Projectmanagers en projectbeheersers: ‘Schouder aan schouder partners in succes’
Grip houden op grote en complexe projecten in de bebouwde omgeving is even belangrijk als uitdagend. Projectbeheersing speelt hierin een sleutelrol – van de verkenning en planuitwerking tot de realisatie en beheerfase. We vroegen twee experts binnen het domein, Bart Mante (Haskoning) en Perry Schrijvers van Zenden (Cratos Consulting), wat projectbeheersing onderscheidt van projectmanagement én wat er allemaal bij komt kijken.
Het is een van de meest aangehaalde statistieken in projectmanagementland: ruim twee derde van de projecten slaagt er niet in om alle doelstellingen te halen. Dat gaat gepaard met een flink prijskaartje – ontsporende projecten leiden tot kwaliteitsverlies en te late oplevering kan forse budgetoverschrijdingen veroorzaken.
Meer dan genoeg reden om te zorgen dat projecten goed op de rails blijven. Dit is de kern van projectbeheersing: afwijkingen en risico’s vroegtijdig zichtbaar maken en waar nodig bijsturen, zodat projecten voorspelbaar en succesvol worden opgeleverd.
“Het is echt een cruciaal onderdeel van elk groot project”, zegt Bart Mante, Senior Project Manager bij Haskoning. Als een van de leidende ingenieursbureaus is Haskoning doorlopend betrokken bij veel van de grootste bouw- en infrastructuurprojecten van ons land. Denk aan de bouw van bruggen, verbreding van snelwegen en uitbreiding van vliegvelden en havens.
“In onze aanpak heeft projectbeheersing een belangrijke plaats – herkenbaar binnen het projectmanagement”, aldus Mante. “Projectbeheersing is een integraal onderdeel van het domein projectmanagement, maar krijgt helaas niet altijd de aandacht die het verdient. Focus gaat dan te veel naar de inhoud of stakeholderbelangen en de beheersing wordt gezien als losstaande specialisatie.”
Perry Schrijvers van Zenden – vanuit Cratos Consulting in veel projecten eindverantwoordelijke voor de inrichting en uitvoering van de beheersing – vult aan: “Ieder lid in het projectmanagementteam heeft duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Beheersing als taakveld is hier ook onderdeel van. Belangrijk is dat de onderlinge raakvlakken en het overall projectbelang hierin goed worden meegenomen.”
Binnen het projectmanagementteam is de projectmanager eindverantwoordelijk, legt Schrijvers van Zenden uit. “Hij of zij is daarnaast ‘sponsor’ van zijn of haar teamleden. De taak van de projectmanager is de onzekerheid uit de projectomgeving – zoals politieke en stakeholderbelangen – te managen.”
“De focus ligt juist op het versterken van de samenwerking tussen de projectmanager en projectbeheersers.”
De projectbeheerser richt zich op de onzekerheden binnen het project: de scope, aanpak en beschikbare kennis en informatie. “Dit is echter geen vrijbrief voor de projectmanager om daar geen aandacht in te geven”, nuanceert Mante.
“De focus ligt juist op het versterken van de samenwerking tussen de projectmanager en projectbeheersers – met ieder diens eigen taken – zodat zij gezamenlijk de complexiteit van de actuele projecten kunnen beheersen, waarmee de doelstellingen op de drie assen tijd, geld en kwaliteit worden behaald”, benadrukt hij.
Vanaf de start
Beide experts benadrukken hoe belangrijk het is om projectbeheersing vanaf de start van een project op de agenda te zetten. “In de ontwerpfase en bij het opzetten van governance moet je projectbeheersing direct inrichten”, aldus Schrijvers van Zenden.
Hij geeft aan dat projectbeheersing ook in de top van de organisatie meteen voldoende aandacht moet krijgen. “Het creëren van beheersbewustzijn en het implementeren van beheersaspecten binnen het projectmanagementteam is zonder sponsorship niet haalbaar. Het gaat verder dan alleen implementatie; leiderschap tonen is cruciaal.”
Mante wijst daarnaast op het belang van robuuste projectcontrols, waaronder processen voor kosten, planning, risico- en wijzigingsmanagement. “Ook is een heldere governance-structuur essentieel, met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en rapportagelijnen. Dit zorgt ervoor dat communicatie en monitoring soepel verlopen en dat er gedurende het hele programma weloverwogen besluiten worden genomen.”
“Het projectteam krijgt tijdig inzicht in status en voortgang, zodat bijsturen mogelijk is”, vult Schrijvers van Zenden aan.
Mante knikt: “Geen verrassingen voor de klant of voor het eigen projectteam.”
De waarde van integrale projectbeheersing spreekt daarmee voor zich – het is immers beter om brandjes te voorkomen dan ze te blussen. En als er toch problemen ontstaan, is het een groot voordeel als er al duidelijke afspraken en procedures zijn.
“Beschouw projectbeheersing niet als simpelweg een onderdeel van projectmanagement.”
Toch wordt projectbeheersing vaak pas ingericht als de problemen zich beginnen op te stapelen. Dan is het volgens Mante in zekere zin al te laat: “Het vertrouwen van stakeholders is dan verloren en het kost veel tijd en energie om dat weer op te bouwen.”
Een continu proces
In lijn hiermee is projectbeheersing geen eenmalige activiteit, maar een continu proces dat alle veranderingen tijdens de projectlevenscyclus volgt – en dat kunnen er heel wat zijn.
Wensen en eisen van stakeholders kunnen veranderen, de externe omgeving kan wijzigen en interne risico’s kunnen ontstaan door andere lopende projecten of omstandigheden.
Projectbeheersing moet dit allemaal monitoren en de juiste reacties aansturen, legt Schrijvers van Zenden uit: “Inzicht in wijzigingen van wensen en eisen is essentieel: volg dit, onderneem actie en zorg voor opvolging. Een proactieve houding maakt hier het verschil.”
Datagedreven beheersing
Ook datagedreven werken is hierbij cruciaal. Ook op dit gebied valt nog veel te winnen. Volgens Schrijvers van Zenden ligt binnen projecten vaak de nadruk op het verzamelen van data, maar onvoldoende op het analyseren en adviseren op basis van die data.
“Kwantitatieve data alleen biedt geen sturing en beheersing”, zegt hij. “De kunst zit in het delen van kwalitatieve data in samenhang. Dit leidt tot snellere signalering van mogelijke uitdagingen bij het behalen van resultaten. Daarmee krijgt het projectteam tijdig inzicht in status, voortgang en risico’s – input voor gesprekken over mogelijke herstelacties.”
“De focus moet liggen op de analyse van data en het gesprek daarover”, beaamt Mante. “Verzamelen van data, verwerken tot dashboard en dat indienen bij het projectmanagementteam volstaat niet. Essentieel is dat verbanden tussen de beheersingsaspecten worden gelegd door vragen te stellen, die bespreekbaar te maken en daarop te adviseren. Alleen dan kun je tijdig en juist bijsturen.”
Aparte entiteit
En in een sector waar projecten maar al te vaak tegen vertragingen en kostenoverschrijdingen aanlopen, is dat meer dan welkom. Het illustreert het belang van projectbeheersing en misschien wel het belangrijkste punt dat de twee experts willen meegeven.
“Beschouw projectbeheersing niet als simpelweg een onderdeel van projectmanagement, maar als een aparte entiteit waarbij een naadloze samenwerking tussen projectmanagement en projectbeheersing van belang is”, aldus Mante. “Dat verdient het.”
