YNNO helpt Menzis leefkrachtig samenwerken

YNNO helpt Menzis met een nieuwe manier van samenwerken. Het bureau denkt mee over een nieuwe kantooromgeving, ondersteunt de ontwikkeling hiervan en begeleidt de teams bij het in gebruik nemen van hun nieuwe werkplek. De nieuwe manier van werken sluit nauw aan op Menzis’ missie als zorgverzekeraar: “Leefkracht is onze core business”, stelt Bart In ’t Velt, adviseur huisvesting bij Menzis. “Het is steeds zoeken naar de beste manier daaraan invulling te geven. Het stimuleren van de leefkracht van onze leden is makkelijker en leuker als we intern ook leefkrachtig werken. Daaraan willen we met de nieuwe werkomgeving bijdragen.”

De Nederlandse gezondheidszorgsector is volop in beweging. Dit geldt niet alleen voor ziekenhuizen, maar ook voor zorgverzekeraars. Waar hun activiteiten zich van oudsher toespitsen op het vergoeden van de kosten voor het herstellen van de gezondheid van mensen, wordt vandaag de dag steeds meer geprobeerd de noodzaak tot ingrepen te vermijden, door mensen gezond te houden. Zo ook bij Menzis, met ruim 2,2 miljoen verzekerden een van ’s lands grootse zorgverzekeraars. Vanuit het idee van ‘leefkracht’ zet Menzis zich op verscheidene manieren in voor gezondheid, bijvoorbeeld via de Menzis SamenGezond-app – die onder meer een dagelijkse fitscore, tips en een online coach biedt.

Toen het in 2015 tijd werd voor grondig onderhoud aan twee van de drie kantoorpanden van Menzis, besloot de verzekeraar de gelegenheid aan te grijpen om zijn kernwaarden – samen, goede zorg en versterken van leefkracht – ook beter tot uitdrukking te laten komen in de eigen manier van werken. Deze ambitie werd vertaald in drie doelstellingen voor de nieuwe werkomgeving:

(1) Het versterken van de samenwerking tussen medewerkers, zowel in het algemeen als tussen de drie locaties in Wageningen, Enschede en Groningen; (2) Het vergroten van de leefkracht van medewerkers, onder meer door ze te stimuleren om de regie te nemen over hun eigen gezondheid, om zo als organisatie een voorbeeld te zijn; (3) Het bieden van een flexibele werkomgeving die activiteitgericht werken faciliteert, nu en in de toekomst.

Lef om te proberen

Om de ambitie uit te werken tot concreet plan, werd YNNO ingeschakeld, een adviesbureau dat zich specialiseert in nieuwe manieren van werken. “Het mooie aan deze opdracht is dat we simultaan vanuit onze drie pijlers – huisvesting, digitalisering en gedrag – een substantiële bijdrage kunnen leveren aan de ambities van Menzis”, vertelt YNNO-consultant Frederik van Steenbergen. “De impact van een nieuwe manier van werken bleek al snel groter dan Menzis aanvankelijk had voorzien.”

“Flexibel willen werken, betekent bijvoorbeeld een laptop voor alle medewerkers die voor hun activiteiten niet aan een vaste werkplek zijn gebonden”, vervolgt Van Steenbergen. “Dat vraagt om investeringen, en om een nieuwe manier van samenwerken: vanuit vertrouwen en verantwoordelijkheid. Als leidinggevende en teamleden niet elk moment in elkaars directe omgeving werken, vraagt dat om nieuwe afspraken en andere sturing. YNNO speelde een belangrijke rol om op het juiste moment de juiste gesprekken te voeren met managers en directie. Dat vroeg lef van YNNO, en zeer zeker ook van Menzis, want in de bedrijfscultuur van een verzekeraar is ‘proven technology’ vaak het uitgangspunt.”

Patronen doorbreken

YNNO maakte ook lastige onderwerpen bespreekbaar. “Wij hebben met het projectteam van het fenomeen weekspreiding een item gemaakt, op alle niveaus in de organisatie”, vertelt YNNO-consultant Vincent Cornelissen: “Dinsdag en donderdag is het spitsuur op kantoor, terwijl het op woensdag en vrijdag heel rustig is. Kunnen we een compacter kantoor maken? Ja, mits het management aanstuurt op gespreid werken door de week. Dan ga je natuurlijk tegen heilige huisjes aanschoppen: woensdagmiddag zijn de kinderen uit school en vrijdag is al jaren een geliefde parttimedag. Dat patroon doorbreken doe je door het letterlijk te agenderen en erover te praten.”

“YNNO zette ons aan het denken door moeilijke vragen te stellen en de discussie te voeren. En iedereen zo mede-eigenaar te maken van het proces. Want uiteindelijk moeten we het zelf doen”, voegt Menzis-huisvestingadviseur In ’t Veld toe. 

Open ruimte

Inmiddels is de omslag naar het nieuwe werken een flink eind onderweg. In 2017 zijn de renovatie en begeleiding van de teams die naar de nieuwe werkomgeving verhuizen afgerond in Enschede. Bij de renovatie werd bijvoorbeeld de hoeveelheid archiefkasten teruggebracht van 110 naar 4, wat de omslag richting digitaal werken illustreert. Dit jaar wordt ook de renovatie in Wageningen afgerond en dan is het de beurt aan Groningen, waarna het project zal zijn afgerond. “De drie locaties, met in totaal zo’n 1.800 medewerkers, kennen dan een prettige, open werkomgeving”, aldus YNNO-consultant Nick Lettink. “De afwisseling van open en gesloten ruimtes stimuleert de samenwerking en het ontmoeten van nieuwe collega’s.” 

Zijn collega Cornelissen wijst op het belang van de holistische benadering die centraal staat in de transformatie: “Menzis heeft het nieuwe werken binnen alle lagen van de organisatie ingevoerd en gekozen voor een integrale aanpak van huisvesting, digitaal werken en gedrag. Draai je aan de ene knop, dan gaat ook de andere in beweging. De hele organisatie heeft als het ware een heel web gesponnen om het thema levend te houden. Daarbij zijn er mensen aangesteld zoals Bart die het gesprek aangaan en de kar trekken. Alles om tot een succesvolle en gedragen introductie te komen.” 

Deze aanpak werpt zijn vruchten af, geeft Lettink tot besluit aan: “Prettige, gevarieerde werkplekken, een nieuwe digitale omgeving, voorzieningen voor videoconferencing en nieuwe samenwerkafspraken worden nu een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks werk. Samenwerken wordt makkelijker met de veelheid aan overleg- en samenwerkplekken, ontmoeten kan bij de koffiebar Momenzo en op elke verdieping vind je een waterpunt en fruit. Voor wie wil sporten voor of tijdens werktijd zijn er nieuwe douches. En die worden gebruikt! Ook de werkomgeving stimuleert leefkracht: er zijn zit/sta-bureaus, krukjes voor meer balans en fietsstoelen. Menzis en haar medewerkers zijn in beweging. Menzis gaat echt voor de leefkracht!”