Geautomatiseerd voorraadbeheer biedt grote kansen voor de zorgsector
Het uitrusten van voorraadkasten met RFID-chips biedt ziekenhuizen een kans om hun voorraadbeheer flink te optimaliseren. In een casestudy van Coppa binnen een Noord-Hollands ziekenhuis daalde het aantal spoedbestellingen met 95% en het aantal tekorten zelfs met 99%.
Logistiek vormt één van de grootste kostenposten voor ziekenhuizen. Denk onder meer aan het beheren van de hulpmiddelenvoorraden, het leveren van maaltijden aan patiënten en medewerkers en het verwerken van afval. Het efficiënter inrichten van de logistieke processen biedt dan ook flinke besparingsmogelijkheden.
Daarbij liggen grote kansen in het optimaliseren van het voorraadbeheer, een belangrijk onderdeel van de interne logistiek. De kunst zit grotendeels in het balanceren van efficiëntie en risico’s: te veel voorraad aanhouden kost geld, maar tekorten kunnen tot operationele problemen leiden.
Zeker in ziekenhuizen kan dit vervelende gevolgen hebben. Neem medicijnen: je wil als ziekenhuis zeker niet zonder zitten, maar groot inslaan is ook niet de oplossing. Niet alleen kost het aanhouden van grote voorraden sowieso geld, maar bovendien hebben veel medicijnen een beperkte houdbaarheidsdatum.
RFID-chip
Kortom: genoeg reden om te kijken naar mogelijkheden om het voorraadbeheer te optimaliseren. Coppa, een inkoopbureau voor de zorg en overheid, ziet daarbij grote kansen in het gebruik van radio frequency identification (RFID)-chips. Deze chips maken het mogelijk om automatisch én nauwkeurig artikelen te tellen.
“Hierdoor wordt de foutmarge verkleind en de kans op misgrijpen verminderd”, aldus de onderzoekers. “Wanneer alle artikelen of verpakkingseenheden gelabeld zijn met een chip, de voorraadkast een chiplezer bevat en deze gekoppeld is aan het voorraadbeheersysteem, kan automatisch worden geregistreerd wat de in- en uitstroom van goederen is.”
Binnen andere branches – zoals de detailhandel en productiesector – worden deze chips al veelvuldig én succesvol ingezet. Er zijn in Nederland echter maar weinig ziekenhuizen die ze gebruiken, met name vanwege de investeringskosten.
Van 1.600 naar 5 tekorten
Dit zou weleens een gemiste kans kunnen zijn, denkt Coppa. Het voerde daarom in samenwerking met een Noord-Hollands ziekenhuis een casestudy uit naar de inzet van RFID-chips. In het ziekenhuis vond een simulatie plaats op de afdeling Snijdend, een afdeling met patiënten die geopereerd zijn of worden.
“Eén medewerker is tien uur per week bezig met het tellen van de voorraad en het beoordelen of een bestelling benodigd is.”
De resultaten liegen er niet om: de afdeling zag het aantal tekorten aan artikelen dalen van 1.600 naar 5, een afname van maar liefst 99%. En het aantal spoedbestellingen daalde van 20 naar 1, een afname van 95%.
Repetitief werk uit handen nemen
Bovendien kan de oplossing de zorgmedewerkers aardig wat werk uit handen nemen. Zeker binnen de zorg, een sector die al jaren kampt met een structureel tekort aan personeel, is dat van grote waarde.
Momenteel gaat het voorraadbeheer gepaard met flink wat handmatige handelingen. Denk onder meer aan het tellen van de voorraad, bepalen of een bestelling nodig is en noteren en verwerken van de bestelling. Dit handmatige werk is niet alleen foutgevoelig, maar ook arbeidsintensief.
“Uiteindelijk blijkt dat het één logistiek medewerker gemiddeld twee uur per dag kost om een schatting te maken van het aantal items in een voorraadkast op ongeveer tien afdelingen”, aldus de onderzoekers. “Dit betekent dat één medewerker tien uur per week bezig is met het tellen van de voorraad en het beoordelen of een bestelling benodigd is.”
Door dit werk grotendeels te automatiseren, kan de werkdruk worden verlaagd en kunnen medewerkers zich focussen op minder repetitieve taken, “wat doorgaans gepaard gaat met meer werkplezier”, aldus Coppa.
De kosten en de baten
Daarmee lijken de baten overduidelijk. Vooralsnog zijn het echter de kosten die veel ziekenhuizen beletten om daadwerkelijk met de RFID-chip aan de slag te gaan. Coppa erkent dat het vraagt om een aanzienlijke investering. Naast de hoge initiële investeringen in de technologie, gaat het ook om periodieke softwarelicentiekosten en een verhoging van de waarde van de voorraad.
Gezien de verbetering van de zorgkwaliteit, de besparing op de arbeidskosten en de vermindering van de tekorten die daar tegenover staan, lijkt het aannemelijk dat deze investering zichzelf terugverdient. Om dit met zekerheid te kunnen zeggen is volgens Coppa echter aanvullend onderzoek nodig.
