Unit4 en Improven begeleiden finance transformatie bij Avans

Avans Hogeschool heeft een grootschalig programma gelanceerd voor de transformatie van zijn financiële functie. Om de ambities van de finance afdeling van de hogeschool te kunnen realiseren heeft Avans gekozen voor Business World On!, een cloud-ERP oplossing van IT-bedrijf Unit4. Consultancybureau Improven is ingeschakeld om de implementatie van het systeem te begeleiden.

Met meer dan 29.000 studenten en 2.600 werknemers is Avans een van de grootste hogescholen van Nederland. De organisatie, door analisten aangemerkt als een van de beste hogescholen van ons land, biedt momenteel 54 verschillende opleidingen aan verspreid over negen locaties in de steden Breda, ’s-Hertogenbosch en Tilburg.

Als onderdeel van zijn lange termijn visie voor 2020 heeft Avans een aantal initiatieven opgezet om de kwaliteit van zijn onderwijs aan studenten te verbeteren, zijn onderzoekreputatie in de markt te vergroten en de efficiency van de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Een van de projecten die onderdeel uitmaakt van het grotere veranderprogramma is een transformatie van de financiële functie. Gerdinand Bosch, adjunct-directeur Financiën en Studentenadministratie bij Avans, licht toe: “Met een op Lean gebaseerde, klantgerichte aanpak willen we onszelf continu verbeteren en onze processen uniform en eenvoudig maken.” 

Om deze aanpak te kunnen omarmen was er een vervanging nodig voor het bestaande ERP-systeem bij Avans. Om een moderne ERP-oplossing te selecteren lanceerde de onderwijsinstelling een leverancier-selectieproces. Eerst werden de belangrijkste vereisten voor de financiële software in kaart gebracht en vervolgens werd een Europese aanbesteding uitgezet. Verschillende ICT-bedrijven schreven zich in op de aanbesteding om hun ERP-oplossingen aan te prijzen. Voor het beoordelen van de inschrijvingen werden door het Avans projectteam onder meer gebruikstests en interviews ingezet. Daarnaast werd specifiek aandacht besteed aan de kwaliteit van de ondersteuning bij de implementatie. Bosch: “We hebben niet alleen het systeem beoordeeld, maar ook het team waarmee we gaan werken.”

Unit4, een IT-bedrijf met rond de 4.100 werknemers wereldwijd, heeft met zijn Business World On! ERP-systeem de aanbesteding gewonnen. Het bedrijf werd onder meer geselecteerd dankzij zijn staat van dienst in de onderwijssector en dankzij zijn aanpak, die zich volgens de jury positief onderscheidde van de rest van de inschrijvers. Unit4’s Business World platform wordt momenteel wereldwijd gebruikt door meer dan 1.000 onderwijsinstellingen en universiteiten, waaronder in de VS, de UK en in Duitsland. Unit4 prijst zijn systeem aan als uiterst flexibel en specifiek afgestemd op onderwijsinstellingen, daarnaast wijst de leverancier op de relatief eenvoudige implementatie, in vergelijking met alternatieve ERP-oplossingen in de markt. Bosch: “We geloven dat Unit4 ons kan helpen onze ambitie te realiseren; we willen ‘in control’ zijn en een goede adviseur met kennis van de business zijn voor onze interne klanten. We zijn ervan overtuigd dat Unit4 een partner voor de lange termijn zal zijn.”

Martien Merks, Executive Vice President en Managing Director Benelux bij Unit4, laat weten dat zijn bedrijf trots is dat Avans Unit4 Business World heeft geselecteerd als oplossing voor de financiële transformatie. Het bedrijf uit Sliedrecht wordt bij de implementatie bijgestaan door Improven, een consultancybureau dat zich een consulting-partner mag noemen van Unit4. De strategische partnership tussen Unit4 en Improven werd gesloten in april 2015 – voor de rebranding van ConQuaestor Consulting naar Improven – en richt zich voornamelijk op de onderwijssector. Sindsdien bundelen de consultant en het ICT-bureau hun diensten op het gebied van onder meer Finance, Procurement, Research, HR, en Student Information. 

Met de implementatie van het nieuwe financiële operating model zullen ook de structuren, processen en systemen daaromheen opnieuw worden vormgegeven. Ook worden er belangrijke aanpassingen doorgevoerd aan de human capital kant van de organisatie, zoals veranderingen in de communicatiestromen en in de cultuur zodat deze beter aansluiten op de nieuwe aanpak van de afdeling. “We hebben de ambitie om de financiële functie verder te ontwikkelen; niet alleen het systeem, maar ook onze processen en mensen”, zegt Bosch. Het gezamenlijke programmateam van Avans, Unit4 en Improven heeft de taak gekregen om het verandertraject tot een succesvol einde te brengen, met een geplande livegang volgend jaar.

Als het programma is afgerond is volgens Bosch het finance team van Avans goed gepositioneerd om de transparantie en controle te leveren die nodig zijn om de visie voor 2020 te kunnen realiseren. “Hierdoor verandert de rol van de financiële functie van registreren naar regisseren, zodat we een betrouwbare basis hebben om onze strategische keuzes te onderbouwen.”

* Zoals Unit4 in Nederland samenwerkt met Improven, heeft het ICT-bedrijf wereldwijd een netwerk van implementatie partners, waaronder BearingPoint in de UK en Ierland, Baker Tilly Ryan Glennon in Ierland en CGI in Noord-Amerika.