Financial close-proces kan vijf keer zo snel met robotics en AI
(Beursgenoteerde) bedrijven kunnen hun financial close processen tot wel 80% terugbrengen door de inzet van nieuwe technologieën als robotics, kunstmatige intelligentie en data analytics. Dat stelt EY-partner en Data Analytics Lead Mohamed Bouker. Rapportages met één druk op de knop, geautomatiseerde systemen die buiten werktijden de boeken sluiten en minder handmatig Excel-werk – “de potentie is enorm”.
Het wordt voor bedrijven steeds belangrijker om hun financial close processen te versnellen en te verbeteren. En dit geldt niet alleen voor grote beursgenoteerde ondernemingen. Vanuit de samenleving en de aandeelhouders van bedrijven komen steeds hogere verwachtingen op het gebied van transparantie, inzicht en efficiency. Ervaring leert dat de doorlooptijd van financial close processen bij bedrijven met 80% kan worden gereduceerd. De ‘turnaround time’ wordt door analisten gezien als een belangrijke indicator voor de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering.
Dat kan nog veel sneller volgens Mohamed Bouker, Partner en Data Analytics Lead bij accountants- en advieskantoor EY. Hij stelt dat corporates door de inzet van geavanceerde technologie grote vooruitgang kunnen boeken in het versnellen van hun financial close processen. “Met de inzet van robotics kun je de closing period met wel 80% terugbrengen. Dat biedt enorm veel potentie,” aldus Bouker, “En dat is nog maar het begin.”
Binnen EY Nederland maakt Bouker onderdeel uit van de praktijk Financial Accounting Advisory Services (FAAS). De bedrijfstak houdt zich bezig met het ondersteunen van bedrijven bij het verbeteren van hun financiële processen, waaronder ook het sluiten van de boeken. Bouker is verantwoordelijk voor het Data Analytics team, dat hij zelf heeft opgezet binnen FAAS. Het team heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt en telt momenteel circa 40 professionals. Bouker en zijn team nauw werken samen met de andere adviseurs binnen FAAS en EY om klanten te ondersteunen met geavanceerde data analytics, en advies over de inzet van onder meer robotisering, artificial intelligence en datamanagement in financiële afdelingen.
Robotisering in finance
Bouker legt de waarde van robotisering en automatisering in financial close processen uit. “Je ziet in financial closing processen dat vaak heel veel stappen repeterend van aard zijn. Die worden bovendien vaak op dezelfde momenten afgehandeld. Zo moeten bedrijven iedere 25e van de maand bepaalde voorzieningen treffen, en worden bepaalde voorzieningen geboekt. Deze voorzieningen zijn opgenomen in bijvoorbeeld een Excel-sheet en bestaan uit bedragen en getallen die gebaseerd zijn op bepaalde criteria. Dat soort zaken kun je programmeren. Dat kan je robotiseren!” aldus de EY-partner.
Hij vergelijkt het met de automotive sector, waar handelingen die repeterend van aard zijn al voor een groot deel zijn weg-geautomatiseerd. “Wat repeterend van aard is, met dezelfde stappen op dezelfde momenten kan ook in financial processing worden geautomatiseerd.” In de financiële processen zijn het alleen geen fysieke robots die het werk overnemen, maar gaat het om het automatiseren van processing. “Je kan tegen systemen zeggen: ‘Iedere 25e van de maand wordt deze post geboekt. De bedragen die geboekt worden zijn gebaseerd op de volgende criteria, die in deze systemen staan’. Taken die eerst handmatig waren kunnen op die manier geautomatiseerd worden”, aldus Bouker.
Artificial intelligence
Het implementeren van ‘intelligente’ automatiseringsoplossingen vergroot de voordelen verder. “Eerst laat je financiële medewerkers parallel werken met een algoritme, zodat het algoritme leert uit welke handelingen het proces bestaat. Het mooie aan artificial intelligence is dat zo’n algoritme op gegeven moment het werk kan overnemen.” Volgens Bouker valt hier enorm veel winst te behalen. “Je kunt de processen nu ook ’s avonds laten gebeuren. Nu moeten systemen vaak worden afgesloten en mag niemand meer boeken tot het proces voltooid is. Hele afdelingen liggen dan stil. Maar als je het robotiseert kan dat ’s avonds of in het weekend, of zelfs als iedereen met lunch pauze is. De tijdswinst is enorm.”
Datamanagement
Maar ook buiten de financial close processen om kunnen de inzet van data analytics en robotisering voor waardevolle inzichten zorgen. “Wat steeds interessanter wordt is inzicht. Inzicht en snelheid. Als je als CFO op maandag om 9 uur op kantoor bent en er is een bepaald event geweest afgelopen weekend, zoals een uitverkoop of een nieuwe wetswijziging, dan kan je heel snel – met een druk op de knop – je rapportages gereed hebben. Ongeacht of het op je iPad of op je pc is.”
Een goede datakwaliteit en het efficiënt boeken van bijvoorbeeld inkoopfacturen en inkomsten zijn daarvoor een voorwaarde. En ook daar kunnen slimme IT-systemen van pas komen: “Je kunt systemen ook leren: als een inkoopfactuur geboekt is, dan moet die voldoen aan de volgende voorwaarden.” Als deze automatische check op zijn plek is, verandert de rol van financieel medewerker naar een soort van detectivewerk. “Je gaat op zoek naar manieren om het systeem te verbeteren, zodat je ook meer vooruit kan kijken.” En ook voor de CFO is dit van toegevoegde waarde: “Als je transacties verwerkt zijn, weet je ook zeker dat aan alle criteria voldaan is en alles is gecheckt.”
“Het ontsluiten van data en verzorgen van een goede datakwaliteit levert inzichten op het moment dat die nodig zijn”, stelt Bouker. “Je kan ook inzicht krijgen door aan iemand te vragen om 12 dagen met Excel te lopen ‘klooien’. Dan heb je over twaalf dagen ook dat inzicht. Maar in deze snelle wereld wil je die inzichten juist just-in-time”, sluit hij af.
