Nulmeting Datagedreven Begroten: Van informatie naar inzicht
Veel organisaties worstelen met de vraag hoe zij hun planning- en controlcyclus wendbaarder en meer datagedreven kunnen maken. Experts van Van Dam Datapartners leggen uit hoe hun Nulmeting Datagedreven Begroten op een gestructureerde manier inzicht geeft in de datavolwassenheid van de planning- en controlcyclus en welke verbeterstappen mogelijk zijn.
De planning & control-cyclus is bedoeld om inzicht te verschaffen in de doelen die je wilt bereiken, wat je gaat doen om die doelen te bereiken en wat dat mag kosten. Het is een sturingsinstrument om de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie te helpen om het beleid te sturen. In het Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) is afgesproken waar de planning & control-cyclus aan moet voldoen.
Verschillende overzichten en uitleggen tezamen vormen de documenten waar de organisatie informatie uit kan halen om het bereiken van hun doelstellingen te monitoren. Maar veel informatie, geeft nog niet meteen inzicht. Veel begrotingen en jaarrekeningen zijn nog steeds omvangrijk, ook al zijn ze veelal digitaal. In deze (gedigitaliseerde) boekwerken is het vaak lastig zoeken om de gewenste informatie te vinden.
Een datagedreven begroting vervangt deze boekwerken en geeft met dashboards en monitoren snel en overzichtelijk het inzicht dat je nodig hebt. Door datagedreven te werken en dus ook te begroten koppel je verschillende databronnen aan elkaar, zodat je kunt meten of je beleid doelmatig en doeltreffend is en direct bij kunt sturen als dat nodig is.
Weten waar je staat
Datagedreven begroten draait niet alleen om dashboards die de gedigitaliseerde planning & control- informatie laten zien. Het is een werkwijze die door de gehele organisatie gedragen moet worden. Beleid, medewerkers, processen, data en applicaties spelen hier allemaal een rol in.
Om succesvol datagedreven te werken en dus ook datagedreven te begroten, is het zaak dat al deze onderdelen op een bepaald datavolwassenheidsniveau functioneren. Daarmee bedoelen we dat gebruik van data een belangrijk onderdeel is van de werkwijze binnen zo’n onderdeel. Welk datavolwassenheidsniveau benodigd is om datagedreven te begroten, verschilt per organisatie.
Inzicht in drie stappen
De Nulmeting Datagedreven Begroten brengt in drie opeenvolgende stappen in kaart hoe het gesteld is met de datavolwassenheid van de planning & control-inrichting van jouw organisatie en wat je moet doen om door te groeien naar een niveau dat past bij jouw doelen en ambities.
Stap 1: Onderzoek
Allereerst onderzoeken we het volwassenheidsniveau van de planning & control van je organisatie door interviews af te nemen en de financiële stukken door te nemen. Met financiële stukken bedoelen we de verordeningen en de laatste planning & control-documenten als de programmabegroting en -rekening en tussentijdse rapportages.
Om een goed beeld te krijgen van de stand van de planning & control is het belangrijk om niet alleen mensen te spreken die in de planning & control werken. Ook de gebruikers van de planning & control worden geïnterviewd, denk hierbij aan budgethouders, beleidsmedewerkers, managers, wethouders en raadsleden.
Het onderzoek concentreert zich op vijf pijlers:
- Strategie en beleid
- Mens en organisatie
- Structuur en werkprocessen
- Data en analyses
- Informatievoorziening en applicatie-landschap
Hoe jouw gemeente scoort op elk van deze onderdelen, wordt overzichtelijk weergegeven in een scorekaart. Zo zie je in één oogopslag waar je niveau hoog is en waar je nog kunt verbeteren.
Stap 2: De richting bepalen
In stap 2 kijken we met jouw planning & control vooruit. In een strategische sessie onderzoeken we waar jullie naar toe willen groeien. Welke ambities hebben jullie met de planning & control, wat zijn de belangrijkste aandachtspunten voor de korte en lange termijn, maar vooral: wat is realistisch? Het is voor de meeste organisaties niet nodig om door te groeien naar het hoogste niveau van datagedreven begroten.
Daarom helpen we je te bepalen waar voor jou wél de focus moet liggen. Ook bespreken we knelpunten die het doorgroeien zouden kunnen belemmeren, zowel op organisatorisch als technisch vlak.
Stap 3: Verbeterplannen
Nu je weet waar je staat en waar je naartoe wil, is het tijd om een stappenplan te maken, zodat je je doelen ook gaat bereiken. Onze experts werken voor jou een roadmap uit waarin stapsgewijs wordt aangegeven hoe je jouw planning & control meer datagedreven maakt.
