Bisnez ontwikkelt maturity model voor datamanagement

Het managen van gegevens wordt van steeds groter strategisch belang voor organisaties. Om de berg aan data aan te kunnen en om data in hapklare informatie om te zetten, moeten organisaties hun capaciteiten ontwikkelen op een breed aantal gebieden. De multi-disciplinaire achtergrond van datamanagement impliceert dat de verschillende disciplines, variërend van strategie tot mensen en ICT, allemaal voldoende vermogen moeten hebben voor volwassen datamanagement. In dit artikel gaan vijf adviseurs van Bisnez Management* in op het ontwikkelingspad dat bedrijven kunnen volgen om hun data management capaciteiten te kunnen laten groeien.

Op basis van eigen ervaring met datamanagementprojecten, literatuurstudies en best practices, hebben de adviseurs een volwassenheidsmodel ontwikkeld. Het model onderkent vijf volwassenheidsfasen en zes aandachtsgebieden. De groei van fase naar fase, door de organisatieadviseurs de ‘Gegevens-managementcyclus’ genoemd, wordt bepaald door de mate waarin bedrijven invulling geven aan de verschillende aandachtsgebieden. Een overzicht:

Volwassenheidsfase 1: Ad-hoc gegevensmanagement
In deze fase van volwassenheid is er eigenlijk nog geen sprake van gegevensmanagement. Als er al sprake is van gegevensmanagement, dan is hieraan binnen de ICT-organisatie op het niveau van de database van applicaties vormgegeven. Op dit niveau beheren de applicatiebeheerders de gegevens vanuit de technische werking van de systemen. Kenmerkend aan deze eerste fase van volwassenheid is dat de gegevensmanagement­cyclus in zijn geheel nog niet is ingericht. De bewustwording dat gegevensmanagement voor de organisatie belangrijk kan zijn en toegevoegde waarde kan realiseren, is binnen de organisatie (nog) niet aanwezig.

Hierdoor wordt er binnen de organisatie geen noodzaak gevoeld om een beleid voor de sturing en beheersing van de gegevens te formuleren, gegevensmanagement processen in te richten en te implementeren en gegevenseige­naren, -architecten en -beheerders te benoemen. Er is binnen de organisatie in deze eerste fase geen aandacht voor datakwaliteit. Het lijkt wel alsof niemand zich in de organisatie druk maakt om de kwaliteit van de data die in de infor­matievoorziening worden gebruikt.   

Volwassenheidsfase 2: Afdelingsgericht gegevensmanagement

Zodra er in de organisatie meer besef komt van het nut en de noodzaak van gegevens in de informatievoorziening, dan komt gegevensma­nagement meer op de agenda te staan. In deze tweede fase vindt een eerste voorzichtige herpo­sitionering plaats van het gegevensmanagement: van ICT en systemen naar business en afdeling. In de sturing en beheersing van de afdeling ervaren de afdelingsmanagers de kwaliteit van de gegevens die zij gebruiken binnen hun afde­ling als onvoldoende. Als reactie hierop vindt er binnen de afdeling een eerste inrichting van gegevensmanagement plaats, die nog wel gericht is op de applicaties.

De afdelingsmanager gaat een afdelingsbeleid formuleren voor de sturing en beheersing van de gegevens die binnen de afdeling worden gebruikt. Vanuit het afdelingsbeleid worden door de afdelingsmanager processen ingericht die ervoor moeten zorgen dat de gegevens binnen de afdeling correct en op tijd gebruikt kunnen worden. Vaak worden er voor de financiële- en verantwoordingsinformatie wel organisatiebrede en afdelingsoverstijgende afspraken gemaakt. De afdelingsmanager neemt in deze fase het eigenaarschap op zich van zijn ‘eigen’ master­data en reference data. Hiermee bepaalt de afdelingsmanager op welke wijze deze gegevens binnen de afdeling gebruikt moeten worden.

Het beheer van de gegevens blijft in deze fase bij de applicatiebeheerders in de ICT-organisatie. Het opdrachtgeverschap komt echter bij de afdelings­manager. De applicatiebeheerders staan voor de uitdaging om ervoor te zorgen dat gegevens door meerdere afdelingsmanagers gebruikt kunnen worden, gegeven de eisen die zij eraan stellen. Zo kan bijvoorbeeld de afdelingsmanager ziekte­verzuim stellen dat het ziekteverzuimpercentage gerapporteerd moet worden exclusief externen. Teamleider A geeft echter het ziekteverzuim van de externen ook door. Het is in dit voorbeeld aan de applicatiebeheerder om het ziekteverzuim­percentage van afdeling A te corrigeren voor externen.

Een voorwaarde om deze verantwoordelijkheid in te kunnen vullen is dat voor de applicatiebeheer­der inzichtelijk is welke eisen de verschillende afdelingsmanagers stellen aan de gegevens. Van een echte data dictionary is in deze fase echter nog geen sprake. Meestal blijkt dat de data dicti­onary ‘verscholen’ is in het functioneel-technisch ontwerp van de applicatie. 

Volwassenheidsfase 3: Centraal gegevensmanagement

Wanneer in alle gelederen van de organisa­tie het organisatiebrede belang van gegevens gevoeld wordt, vindt een verdere herpositione­ring plaats van het gegevensmanagement: een centralisatie van het gegevensmanagement met een structureel data governance-programma en een stucturele data governance-organisatie. Het gegevensmanagement wordt in deze derde fase ‘uit de afdeling’ gehaald en centraal belegd. Het afdelingsbeleid wordt ingeruild voor een centraal beleid voor de gegevensarchitectuur en het gegevensbeheer. 

Het eigenaarschap van de reference data en de masterdata wordt eveneens overgeheveld van de afdelingsmanager naar een centrale gegevenseigenaar. Het eigenaarschap van de overige data blijft decentraal belegd binnen de afdelingsgrenzen. Het gegevensbeheer op applicatieniveau wordt in deze fase losgelaten en ingeruild voor een gegevensbeheer op het niveau van de bedrijfsprocessen over meerdere afdelingen heen. De belangrijkste taak van het centrale gegevensbeheer is het bij elkaar brengen en afstemmen van data uit verschillende bron­nen, zodat deze meer efficiënt gebruikt kunnen worden in de bedrijfsprocessen. 

Volwassenheidsfase 4: Sturend gegevensmanagement

Terwijl in de vorige fase alleen het eigenaar­schap van de reference en masterdata centraal was belegd, wordt in deze vierde fase het eige­naarschap van alle gegevens belegd bij één of meerdere centrale gegevenseigenaren. Gegevensmanagement en het denken in het nut en toepas­sing van gegevens is in deze fase onderdeel van de cultuur geworden. De kennis en de ervaring die in de organisatie wordt opgedaan in het kunnen gebruiken van gegevens in de sturing en beheersing van de organisatie wordt over de afde­lingen heen gedeeld.Het centrale beleid wordt in deze fase ingeruild voor een kaderstellend beleid voor gegevensarchitectuur en –beheer.  

Doordat het gegevensmanagement onderdeel is geworden van het doen en laten in de orga­nisatie, wordt het gegevensmanagement in de regel in een vroeg stadium bij verandertrajecten betrokken. Gegevenseigenaren, -beheerders en -architecten stellen voorafgaand aan de imple­mentatie van wijzigingen eisen en kaders aan de gegevens en bewaken data-architectuur. Dit is een wezenlijke verandering ten opzichte van de voorgaande fase van volwassenheid, waarin de gegevensbeheerders achteraf moesten borgen dat de gegevens correct in de organisatie gebruikt kunnen worden.

Het steeds eerder betrekken van het centrale gegevensmanagement bij verandertrajecten heeft ook zijn impact op de datakwaliteit. De kwaliteit van de data wordt nog steeds actief gemeten en gemonitord. Het centrale gegevensmanage­ment is echter in deze fase in staat om zo vroeg mogelijk correcties door te voeren in plaats van achteraf. In deze fase moet de organisatie gaan nadenken over de toegevoegde waarde die (ongestructu­reerde) big data voor de organisatie kunnen heb­ben. Beleid over het willen en kunnen gebruiken van de big data moet op centraal niveau geformu­leerd worden. 

Volwassenheidsfase 5: Gegevensmanagement als ‘corporate asset’

In deze vijfde fase worden de gegevens van de organisatie gezien als een ‘corporate asset’. De gegevens zijn een bedrijfsmiddel geworden waar­mee de organisatie verdient aan de gegevens. Zo zijn bij bepaalde organisatie de gegevens kwa­litatief van dusdanige aard dat deze organisatie haar gegevens verkoopt aan andere organisaties. Om in deze fase te geraken moet de ‘mindset’ in de organisatie gericht zijn op vernieuwing en commercie. Uiteraard heeft deze fase van volwassenheid zijn impact op de invulling van de rol van gegevenseigenaar en –beheerders. De gegevenseigenaren dienen steeds meer op de winstgevendheid en toegevoegde waarde van de gegevens te sturen.

Dit betekent dat de gege­venseigenaar in staat moet zijn wijzigende eisen die aan de gestelde data worden gesteld snel te identificeren en door te voeren. Het gevolg voor het gegevensbeheer is dat zij efficiënt en klantge­richt de gegevensbeheer moeten uitvoeren. Om deze fase mogelijk te maken, moet het centrale gegevensmanagement zorgen dat er flexibele processen beschikbaar zijn die ervoor zorgen dat de organisatie snel en adequaat kan inspelen op wijzigingen in de eisen die de afnemers van de gegevens eraan stellen. Dit vereist een veranke­ring van datakwaliteit en de borging daarvan in alle bedrijfsprocessen van de organisatie.  

“Een volwassenheidsmodel geeft richting aan de ambities op het gebied van datamanagement. Door het toepassen van het volwassenheidsmodel krijgen organisaties op eenvoudige wijze inzicht in waar ze staan op het gebied van datamanagement. Bovendien biedt het concrete handvatten die gevolgd kunnen worden om capaciteiten verder uit te bouwen” zegt Peter Noordam, directeur van Bisnez.

* Dave Stam, Peter Noordam, Ben Pronk, Nathalie Verdoolaege en Peter van der Stap.