De drijfveren en belemmeringen van waardegericht inkopen in de zorg
Value-based healthcare is gericht op het leveren van zorg gebaseerd op de behoeften van patiënten. De eerste toepassingen zijn er. Barbara Tip (Coppa), Fredo Schotanus (Significant Synergy) en Niels Uenk (Public Procurement Research Centre) brengen op basis van onderzoek zowel de drijfveren als belemmeringen in kaart.
In de gezondheidszorg streven professionals voortdurend naar verbetering van de kwaliteit van zorg. Tegelijkertijd moeten zij de zorgkosten onder controle proberen te houden. Een aanpak die hier goed bij past, is value-based healthcare (VBHC).
Essentie van waardegericht inkopen
Waardegericht inkopen richt zich op het leveren van zorg die gericht is op waarde: de behoeften van en uitkomsten voor patiënten. Deze aanpak geeft prioriteit aan het realiseren van de beste gezondheidsresultaten voor patiënten. Hierbij wordt rekening gehouden met onder andere de belangen van eindgebruikers en leveranciers, duurzaamheid en de totale kosten.
Door de nadruk te leggen op waarde en niet alleen op kosten, maken zorginstellingen betere inkoopbeslissingen die leiden tot verbeterde zorg voor patiënten en een efficiënter gebruik van middelen.
Onderbelicht
Zorginstellingen zien de link tussen VBHC en inkoop echter nog vaak over het hoofd. Als waardegerichte zorg voor patiënten een prioriteit is, zou je verwachten dat de inkoopafdeling nauw betrokken is bij het waardegericht inkopen van alles wat hiervoor nodig is.
Hoewel zorgverzekeraars al stappen zetten op het gebied van value-based procurement (VBP), oftewel waardegericht inkopen ván de zorg, is waardegericht inkopen vóór de zorg binnen veel zorginstellingen nog onderbelicht.
Interviews met inkopers
Wij hebben onderzocht hoe dit komt. Wat belemmert zorgverleners om waardegericht inkopen toe te passen? En als het wel lukt, wat zijn dan de drijfveren? Hiervoor hebben we twintig interviews afgenomen met inkopers van ziekenhuizen. De interviews hebben we gecodeerd en vervolgens geanalyseerd.
In dit artikel lichten we eerst de essentie van waardegericht inkopen toe en gaan daarna in op de belemmeringen en drijfveren voor de implementatie ervan die uit het onderzoek volgen.
Belemmerende factoren
Ons onderzoek laat zien dat waardegericht inkopen binnen ziekenhuizen nog lang niet de standaard is. Belemmerende factoren hebben voornamelijk te maken met de vaardigheden van de inkoper, maar ook met de omgeving en beschikbare middelen. Wat betreft die vaardigheden kwamen vooral de volgende belemmerende factoren naar boven:
Gebrek aan kennis
Een van de belangrijkste bevindingen is dat veel inkopers een gebrek aan kennis hebben van waardegericht inkopen. Omdat ze onvoldoende bekend zijn met deze aanpak, hebben ze moeite die toe te passen in de inkoopprocessen.
Te weinig overtuigingskracht
Een ander obstakel is het gebrek aan overtuigingskracht of mandaat van de inkoper ten opzichte van belanghebbenden binnen de organisatie. Waardegericht inkopen vereist vaak dat verschillende partijen binnen de organisatie, zoals artsen, verpleegkundigen en beleidsmakers, betrokken worden bij het inkoopproces. Omdat de inkoper meestal niet de beslisser is, zijn sterke communicatieve vaardigheden nodig, en het vermogen om anderen te overtuigen.
Lastig om over te stappen
Verder blijken veel inkopers gewend te zijn om op basis van traditionele criteria, zoals prijs en kwaliteit, in te kopen. Ze vinden het lastig om over te stappen naar een meer holistische benadering, zoals VBHC.
Beoordelingsmodel is complex
Een ander aspect is de complexiteit van het beoordelingsmodel van waardegericht inkopen. Dit omvat vaak verschillende criteria en meetinstrumenten om de waarde van een goed of dienst te beoordelen. Vaak blijkt dit model te ingewikkeld om volledig te begrijpen en dus toe te passen.
Naast de obstakels die te maken hebben met de vaardigheden van de inkoper, zijn er ook verschillende externe factoren die het implementeren van waardegericht inkopen lastig maken. De externe factoren die het meest werden genoemd zijn:
Kost meer tijd
Tijd is een schaars goed en wordt ook vaak genoemd in dit kader. Het proces van het definiëren van behoeften, selecteren van leveranciers en het evalueren van de waarde van producten vergt veel tijd en inspanning. Dat is niet altijd haalbaar binnen de strakke tijdschema’s van ziekenhuizen.
De organisatie is er nog niet klaar voor
Een ander obstakel is dat sommige ziekenhuizen nog te onvolwassen zijn om waardegericht inkopen effectief toe te passen. Dit kan te maken hebben met een gebrek aan infrastructuur, technologische capaciteit of organisatorische cultuur die nodig is voor een succesvolle implementatie van waardegerichte inkoop.
Lastig om waarde te definiëren
Daarnaast kan het lastig zijn om de behoeften en waarde te definiëren die ze willen bereiken met waardegericht inkopen. Dit vereist een grondig begrip van de doelstellingen van de organisatie en de behoeften van de patiënten, wat niet altijd eenvoudig vast te stellen is.
De markt is er nog niet klaar voor
Verder wordt genoemd dat de leveranciers nog niet klaar zijn om hierin te ondersteunen. Dit kan te maken hebben met een gebrek aan kennis over het onderwerp en onvoldoende capaciteit om aan de vereisten te voldoen, maar ook een gebrek aan bereidheid om samen te werken aan waardegerichte inkoopinitiatieven.
Te weinig budget
Ook blijkt dat sommige organisaties niet het budget hebben om waardegerichte inkopen toe te passen. Het implementeren kan initieel kosten met zich meebrengen, bijvoorbeeld voor trainingen, software en consultancy.
Geen goed passend vergoedingsstelsel
Tot slot is een opvallende barrière het gescheiden functioneren van inkoop- en zorgverkoopafdelingen binnen ziekenhuizen en de wijze waarop zorgverzekeraars vergoedingen vaststellen. Deze scheiding leidt tot beperkte communicatie en samenwerking. Daardoor is het lastig om passende vergoedingen voor waardegericht inkopen te bepalen.
Tegelijkertijd kunnen de vastgestelde prijzen voor Diagnose Behandelcombinaties een obstakel vormen voor ziekenhuizen die waardegericht inkopen willen implementeren. Deze vaste tarieven sluiten niet altijd aan bij de waarde die ziekenhuizen proberen te maximaliseren, waardoor zij beperkt zijn in hun flexibiliteit om nieuwe benaderingen toe te passen.
Tips en inzichten
We hebben ook gesprekken gevoerd met verschillende inkopers die al ervaring hebben met waardegericht inkopen. Zij hebben waardevolle tips en inzichten met ons gedeeld over hoe ze dit hebben toegepast en gestimuleerd binnen hun organisaties. De meest genoemde zijn:
Belanghebbenden betrekken in het proces
Een belangrijke aanbeveling is het belang van het identificeren van alle stakeholders en het creëren van enthousiasme onder hen voor het waardegericht inkoopproject. Dit omvat zorgen voor goede communicatie met alle betrokken partijen en laten zien dat waardegericht inkopen kosteneffectief is. Het is van essentieel belang om alle stakeholders aan boord te krijgen en hen actief te betrekken.
Samenwerken met verkoop
Een andere belangrijke factor voor succes is de samenwerking met de zorgverkoopafdeling. Door nauw samen te werken wordt het inzichtelijk welke vergoedingen het ziekenhuis krijgt. Dit geeft kaders en het voorkomt dat de verzekeraar het eventueel duurdere product niet wil vergoeden. En het kan zorgverkoop helpen met het verkopen van waardegericht inkopen aan de verzekeraar.
Relatie opbouwen met leveranciers
Door een sterke en constructieve relatie met leveranciers op te bouwen, kunnen inkopers beter onderhandelen en samenwerken om innovatieve waardegerichte oplossingen te vinden die zowel de kwaliteit als de efficiëntie verbeteren.
Interne ambassadeur
Een ander belangrijk aspect is het hebben van een interne ambassadeur. Het liefst een zorgprofessional met kennis van waardegerichte zorg die dit actief promoot binnen de zorginstelling. Deze persoon kan een drijvende kracht zijn achter de adoptie ervan en bij het overtuigen van andere belanghebbenden.
Juiste kaders aangeven
Volgens de inkopers die ervaring hebben opgedaan met deze aanpak, leidt de toepassing ervan uiteindelijk tot tijdsbesparing, betere zorguitkomsten en kostenefficiëntie. In plaats van uitgebreide programma’s van eisen op te stellen, hoeft de inkoper alleen de juiste kaders aan de leverancier mee te geven. Deze vereenvoudiging van het inkoopproces bespaart tijd en resulteert ook in kwalitatief betere zorg.
Het voegt niet alleen waarde toe voor de patiënt en het ziekenhuis, maar verlaagt ook de werklast en verhoogt de efficiëntie voor de inkoper zelf.
Cultuurverandering nodig
Hoewel het dus een veelbelovende benadering is om de zorgkwaliteit te verbeteren en kosten te besparen, zijn er ook flink wat belemmeringen. Het vergt onder andere een cultuurverandering binnen organisaties en een nauwe samenwerking tussen de belanghebbenden. Het is essentieel dat inkopers en zorgprofessionals de belemmeringen en drijfveren erkennen en er iets mee doen om de voordelen van waardegericht inkopen te kunnen realiseren.
Over de auteurs: Barbara Tip is consultant bij Coppa. Fredo Schotanus is principal consultant bij Significant Synergy en hoogleraar publieke inkoop aan de Universiteit Utrecht. Niels Uenk is directeur van Public Procurement Research Centre.
Dit artikel verscheen eerder in Deal!, een NEVI-magazine voor professionals in inkoop.
