste stappen om proactief te kunnen sturen op pieken en dalen in de zorgvraag.

In het verbeteren van het capaciteitsmanagement werd ingezet op ‘health intelligence’, oftewel het verkrijgen van bruikbare inzichten uit data. Daartoe werden samen met de primaire zorgmedewerkers van het Prinses Máxima Centrum drie belangrijke stappen gezet.

In de eerste stap ging het om het komen van data tot informatie. “We hebben allereerst meer inzichten gecreëerd voor de zorgverleners en zorgplanners”, vertelt Van den Broek. “Via dashboards is er nu inzicht in de gerealiseerde productie en de benutting van capaciteit. Denk aan de bedbezetting per afdeling, het aantal polibezoeken per agenda en arts of de drukte op de radiologie.”

“Het Prinses Máxima Centrum wil haar professionals en middelen zo slim mogelijk inzetten. We zijn trots dat we samen een mooi resultaat hebben bereikt.”

Vervolgens moest worden gezorgd dat er voortaan wordt gestuurd op de verkregen informatie. “We hebben knelpunten rondom patiënten- en personeelsplanning geanalyseerd en opgelost”, legt Van den Broek uit. “Neem de dagelijkse doorstroom: hoeveel patiënten gaan na hun poliklinisch consult door naar de dagbehandeling of behandelkamer voor chemotherapie? En hoe kunnen we de patiënten spreiden zodat de wachttijd minimaal is? Inzichten en advies hierover zijn besproken in de klinische teams.”

Tot slot werd de laatste stap van health intelligence voorbereid: die van sturing naar beheersing, oftewel het kunnen voorspellen van knelpunten. Van den Broek: “Denk aan periodieke pieken en dalen rond feestdagen en vakanties. Of aan meer of minder aanvragen van ondersteunende afdelingen doordat een specialist aan- of afwezig is. Met inzicht in dit soort patronen kun je meer of minder collega’s inroosteren. Of juist opnames spreiden zodat er meer tijd voor de patiënt is. Dat maakt wachttijden en personeelsinzet stuurbaar.”

Door deze drie stappen kreeg het kinderoncologisch centrum meer grip op de planning voor patiënten en de werkdruk voor personeel. “Om zoveel mogelijk aandacht te kunnen geven aan de jonge patiënten en hun gezinnen, wil het Prinses Máxima Centrum haar professionals en middelen zo slim mogelijk inzetten”, aldus Van den Broek. “We zijn trots dat we samen een mooi resultaat hebben bereikt.”

Hij vermeldt tot slot dat Turner inmiddels ook bezig is met een vervolgproject: “De nieuwe inzichten en wijze van sturing vragen veel van de data-infrastructuur en processen rondom de ontwikkeling, distributie en analyse van informatie. Daarom zijn we na de zomer begonnen om de afdeling Data Intelligence mede op te bouwen en te ondersteunen in de volgende stap naar volwassenheid in managementinformatie-oplossingen en de werkwijze om alle stakeholders in het ziekenhuis van de juiste informatie op het juiste moment te voorzien.”