Proven Partners helpt klanten bij invoering van agile werken
Proven Partners heeft de afgelopen maanden twee klantorganisaties geholpen met het omarmen van agile werken. Eén klant werd door het kantoor geadviseerd over welke agile-strategie en welk agile framework het meest gepast zouden zijn voor de organisatie, terwijl de andere opdrachtgever werd geholpen bij het formuleren van een aanpak die het mogelijk maakt met verschillende agile-frameworks naast elkaar te werken.
De eerste klant betreft een Nederlandse postorganisatie die de behoeften van zakelijke klanten en consumenten in hoog tempo ziet veranderen. De directie van het bedrijf beseft zich dat het snel realiseren van klantwensen cruciaal is en heeft daarom de strategisch keuze gemaakt met agile teams te gaan werken. Op deze manier moet meer klantwaarde worden gecreëerd, oftewel merkbare verbetering voor de klant. De focus moet verschuiven van functie naar proces, zodat iedereen bijdraagt aan oplossingen. Ook moet de nieuwe manier van werken leiden tot enerzijds een kostenverlaging door minder herstelwerk, en anderzijds meer werkplezier door de extra verantwoordelijkheid en vrijheid die hoort bij zelforganisatie.
De IT-afdelingen die overstappen op de agile-werkwijze hebben dagelijkse werkzaamheden en nemen deel aan projecten en programma’s vanuit de business die met een waterval- of scrum-methode worden uitgevoerd. “De moeilijkheidsgraad zit hem in de verschillende methodieken en frameworks waarbinnen de organisatie moet opereren. Hoe kunnen we die verschillende manieren van werken optimaal combineren?”, aldus Proven Partners. “Bij een aantal afdelingen zijn wij aan de slag gegaan om eerst stil te staan bij het feit waarom ‘we’ nu eigenlijk ‘zo nodig’ agile moeten gaan werken en vast te stellen met welk sentiment hier nu tegenaan gekeken wordt”, geeft het bureau aan. “Daaruit bleek al snel dat die heel veel uiteenlopen. De een ziet het direct zitten en ziet het als kans om efficiënter en effectiever in de verschillende teams te kunnen werken en anderen zijn daarin weer heel sceptisch; eerst zien en dan geloven.”
Benchmark
Uit een 0-meting kwam verder naar voren dat de afdelingen op alle onderdelen hoger scoren dan de benchmark. “Op basis van de individuele gesprekken en de resultaten van de 0-meting hebben we een realistisch beeld gekregen van wat er moet gebeuren om de verschillende werelden goed op elkaar af te stemmen”, aldus Proven Partners. Hiermee kon het verbetertraject echt worden afgetrapt: “Samen met de verschillende teams hebben we op basis van de resultaten middels ‘kanban’ een verbeterplan gerealiseerd. Hierbij volgen wij zoveel mogelijk de rituelen van scrum en SAFe framework. Denk groot, doe klein en verbeter continu.”
Zo’n negen maanden geleden ging Proven Partners aan de slag bij de tweede klant, die worstelde met het behalen van een van zijn doelstellingen: eind 2018 wilde de organisatie bestaan uit uitsluitend agile teams. “Mijn organisatie zegt scrum te werken, maar het management accepteert de spelregels helemaal niet. Alleen wij werken scrum, maar dat is soms vechten tegen de hele organisatie”, was een van de eerste dingen die een DevOps engineer toevertrouwde aan de Proven-adviseurs. “Mijn DevOps teams zijn niet flexibel genoeg”, deelde een manager diezelfde dag: “Het is alsof ze geen ownership nemen en zich verschuilen achter scrum.”
Moeite met loslaten
Om tot de kern van het probleem te komen, startte Proven Partners snel met individuele gesprekken en workshops: “Want, zo wisten we: krachtige agile teams gebruiken scrum als een framework maar zullen zich daar nooit achter verschuilen. En tegelijkertijd zal een organisatie die scrum gebruikt de spelregels wel moeten accepteren”, aldus het bureau. Wat naar voren kwam is dat de managers moeite hebben met loslaten, en dat teams scrum als heilig zijn gaan beschouwen maar daarbij onbewust tegen agile ingaan: “Ze stellen ‘processes & tools’ centraal, in plaats van ‘individuals & interaction’. En doordat de organisatie talloze veranderingen heeft meegemaakt de afgelopen jaren, houden de teams als mechanisme vast aan ‘following a plan’, en vergeten daarbij ‘responding to change’.”
Inmiddels – negen maanden later – hebben de adviseurs de zaak van alle kanten kunnen bekijken en zijn ze gerustgesteld over de aangetroffen problemen: “Er moet nog veel gebeuren, maar uiteindelijk heeft iedereen hetzelfde doel voor ogen.” Ze zijn nu druk met het overbrengen van de nodige lessen. Zo wordt duidelijk gemaakt dat scrum enkel een framework is, geen filosofie en al helemaal geen methodiek: “Soms is het goed om strak vast te houden, maar weet ook wanneer flexibel te zijn.”
Het oorspronkelijke streven van de klant – om voor het einde van 2018 volledig te bestaan uit krachtige agile teams – bleek niet meer haalbaar, maar inmiddels gaat het hard de goede kant op. Proven Partners verwacht daarom dat de doelstelling aan het eind van het eerste kwartaal van dit jaar alsnog zal zijn behaald.
