Het belang van inzicht in de prestaties van een PMO
Serdal Akdemir, projectmanagement expert bij WIN PMO, gaat in op het belang van inzicht in de prestaties van het PMO en haar groeipotentie.
Het PMO is niet meer weg te denken uit ons bedrijfsleven en specifiek uit ons projectmanagement landschap. Het percentage grote bedrijven met een Project Management Office (PMO) is de laatste tien jaar sterk gegroeid van zo’n 47% naar 80%. Gezien de trend en de toegenomen erkenning van het vakgebied zal dit percentage alleen maar toenemen. Er is veel te zeggen over het PMO, maar in het kort geeft een PMO invulling aan een efficiënt lopende project organistatie en biedt ondersteuning aan het project management door het (ook financieel) inzichtelijk maken van de projectstatus.
Maar het PMO is ook uitvoerend van aard en pakt die taken op die het project management de ruimte geeft zich te focussen op haar kerntaken. Zodat zij eventueel een breder programma aan projecten aankan.
PMO’S zijn er in diverse maten, smaken en kleuren. Zo zijn er tijdelijke PMO’s, maar ook permanent centrale PMO’S die ondersteuning bieden op het gebied van administratie of besluitvorming. Twee uitersten van mogelijke services van een PMO. Wanneer zo’n PMO zijn toegevoegde waarde heeft bewezen, is het de kunst om deze PMO in volwassenheidte laten groeien en de PMO’ers te laten excelleren. Meer als consultant en/of een regisseur.
In zijn puurste vorm is het PMO een volwaardig partner voor een directie in het maken en voorbereiden van keuzes als het gaat om porfolio’s en projecten. Inclusief het begeleiden van haalbaarheidsstudies of veranderingen in de vorm van een programma. Het klinkt misschien cliché, maar het gaat erom dat we, gegeven de randvoorwaarden de juiste keuzes kunnen maken en de keuzes die we gemaakt hebben op een verantwoorde en juiste manier managen. PMO biedt hier de basis voor. Door het voeren van regie of zelfs door het nemen van verantwoordelijkheid.
Maar waar te beginnen als we willen doorgroeien tot een volwaardig PMO? En hoe ziet een volwaardig PMO eruit? Dit is niet makkelijk te beantwoorden, omdat dit sterk afhankelijk is van verschillende factoren zoals onder andere het type organisatie, de complexiteit van de omgeving, de mate waar in de organisatie gewend is projectmatig te werken en de straat waarin zo’n PMO verkeert. Ik kan met voorstellen dat het voor een organistatie erg belangrijk is, als men weet hoe het PMO opereert, waar de verbetermogelijkheden zitten en wat de groeipotentie is. Met andere woorden inzicht te krijgen in de status quo van het PMO, het groeipad [stip op de horizon] te bepalen en een plan te hebben om hiernaar toe te groeien.
Het kan in veel gevallen goed zijn om het functioneren van het PMO te evalueren, een spiegel voor te houden, maar ook in kaart te brengen hoe de PMO in haar omgeving ervaren wordt door de afnemers van haar diensten. Het PMO zou wat mij betreft ook in een breder concept met andere bedrijven vergeleken mogen worden of met een mooi woord, het PMO benchmarken of ervaringen vanuit andere branches/sectoren opdoen.
Meten is weten, is een veel gehoord credo. Om te kunnen meten heeft WIN PMO een methode ontwikkeld die de ‘PMO Quick Insight’ heet en is gebaseerd op de gangbare volwassenheidsmodellen zoals de CMMI; Capability Maturity Model Integration. Met als onderscheidende factor, de uitgebreide aandacht voor gedrag en competenties van het PMO. De PMO Quick Insight geeft op drie vlakken een inkijk in de PMO: Methoden, Competenties en Context. Het omvat dus meer dan alleen processen doorlichten.
