Skopos begeleidt maakbedrijf AFMI bij ERP-implementatie
Voor de verdere digitalisering en automatisering van de organisatie, besloot verspaningsspecialist AFMI een nieuw ERP-systeem te implementeren. Skopos ondersteunde het Hengelose maakbedrijf bij de pakketselectie en het in goede banen leiden van de implementatie.
AFMI is gespecialiseerd in het bewerken van gietstukken en het produceren van componenten uit volmateriaal, vooral voor klanten in sectoren als de machinebouw, automotive en energie. Met zo’n vijftig medewerkers is het een compacte organisatie, zonder eerdere ervaring met ERP-trajecten en beperkte capaciteit om intern een dergelijk project te trekken.
“We wisten dat we expertise nodig hadden”, vertelt commercieel directeur Frank Heerink. “Met Skopos hebben we kennis, ervaring én tijd in huis gehaald.”
Gedragen keuzeproces
Skopos startte met een pressure cooker-sessie: interactieve workshops waarin processen, doelen en knelpunten samen met de directie en vijf kerngebruikers werden geanalyseerd. Deze aanpak bracht niet alleen de huidige werkwijze goed in kaart, maar hielp ook om verbeterkansen te identificeren.
“We wilden absoluut geen keuze van bovenaf opleggen”, aldus Heerink. “Het team moest er zelf achter staan, anders ontstaat er later weerstand.”
De interviews werden uitgewerkt tot hoofdstukken die samen de toekomstige werkwijze beschrijven. “Een andere aanpak dan gebruikelijk”, zegt Skopos-adviseur René Sonder, “maar het werkte hier goed. Iedereen werd vanaf het begin zorgvuldig meegenomen en kreeg ruimte om vragen te stellen. Zo ontstond er draagvlak én betrokkenheid.”
Van versnippering naar integratie
AFMI werkte tot dan toe met drie losse systemen: planningssoftware Limis, boekhoudpakket Exact en diverse Excel-bestanden. Deze versnippering zorgde voor extra handmatig werk, foutkans en weinig inzicht in het totaalplaatje.
Het doel was dan ook zorgen voor een geïntegreerde oplossing, waarin Limis kon worden behouden, vanwege de planningsfunctionaliteit. Skopos begeleidde de selectie met een scherp afgebakende democase en selectiecriteria, afgestemd op alle primaire processen. Op basis daarvan kwam MKG als best passende ERP-pakket uit de bus. “Skopos had overal oog voor – ook voor dingen waar we zelf nooit aan gedacht zouden hebben”, blikt Heerink tevreden terug.
“Je betaalt voor het ERP-pakket én voor begeleiding, maar dat verdien je dubbel terug door minder risico op uitval of verkeerde keuzes.”
Tijdens de implementatie hield Skopos toezicht op het projectmanagement en fungeerde het als verbindende schakel tussen AFMI, MKG en Limis. “René hield het einddoel steeds voor ogen en greep in toen het dreigde uit te lopen”, vertelt Heerink. “Zijn aanpak was flexibel, maar gestructureerd. Toen de planning onder druk kwam te staan, bracht hij overzicht, stelde prioriteiten en zette partijen in beweging.”
Zijn ervaring bleek waardevol bij het oplossen van knelpunten en het bewaken van voortgang, bijvoorbeeld bij het inregelen van de koppeling tussen de systemen en het uitwerken van procesflows in het nieuwe systeem.
Samen testen, samen slagen
De livegang werd uiteindelijk één maand uitgesteld, van juni naar juli 2024. “Door samen met het hele team in één ruimte te testen, kregen we snel grip op de laatste knelpunten”, zegt Sonder.
Aanvankelijk liep het testen per proceslijn vast door versnippering, maar het gezamenlijk testen bracht vaart en samenhang terug. “Bijkomend voordeel was dat gebruikers elkaars processen leerden kennen, wat het onderlinge begrip en de samenwerking versterkt.”
Zo’n 95% van de processen is volgens AFMI inmiddels ‘ideaal ingericht’. De koppeling tussen MKG en Limis functioneert stabiel en zorgt voor een goedlopende planning. Daarnaast beschikt de organisatie nu over veel betere stuurinformatie – iets wat voorheen met losse Excels nauwelijks haalbaar was. Fase één van de implementatie is inmiddels afgerond en het systeem wordt nu met vertrouwen gebruikt in de dagelijkse operatie.
Skopos kijkt met tevredenheid terug op de samenwerking: “Je betaalt voor het ERP-pakket én voor begeleiding, maar dat verdien je dubbel terug door minder risico op uitval of verkeerde keuzes.”
De directeur besluit: “Skopos is transparant, werkt efficiënt en doet wat ze zeggen. Dankzij hun begeleiding is het project binnen de perken gebleven – en succesvol. Ik zou ze zonder twijfel aanbevelen.”
