Möbius helpt Nijmegen met implementatie van nieuwe organisatiestructuur

18 oktober 2017 Consultancy.nl

Business consultants van Möbius hebben de afdeling publiekszaken van de gemeente Nijmegen bijgestaan bij de ontwikkeling van een nieuwe organisatiestructuur. Hiermee wil de afdeling beter inspelen op de toenemende digitalisering en de veranderende verhouding met de burger.

De afgelopen jaren is er op de afdeling publiekszaken van de gemeente Nijmegen veel veranderd. Zo is er sprake van een steeds verdergaande digitalisering van de dienstverlenende werkzaamheden, waardoor de manier waarop de burger en overheid met elkaar in contact staan aan het veranderen is. Ook zijn er ontwikkelingen gaande op het gebied van burgerzaken. De diverse snelle veranderingen vormden voor het managementteam begin 2015 voldoende aanleiding om eens goed te kijken naar zijn visie op de toekomst van de afdeling.

Hieruit kwam naar voren dat men op zoek was naar een nieuwe structuur voor de afdeling publiekszaken. Deze structuur moest ten eerste betere resultaten opleveren wat betreft het opvangen van pieken en dalen in de hoeveelheid binnenkomende klantvragen. Daarnaast moest ze de medewerkers van de afdeling meer variëteit bieden. Volgens het managementteam was het hiervoor nodig over te gaan tot een “doorontwikkeling die de structuur en de cultuur van de organisatie in onderlinge samenhang raakt”.

Möbius helpt Nijmegen met implementatie van nieuwe organisatiestructuur

Ook moest deze leiden tot een afdeling met “minder schotten”, waarbinnen werknemers de ruimte krijgen van takenpakket te wisselen – oftewel taakverbreding – of om dit pakket te laten groeien – oftewel taakverdieping. Dit zou op zijn beurt ervoor moeten zorgen dat medewerkers meer verantwoordelijkheid nemen en meer initiatief gaan tonen. Tot slot vond het managementteam het ook belangrijk de medewerkers nauw te betrekken bij deze doorontwikkeling.

Formulering aanpak

Nadat deze doelstellingen eenmaal waren geformuleerd, werd Möbius ingeschakeld om het managementteam en de overige medewerkers ondersteuning te bieden bij het komen tot een effectieve aanpak. Dit gebeurde aan de hand van een aantal zorgvuldige uitgedachte stappen.

Eerst vond er een sessie plaats waarin, in samenwerking met het managementteam, de verschillende uitgangspunten voor de nieuwe structuur en cultuur van de afdeling publiekszaken werden vastgelegd. Er werd goed gekeken wat de belangrijkste prioriteiten waren met betrekking tot het beoogde resultaat. Hierbij kwam men onder meer uit op begrippen als flexibiliteit, klantwaarde, medewerkerswaarde, brede inzetbaarheid van medewerkers en wendbaarheid.

Vervolgens was het noodzakelijk om te achterhalen welke richting de afdeling op moet gaan om te zorgen dat de geformuleerde visie ook daadwerkelijk gerealiseerd kan worden. Hiervoor zijn werkgroepen gestart met daarin medewerkers en een lid van het managementteam. In deze werkgroepen werd de visie verder uitgewerkt. Daarnaast was het ook belangrijk dat de nieuw te vormen structuur goed aan zou sluiten op toekomstige ontwikkelingen en zou leiden tot een meer flexibele afdeling. Om hiervoor te zorgen, werd het managementteam geadviseerd door medewerkers uit de werkgroepen.

Nadat het managementteam het advies van de medewerkers had overgenomen, volgde de laatste stap voor het uitwerken van een geschikte aanpak. Het team verzocht Möbius om samen met een kerngroep van medewerkers een concreet stappenplan op te zetten waarin de verdere uitwerking en implementatie van de nieuwe organisatie nauwkeurig uiteen werd gezet. Hierin was aandacht voor zowel de ‘harde’ (onder meer structuur en aansturing) als de ‘zachte’ kant (waaronder vaardigheden- en gesprekscoaching) van het verandertraject.

Quote Claartje van Well

Opbrengst

Inmiddels zijn de eerste resultaten van het ingezette verandertraject zichtbaar. Doordat de doorgevoerde veranderingen grotendeels door de medewerkers zelf zijn aangedragen, is er veel draagvlak gecreëerd. Daarnaast beschikt de afdeling over een heldere ambitie en een concreet stappenplan om die ambitie waar te maken.

De nieuwe structuur die op de afdeling is geïmplementeerd is toekomstbestendig en biedt ruimte voor vernieuwing, innovatie en flexibiliteit. Tot slot wordt aangegeven dat, dankzij de gekozen structuur, de zogenaamde ‘schotten’ uit de afdeling verdwenen zijn. Hierdoor ligt de focus nu op de gehele afdeling in plaats van op de afzonderlijke teams. Deze verschuiving wordt nog eens versterkt doordat het managementteam collegiaal verantwoordelijk is geworden voor de aansturing van de gehele afdeling.

Claartje van Well, afdelingshoofd publiekszaken bij de gemeente Nijmegen, geeft aan erg tevreden te zijn over het verloop en resultaat van de transformatie: “Möbius heeft ons zeer goed geholpen bij het ontwikkelen van een afdeling die veel opener en flexibeler is georganiseerd. Medewerkers stonden aan de basis van de ideeën en hebben deze onder begeleiding van Möbius verder uitgewerkt. De aanpak van Möbius heeft geleid tot draagvlak en is een goede basis voor verdere verandering.”

Möbius zet zich regelmatig in voor Nederlandse gemeenten, zo organiseerde het bureau eerder dit jaar drie seminars om gemeenten te helpen inspelen op de diverse disruptieve ontwikkelingen in de huidige samenleving. Daarnaast werd het adviesbureau vorig jaar door gemeente Leusden ingeschakeld om te helpen bij een transformatie van de ontwikkeling en uitvoering van strategische processen. Ook ondersteunde Möbius gemeente Borsele bij de implementatie van een Lean- en verbeterprogramma.

Nieuws

Meer nieuws over