Rode Kruis moderniseert IT-systeem voor vrijwilligersplanning
Het Rode Kruis heeft in samenwerking met IT-partner LINKIT een nieuw digitaal planningssysteem ontwikkeld voor de inzet van vrijwilligers bij grote evenementen. Het systeem wordt al volop gebruikt voor de Nijmeegse 4Daagse, die komende week plaatsvindt.
Bij grote evenementen zoals de Nijmeegse 4Daagse, waar honderden vrijwilligers actief zijn, kampt Het Rode Kruis steevast met een complexe puzzel: hoe plan je de inzet van alle vrijwilligers op een effectieve, efficiënte en ook vrijwilliger-vriendelijke manier?
Deze puzzel werd tot voor kort grotendeels handmatig opgelost met een combinatie van oude applicaties en Excel-bestanden. Het proces was tijdrovend en ook nog eens foutgevoelig. Zo moesten bij elk evenement gegevens opnieuw worden verzameld en ingevoerd.
Een nieuwe oplossing
De noodzaak voor een nieuwe IT-oplossing was dan ook glashelder, zegt Jan Veldhuis van Rode Kruis. Samen met LINKIT werd een nieuw digitaal planningssysteem ontwikkeld.
De applicatie bestaat uit twee onderdelen: de Vrijwilliger Aanmeld-app en de Event Manager-app. Vrijwilligers melden zich aan via een gebruiksvriendelijke interface, waarna planners het volledige proces kunnen beheren, van indeling tot logistiek zoals kledinguitgifte en slaapplaatsen. Gegevens worden automatisch gekoppeld aan bestaande systemen, waardoor controle en communicatie sneller verlopen en fouten worden voorkomen.
“Hierdoor kunnen planners sneller werken en blijft het proces overzichtelijk, ook bij honderden vrijwilligers en complexe roosters”, aldus Veldhuis.
De oplossing is gebouwd met low-codeplatform OutSystems. “We hadden al ervaring met OutSystems, vooral vanwege de snelheid en goede integratiemogelijkheden. De samenwerking met LINKIT ontstond door hun expertise op dit gebied en hun flexibele manier van samenwerken”, vertelt Veldhuis.
Vuurdoop tijdens Nijmeegse 4Daagse
De Nijmeegse 4Daagse is het eerste grote evenement waar de applicatie wordt ingezet. Rond de 47.000 lopers doen mee aan de vierdaagse wandeltocht en achter de schermen werken zo’n 800 vrijwilligers aan het in goede banen leiden van het mega-evenement. Het gehele planningsproces rond hun inzet wordt nu dus via deze nieuwe werkwijze afgehandeld.
Na de Nijmeegse 4Daagse wordt het nieuwe systeem gefaseerd uitgerold naar de tien grootste evenementen van het Rode Kruis, waaronder het Zwarte Cross-festival.
