Hyperautomation is een gamechanger voor de financefunctie
Digitalisering staat al jaren hoog op de agenda van de financiële functie. Een van de trends die deze afdeling in hoog tempo verandert, is hyperautomation. Jeroen Veldhuis, partner bij BDO, vertelt over de effecten van hyperautomation op de financefunctie, het ontsluiten van waarde en het belang van verandermanagement.
Hyperautomation is het grootschalig automatiseren van processen door een combinatie van technologieën. Het doel is om zoveel mogelijk processtappen te digitaliseren door een slimme inzet van deze technologieën.
Een belangrijk onderdeel daarvan is robotic process automation (RPA). Met RPA nemen software-robots repetitief handmatig werk over, waardoor processen sneller, consistenter en efficiënter verlopen. Een stap verder heb je de zogeheten AI-agents. Waar RPA vooral regels volgt, kunnen AI-agents op basis van eigen interpretatie specifieke taken uitvoeren.
De ‘holy grail’ van hyperautomation is agentic AI, waarbij de ene agent de andere agent aanstuurt. Dit kan uiteindelijk leiden tot volledig geautomatiseerde financiële operations zonder enige handmatige interventie. Processen worden dan autonoom door automatisering aangestuurd en verwerkt. Veel CFO’s zien dat laatste als dé toekomstvisie, waar andere CFO’s juist een scenario verkiezen waarin ze zelf nog enige grip op de processen behouden.
Effecten van hyperautomation op de financiële afdeling
Door het operationele transactionele aspect van finance, zoals het vastleggen van data, boekhouden, factuurverwerking en het opstellen van rapporten te automatiseren, ontstaat er ruimte voor analyses. Dit creëert inzicht in en grip op de organisatie.
Een voorwaarde is wel dat de data die wordt gebruikt voor analyses van een hoog niveau is. De eerste uitdaging is om de data te standaardiseren en te centraliseren in een dataplatform om een eenduidig beeld te krijgen. De aandacht van finance zal dan ook meer komen te liggen op analyse dan op uitvoering.
“De voordelen van hyperautomation zijn evident, maar een overstap is niet eenvoudig.”
Als de basis op orde is, volgt de volgende stap waarbij de financiële afdeling en de business steeds nauwer zullen samenwerken. Uitvoerende taken maken plaats voor adviserende taken. Er ontstaat ook meer tijd voor het verbeteren van de interne datakwaliteit of het toevoegen van externe data. Door hyperautomation is finance ook meer in control bij complexere vraagstukken op het gebied van risk en compliance.
Legacy als uitdaging
De voordelen van hyperautomation zijn evident, maar een overstap is niet eenvoudig. Organisaties worstelen met een legacy van oudere systemen. Vaak is er sprake van een versnipperd IT-landschap, maar ook werknemers die het werk al jaren op dezelfde wijze uitvoeren. Hyperautomation kan een opening zijn om hier verandering in te brengen.
Het valt aan te bevelen om te starten met één businesscase, om te laten zien wat automatisering kan betekenen. Door te onderzoeken waar het merendeel van de tijd en kosten naartoe gaat, kunnen kansen voor besparing en verbetering worden geïdentificeerd, zonder dat er een continuïteitsrisico ontstaat.
Het is daarbij verstandig om eerst op zoek te gaan naar het laaghangend fruit dat snel rendement oplevert. Een andere optie is om naast de oude organisatie op een blanco papier een nieuwe organisatie in te richten en als die op orde is te switchen naar het nieuwe systeem.
Het belang van verandermanagement
Een belangrijke factor in de slagingskans van hyperautomation is goed change management, waarbij medewerkers worden meegenomen in de veranderingen.
Zo verdwijnt de komende jaren het transactionele werk, waardoor ook het profiel van de finance professional van de toekomst verandert. Er zullen mensen nodig zijn die analytischer zijn en affiniteit hebben met data en IT-systemen en die beschikken over advies- en presentatievaardigheden.
CFO’s doen er dan ook goed aan tijdig na te denken over de toekomstige samenstelling van hun teams.
