Innovatie van financiële rapportageproces vereist voor verzekeraars

Verscherpt toezicht en toegenomen concurrentie in het huidige lastige economisch klimaat dwingen verzekeraars tot het ontwikkelen van een sneller, beter en goedkoper financieel rapportageproces. Rianne Vedder en Regina Veerman, Partner en Manager bij EY Financial Services Advisory, over hoe rapportageprocessen binnen het verzekeringslandschap naar een hoger niveau kunnen worden getild.

Het financiële rapportageproces speelt een belangrijke rol in het functioneren van verzekeraars en het is cruciaal voor zowel de aansturing van de organisatie als voor het voldoen aan wet- en regelgeving. Gezien het grote belang van aansturing en compliance zou men verwachten dat verzekeraars dit proces goed op orde hebben. Echter, in de praktijk kent het financiële rapportageproces vaak een lange doorlooptijd, gekenmerkt door een beperkte mate van automatisering en integratie van systemen. Als gevolg hiervan is het proces foutgevoelig, hetgeen ten koste gaat van de kwaliteit van rapportages. 

Uitdagingen voor het financiële rapportageproces

De afgelopen jaren zijn toezichthouders strengere eisen aan het financiële rapportageproces gaan stellen, waardoor verzekeraars voor nog grotere uitdagingen staan. Door nieuwe wet- en regelgeving, zoals Solvency II, IFRS 9 en IFRS 17 vragen externe partijen om steeds meer verantwoordingsinformatie. Bovendien moet deze sneller en in meer detail worden verstrekt, bijvoorbeeld door toezicht op basis van datadumps. Daarnaast zorgen technologische innovaties voor verandering van het speelveld van de traditionele verzekeraar. Opkomende FinTech ondernemingen zijn namelijk veelal goedkoper en weten door geavanceerde data-analyses (descriptive, predictive en prescriptive analytics) beter in te spelen op klantbehoeften. 

Inzet innovatieve technologie noodzakelijk

Het financiële rapportageproces kan worden verbeterd door de huidige IT-infrastructuur te versimpelen en zoveel mogelijk te automatiseren. Verzekeraars kunnen hierbij kiezen uit verschillende mogelijkheden:

Rationaliseer en versimpel de huidige IT omgeving
Op technologisch gebied kampen verzekeraars doorgaans met verouderde IT-systemen. Rationalisatie van het IT-landschap is hard nodig om deze dure ´legacy’ te verhelpen en onderhoudskosten te reduceren. Resterende systemen kunnen vervolgens beter op elkaar worden afgestemd en geïntegreerd.

Robotics technologie
Automatiseren met behulp van Robotics software (Robotics Process Automation) is één van de belangrijkste mogelijkheden voor verzekeraars om het rapportageproces te versnellen en de kans op fouten te verkleinen. Het is relatief eenvoudig te implementeren omdat het geen wijziging van het systeemlandschap vereist. Ook voor de aansturing van de robot is Finance niet of nauwelijks afhankelijk van IT. Doordat een robot 24/7 beschikbaar is, wordt het proces minder afhankelijk van beschikbaarheid van mensen en kunnen taken sneller worden uitgevoerd. Het terugdringen van het aantal manuele handelingen verkleint daarnaast de kans op fouten en verbetert de kwaliteit van rapportages. 

In-memory computing
Binnen verzekeraars wordt ook steeds meer gekeken naar IT oplossingen die ‘in-memory computing’ ondersteunen. Deze techniek zorgt voor het snel verwerken van grote datavolumes. Verwerkingen en berekeningen worden hierbij real-time uitgevoerd i.p.v. via batchverwerking, wat de snelheid van data en rapportages verder vergroot. Een relevante overweging is ook het houden van een zogenaamd ‘thick’ of ‘thin’ grootboek. Een ‘thin’ grootboek beperkt zich tot meer gestandaardiseerde data van een hoger niveau dan een ´thick´ grootboek. Een ‘thin’ grootboek levert dus een snelheidsvoordeel op omdat minder bewerking nodig is om te komen tot rapportages.

Verbeter datakwaliteit voor betrouwbaarder inzicht
De kwaliteit van rapportages kan onder andere worden verbeterd met behulp van het inzetten van applicaties die datakwaliteit monitoren. Het opsporen van foutieve data stelt de organisatie in staat om gericht opschoningsacties uit te voeren. Daarnaast kunnen structurele oorzaken van fouten worden aangepakt, bijvoorbeeld door het inbouwen van additionele datacontroles bij de invoer. 

Goede datakwaliteit vereist tevens een stabiel en betrouwbaar dataplatform. Een financieel datawarehouse met een geïntegreerd datamodel waarborgt dat de juiste datapunten worden verzameld. Deze worden vervolgens consistent verwerkt tot de benodigde informatie, waarbij data vanuit verschillende invalshoeken kan worden benaderd. Dit zorgt voor ‘one single source of the truth’, en vergroot daarmee de kwaliteit van rapportages.

Organisatorische verandering vereist

Naast oplossingen van technologische aard vereist een beter rapportageproces de nodige organisatorische verandering. Een strakkere planning, betere samenwerking tussen afdelingen en uitbesteding komt de kwaliteit van het rapportageproces ten goede.

Processen structureren
Een projectmatige aanpak, met bijbehorende strikte governance om de planning te bewaken en af te dwingen, zou verbetering in het rapportageproces kunnen aanbrengen. Daarnaast kunnen onderdelen die tijdens het maandeindeproces voor vertraging zorgen, vaak al vóór de maandafsluiting worden opgelost. Het doen van zogenaamde ‘soft closes’ gedurende de maand stelt de organisatie in staat om eerder in het proces de nodige aansluitingen te maken en zo het maandeindeproces te verlichten.

Samenwerking tussen afdelingen en uitbesteding
Om de betrouwbaarheid van rapportages te garanderen zal de kwaliteit van onderliggende brondata goed bewaakt moeten worden. Duidelijke en relevante KPI’s, goede (preventieve) controles en heldere afspraken tussen Finance en de business zijn hierbij cruciaal. 

Overigens vereisen steeds meer rapportages de integratie van financiële en risicoparameters. Finance is hierbij niet langer de enige verantwoordelijke in het rapportageproces, maar tevens afhankelijk van calculaties door het actuariaat en input van risk management data. Goede afstemming tussen afdelingen over verantwoordelijkheden en time management zijn hierbij essentieel.

Ten slotte kunnen ook gedeeltes van het proces aan andere partijen worden uitbesteed. In de markt wordt meer en meer gebruik gemaakt van deze zogenaamde ´Managed Services´; derde partijen die specifieke processen sneller en goedkoper uitvoeren en tevens zorgdragen voor het snel en zorgvuldig verwerken van wijzigingen in bijvoorbeeld wet- en regelgeving.

Slagvaardig opereren

Verbetering van de verantwoordingsinformatie helpt verzekeraars te voldoen aan strengere compliance vereisten. Bovendien is het verbeteren van dit proces een mooie opstap naar de verbetering van sturingsinformatie. Data is namelijk niet langer alleen nodig om te voldoen aan rapportageverplichtingen, maar vervult ook een cruciale rol bij bijvoorbeeld marktanalyses en productontwikkeling. ‘Descriptive, predictive en prescriptive analytics’ zijn enkele ontwikkelingen waar verzekeraars hun voordeel mee kunnen doen. Hiervoor is adequate financiële informatie absoluut noodzakelijk. Een voldoende efficiënt en betrouwbaar financieel rapportageproces is voor verzekeraars dus een cruciale voorwaarde om in het komende data tijdperk slagvaardig te kunnen opereren. 

Rianne Vedder heeft meer dan 20 jaar ervaring als adviseur waarvan 15 jaar in de Financial Services sector met een focus op finance transformatie, financial close en financial consolidation. Regina Veerman heeft ruim 5 jaar ervaring als adviseur in de Financial Services sector – zij heeft ervaring op het gebied van procesoptimalisatie, project management en Solvency II. Vedder en Veerman zijn beiden werkzaam binnen de Financial Services Advisory praktijk van EY.