Arlande helpt Gemeente Amsterdam bij implementatieprojecten
Arlande is een advies- en projectbureau gespecialiseerd in het begeleiden van complexe verandertrajecten. De afgelopen jaren heeft Arlande de gemeente Amsterdam geholpen met twee grote implementatietrajecten op het gebied van handhaving.
Met een kleine 900.000 inwoners is Amsterdam met afstand de grootste gemeente van Nederland. In de zeven stadsdelen – elk ongeveer zo groot als een middelgrote gemeente – werken in totaal ruim 15.000 ambtenaren aan de vele uitdagingen waar de stad mee te maken heeft. Zo is het steeds drukker in de stad, niet alleen door de vele inwoners maar zeker ook de toeristen. Hierdoor neemt de druk op de verschillende voorzieningen flink toe. Tel daar bij op de toegenomen duurzaamheidsambities en er is genoeg werk aan de winkel.
In het aangaan van de vele bestuurlijke en uitvoeringsvraagstukken wordt vanuit de gemeente stevig ingezet op innovatie en digitalisering. Zo worden de primaire en ondersteunende processen voortdurend vernieuwd, bijvoorbeeld om mee te gaan in ontwikkelingen op het gebied van datagestuurd werken en het gebruik van mobiele devices. Arlande leverde daarbij een bijdrage aan twee projecten: Mobiele Handhaving en Informatie Gestuurd Handhaven.
Mobiele Handhaving
Te midden van de oplopende drukte binnen de openbare ruimte – die gepaard kan gaan met overlast – neemt de roep om handhaving toe. Toezicht en Handhaving zet zich in voor een leefbaarder en veiliger Amsterdam. De medewerkers van de dienst zijn zichtbaar aanwezig in de openbare ruimte, spreken mensen aan op hun verantwoordelijkheid en treden zo nodig handhavend op. Ze richten zich onder meer op overlast door hangjongeren, drugs- en drankmisbruik, taxichauffeurs en foutparkeerders.
In lijn met de groeiende behoefte aan centralisering, bestond er binnen de dienst de wens om de handhavingsprocessen te uniformeren en te ontwikkelen naar mobiele handhaving. Daartoe werd het project Mobiele Handhaving gestart, waarin alle bestaande handhavingsapplicaties werden vervangen, zodat alle 500 handhavers hun taken op een smartphone middels een nieuwe applicatie op één en dezelfde wijze kunnen uitvoeren.
Vanuit Arlande was Amanda Bakker als implementatiemanager betrokken bij het project. Als zodanig vormde ze het aanspreekpunt voor alle zaken die te maken hadden met de realisatie en implementatie van de nieuwe oplossing. Ze was onder meer verantwoordelijk voor het opstellen van de implementatieplannen per stadsdeel, het aansturen van de implementatiecoördinatoren, het coördineren van aanpassingen aan proces- en werkinstructies en van opleidingen en trainingen, het creëren van draagvlak en het implementeren van de handhavingssoftware.
Mede dankzij Bakkers inzet is de nieuwe oplossing tijdig en binnen budget opgeleverd. “De nieuwe manier van werken vormt een platform voor een hoop nieuwe digitaliseringsmogelijkheden, zoals fietshandhaving, sociale handhaving (achter de voordeur), het werken met Top600-signaleringen en vooral: kwalitatieve informatiegestuurde handhaving”, stelt Bakker. “Het is hiermee een zeer toekomstbestendige oplossing en draagt – net als de centrale overleggen – bij aan de uniformering van de gehele handhavingsorganisatie.”
De dienst Handhaving en Toezicht kijkt tevreden terug op de samenwerking: “Amanda heeft op overtuigende wijze de gebruikers betrokken bij het project en de wijzigingen in de organisatie door ze bijna allemaal persoonlijk aandacht en ondersteuning te geven. De acceptatie van de nieuwe dienst en technologie is daardoor aanmerkelijk eenvoudiger verlopen”, aldus directeur Rienk Hoff.
“De stadsdelen opereren als eilandjes. Om toe te werken naar een informatiegestuurde organisatie is het daarom noodzakelijk de verbinding te leggen tussen de betrokken stakeholders.”
Informatie Gestuurd Handhaven
Naast de openbare ruimte zijn er nog tal van domeinen waarbinnen handhaving van groot belang is – zoals werk & inkomen, de bouw en de horeca. Al in 2015 werd het startschot gegeven voor het zogeheten Actieprogramma Informatie Gestuurd Handhaven (IGH). De invoering – binnen alle handhavingsdomeinen – moet de gemeente in staat stellen op basis van actuele en betrouwbare informatie rationele beslissingen te nemen, en mensen en middelen optimaal in te zetten.
Terwijl er in Amsterdam wordt toegewerkt naar één centrale stad zijn de verschillen tussen de zeven stadsdelen op het gebied van werkprocessen, cultuur en gebruikte systemen nog enorm. “De stadsdelen, en ook de afdelingen binnen de stadsdelen, opereren als eilandjes”, legt Arlande-associate Lara Schout uit. “Om toe te werken naar een informatiegestuurde organisatie is het daarom noodzakelijk de verbinding te leggen tussen de betrokken stakeholders om zo de werkprocessen te kunnen uniformeren en verbeteren.”
Samen met collega’s Bakker en Ivo Duifhuizen ging Schout als projectleider aan de slag voor de stedelijke implementatie van IGH in de handhavingsdomeinen Werk & Inkomen, Bouw en Horeca. Ze waren verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van implementatieplannen, het uitvoeren van procesanalyses en het coördineren van procesaanpassingen, het aansturen van de analisten, het ondersteunen van de programmanager en het creëren van draagvlak. Ook waren ze sparringpartner voor project, programma en business.
“Onze werkzaamheden resulteerden in een succesvol project, waarin binnen de drie domeinen de eerste stappen gezet zijn op weg naar een informatiegestuurde organisatie en waarbij bij horeca ook nog eens aanzienlijk is geüniformeerd in werkprocessen”, vertelt Duifhuizen. “De aanpak was gericht op het ontwikkelen van concrete producten, variërend van informatiedashboards tot aan procesbeschrijvingen en nieuwe manieren van werken. Deze producten hebben, door overzicht te creëren en de pijnpunten bloot te leggen, een belangrijke bijdrage geleverd aan het verbeteren en uniformeren van de werkprocessen en informatievoorziening.”
