Q-Consult helpt Oce met Lean management filosofie

Océ’s fabriek in Venlo heeft de afgelopen jaren, met ondersteuning van Q-Consult Bedrijfskundig Adviseurs, een grote Lean-transformatie ondergaan. Ruim drie jaar na de start van het ambitieuze veranderplan blikt Consultancy.nl samen met Océ en Q-Consult terug op het project.

Net als diverse andere grote organisaties, omarmde printerfabrikant Océ de afgelopen jaren de Lean-filosofie. Zo ook hun fabriek in Venlo. Jaarlijks zorgt de fabriek voor de productie van duizenden printers en geldt het als een van de belangrijkste toeleveranciers van onderdelen voor andere locaties zoals Praag en Vancouver. Om ervoor te zorgen dat de Venlo fabriek klaar is voor de toekomst en zo efficiënt mogelijk opereert, lanceerde de organisatie enkele jaren gelede een grootschalig Lean-traject. Voor ondersteuning bij het ontwerp en de uitrol van de transformatie werd een beroep gedaan op Q-Consult Bedrijfskundig Adviseurs, Arnhem's adviesbureau gespecialiseerd in strategie-implementatie. 

Het traject startte begin 2011, toen operators en ingenieurs werden uitgenodigd om de eerste werksessies bij te wonen. “Medewerkers gaven aan dat ze eigenlijk de inhoud wel kenden en dat ze bij Océ of een andere werkgever het allemaal al eens eerder hadden meegemaakt. Maar tegelijkertijd hadden ze geen hoge verwachtingen dat het echt verandering in de werkwijze teweeg zou brengen” zegt Marc de Jongh, adviseur bij Q-Consult en betrokken bij de opdracht 

Doorlichting
In de resterende maanden van 2011 werd het complete primaire proces doorgelicht met de Lean-filosofie in het achterhoofd. Eerst werden onder meer de productie-, logistiek-, inkoop- en back-office processen in kaart gebracht. Vervolgens werden aan de hand van design workshops de pijnpunten blootgesteld. Aan de hand van impact assessment werd het verbeterpotentieel concreet gemaakt en vervolgens zijn samen met de verschillende afdelingen keuzes gemaakt. Welke initiatieven worden doorgevoerd? En wanneer? 

Voor elk initiatief werden voortgangsindicatoren opgesteld en stap voor stap kwam Océ in beweging. Naast de technische en procedurele aanpassingen werd ook veel aandacht geschonken aan de ‘zachtere factoren’ van een verandertraject, zoals organisatie, cultuur en gedrag. “Onze speciale aandacht gaat altijd uit naar de cultuur en het gedrag, dit zijn dé factoren voor een geslaagd leanproject”, vertelt De Jongh. 

In lijn met de Lean-aanpak werden verbeteringen stapsgewijs uitgerold. “We hebben hier bewust voor gekozen, want belangrijk is dat medewerkers de organisatieontwikkeling zien in hun dagelijkse werkzaamheden. Dan beklijft de verandering ook beter,” aldus De Jongh. Pas nadat een verandering succesvol werd ingevoerd, inclusief de verandering in werkwijze, werd de aandacht verlegd naar het volgende initiatief. Uiteindelijk zijn verschillende zogeheten ‘waves’ doorlopen, zoals Lay-out, kitting, 5S, Visual performance, Lean meetings, kaizen en continuous improvement. 

Terugkijkend naar de drie jaar durende transformatie concludeert Guus Cox, Operations Manager Assembly van Océ, dat het de moeite meer dan waard was: “Anno 2014 is de organisatie compleet anders dan in het begin van 2011. De implementatie van de Lean-filosofie heeft geleid tot een betere samenwerking tussen directe en ondersteunende afdelingen, flinke oppervlaktevermindering, productiviteitwinsten, hoger kwaliteitsniveau en een ordelijke en nette fabriek én kantoren. Nog belangrijker is dat het standhoudt, doordat medewerkers zelf met honderden kleine en grotere verbeteringen kosten omlaag brengen en processen versnellen.” 

Het is echter niet altijd een makkelijke weg geweest. Cox noemt het traject een barre tocht van weerstanden overwinnen en vasthouden aan afspraken, vooral als de waan van de dag de kop op steekt. “Lean is een veranderproces dat leidt tot een nieuwe way of life gebaseerd op resultaatgerichtheid, motivatie en great place to work. Vooral het veranderen van gedrag en cultuur kost bloed zweet en tranen.”