Experts over de rol en het belang van een projectbeheerser

18 september 2019 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Het projectbeheersingsvak wordt steeds belangrijker. Vooral omdat projecten almaar complexer worden en het dus lastiger is deze in goede banen te leiden. Richard Wezelenburg en Tim Schaap zijn allebei werkzaam bij adviesbureau WIN en gelden als specialisten op het gebied van projectbeheersing. De redactie van Consultancy.nl ging met Wezelenburg en Schaap in gesprek, die hun ervaringen en inzichten over hun vak delen.

Grote projecten zoals de Noord/Zuidlijn zijn onder andere complex door de bijbehorende onzekerheden. Bij dergelijke projecten vindt intensieve samenwerking plaats tussen veel verschillende teams met als doel een specifiek resultaat op te leveren. Het coördineren van deze samenwerking is beslist een uitdaging. Maar wat bepaalt nog meer of een project succesvol kan worden afgerond? Volgens Wezelenburg en Schaap worden projecten een succes, wanneer de verschillende projectkaders beheersbaar worden gemaakt en vervolgens ook beheersbaar worden gehouden.

Projectbeheersing

Maar wat houdt dat precies in, projectbeheersing? Volgens Schaap moet bij projectbeheersing in het bijzonder worden gedacht met het resultaat voor ogen, terwijl op de weg ernaartoe processen worden gemonitord met parameters: “Denk bijvoorbeeld aan het budget, dat het project binnen een bepaald budget moet worden afgerond. Of aan de tijdparameter, dat projectmijlpalen voor een bepaalde datum moeten worden opgeleverd. Het is de taak van een projectbeheerser om dit soort aspecten onder controle te houden. Oftewel: te allen tijde moet hij of zij zicht hebben op de stand van zaken binnen alle projectkaders.” 

Wezelenburg onderschrijft de woorden van zijn collega: “Je hebt een opdracht met je projectteam te voldoen en als projectbeheerser ben je ervoor verantwoordelijk die opdracht binnen de kaders, de parameters die Tim al noemde, op te leveren en daar ook continu inzicht en stuurinformatie over te hebben.” Hij voegt toe dat daarbij ook informatie zit over het risicoprofiel van een project. “Er zitten altijd onzekerheden in een project. Dus die onzekerheden moet je goed in kaart brengen, zodat je daar als projectteam rekening mee kunt houden. Op die manier kun je goede voorspellingen doen over waar het project heen gaat, omdat je weet wat er nodig is om het project goed te kunnen doorlopen.”

Experts over de rol en het belang van een projectbeheerser

Obstakels en uitdagingen

Schaap legt uit dat een projectbeheerser met verschillende uitdagingen kan worden geconfronteerd tijdens zijn werkzaamheden: “Wat voor complexe projecten lastig kan zijn is het zorgen voor voldoende capaciteit, om de benodigde voortgang te boeken. Ook is het van belang om de informatie waarop de voortgang van het project beoordeeld wordt actueel en betrouwbaar te houden. Dit kan een uitdaging zijn doordat er zo ongelooflijk veel mensen en partijen bij het project betrokken zijn, zowel intern als extern.” 

“Dat is het inderdaad”, voegt Wezelenburg toe. “Je werkt met veel mensen die allemaal voor een bepaalde inhoud staan. Projectbeheersing is een procesrol waar vanuit je moet zorgen dat de informatievoorziening op gang komt, dat de knelpunten naar boven komen en dat er vooruitgekeken wordt. Wat je vaak ziet in projecten is dat er in ‘de waan van de dag’ hard gewerkt wordt om de planning te halen. Daardoor ligt de prioriteit van mensen in het projectteam niet bij het verstrekken van informatie om vooruit te kijken. Terwijl juist dat vooruitkijken helpt om druk en risico’s te vermijden. Het is dus altijd een uitdaging om iedereen aangehaakt te houden.” 

De juiste eigenschappen

Er zijn eigenschappen waarover een goede projectbeheerser moet beschikken om moeilijkheden zoals hierboven beschreven te kunnen overkomen, zegt Schaap: “Je moet zeker nieuwsgierig zijn, graag willen weten hoe het gaat. Het is natuurlijk ook wel een pre als je goed kunt communiceren en met mensen kunt omgaan.” Wezelenburg vult zijn collega aan: “Dat nieuwsgierig zijn is een hele goede. Als projectbeheerser ben je op zoek naar de informatie over het project. Je taak is om uit te vinden of er ergens hulp nodig is om een knelpunt te verhelpen. En of er aan de hand daarvan actie op moet worden gezet, of besluitvorming nodig is.”

Wat daarbij ook helpt, zo stelt Wezelenburg, is goed het overzicht kunnen bewaken: “Je moet in staat zijn een helikopterview op het project te voeren en de projectspecifieke uitdagingen te analyseren. Hiermee help je het team met het naar boven halen van risico’s, knelpunten, scenario’s en impact. Een goede projectbeheerser stelt zich hierom verschillende vragen, zoals ‘Is de planning voldoende duidelijk?’, ‘Is het duidelijk waar het project naartoe gaat?’, ‘Welke mijlpalen zijn er?’, ‘Wanneer moet iets opgeleverd zijn?’ ‘Wat is de impact van besluitvorming’ en ‘Voor wie is dat allemaal van belang?”

Wezelenburg besluit: “Kortom, je moet afhankelijkheden in kaart kunnen brengen. Soms weten teams van grote projecten niet hoe en waarom hun werk van belang is voor andere teams. Dus als projectbeheerser moet je in staat zijn bruggen te slaan tussen teams. Zie het als faciliteren.”