Hospitality Group begeleidt herinrichting van de post bij UvA en HvA
Hospitality Group heeft de Universiteit van Amsterdam (UvA) en Hogeschool van Amsterdam (HvA) geholpen bij het herinrichten van de postdienstverlening. Het nieuwe concept verhoogt de duurzaamheid, efficiëntie en klantvriendelijkheid van de bezorging van brieven en pakketten.
Net als velen van ons ontvangen de UvA en HvA steeds minder brieven en steeds meer pakketten. Dit vormde voor de twee onderwijsinstellingen aanleiding om over te stappen op een nieuw systeem voor de afhandeling van post. De transitie werd vanuit Hospitality Group begeleid door interimmanager Astrid Neef en young professional Nadine Zwinkels. In de rol van implementatiemanager en projectcoördinator hebben ze alle faculteiten en gezamenlijke diensten van de UvA en HvA begeleid, die daardoor per 1 maar konden starten met de nieuwe distributie van de post.
Vanaf net iets eerder – sinds eind februari – beschikt elke faculteit en dienst van de UvA en de HvA over een eigen postbusnummer, waardoor PostNL de brievenpost gebundeld kan aanleveren bij de centrale postkamer. Voorheen kwam de post verspreid binnen op allerlei verschillende plekken bij de faculteiten en diensten. Dankzij het nieuwe, efficiëntere systeem kan de post met één koerier geleverd worden bij een logistieke hub aan de rand van Amsterdam. Dit betekent dat er minder autoritten nodig zijn, zodat er minder CO2-uitstoot plaatsvindt.
In de logistieke hub wordt de post gesorteerd. Hierdoor hoeven de medewerkers van de (decentrale) postkamer dit voortaan niet meer zelf te doen. De gesorteerde post wordt vervolgens met elektrisch vervoer de stad ingereden. Op 22 UvA- en HvA-locaties – verspreid over vijf campussen – zijn pick-up points geplaatst. In deze lockers wordt alle brievenpost geleverd voor de ongeveer 8.000 medewerkers van de twee opleidingsinstellingen.
Deze pick-up points bieden niet alleen een makkelijke oplossing voor de zakelijke post die de medewerkers ontvangen, maar tevens voor de pakketten die ze privé ontvangen. Ook deze kunnen ze in de lockers laten bezorgen. Net als bij een pick-up point om de hoek van het thuisadres, ontvangt de medewerker een mail of melding in een app zodra het pakket bij de locker kan worden opgehaald. Zo hoeven medewerkers niet speciaal langs een extern ophaalpunt om het pakket op te halen en, niet bang te zijn dat ze de bezorger thuis mislopen.
De lockerkasten en de bijbehorende software zijn geleverd door MyPUP – een startup die zich richt op gebruikersvriendelijke pick-up points. Daarnaast is Canon verantwoordelijk voor de postdienstverlening bij de faculteiten en diensten.
Met de herinrichting van de brievenpost via de lockers sorteren UvA en HvA voor op verdere uitbreiding van andere logistieke stromen via dit selfserviceconcept, zoals zakelijke pakketten, de uitleen en vervanging van laptops en zakelijke mobiele telefoons, av-apparatuur en boeken. Dit alles om te zorgen voor een klantvriendelijkere, duurzamere en efficiënte manier van uitlenen. De gerealiseerde transitie is dan ook pas het begin.
Astrid Neef en Nadine Zwinkels van Hospitality Group hebben daarom ook al de infrastructuur neergezet voor een verdere uitrol naar andere logistieke processen. Maar ook het implementeren van de eerste stap naar een nieuw dienstverleningsconcept raakte volgens Hospitality Group de gehele organisatie. “Met de juiste communicatie en persoonlijke aandacht voor de gebruikers hebben Astrid en Nadine gezorgd voor verbinding tussen het project en de gebruiker”, stelt het projectmanagementbureau, dat zich richt op hospitality, facility management, huisvesting en inkoop.
Joost Klaasen, Hoofd Bedrijfsbureau Facility Services van UvA en HvA, is dan ook erg te spreken over het al gerealiseerde resultaat: “Het neerzetten van deze nieuwe dienstverlening zorgt ervoor dat wij op logistiek gebied klaar zijn voor een duurzame en klantvriendelijke toekomst.”
Lees ook: TU Delft geniet van nieuwe food & beverage corner.
