De automatisering en integratie van capaciteitsplanning binnen de consultancy
Capaciteitsplanning is voor consultancybureaus een van de belangrijkste processen binnen de operatie. Automatisering van capaciteitsplanning en integratie met andere bedrijfsprocessen kan zorgen voor een betere benutting van fee-earners en mensen, hogere productiviteit en winstgevendheid, schrijft Dominique Amennou, commercieel directeur van LIFT Software.
Capaciteitsplanning is een cruciaal hulpmiddel voor consultancybureaus om in kaart te brengen waar de werkdruk van consultants ligt en hoe dat zich verhoudt tot de vraag vanuit projecten en overige werkzaamheden. Door deze twee inzichten samen te brengen, geautomatiseerd en geïntegreerd met de administratie, kunnen adviesbureaus verder professionaliseren en betere besluiten nemen.
Realtime inzicht in de capaciteit
Met behulp van software voor capaciteitsplanning kan realtime de beschikbaarheid van medewerkers gemonitord worden. Dit betekent dat je op elk moment kan zien welke medewerkers beschikbaar zijn en voor hoeveel uur, maar ook voor hoeveel uur ze nog werk hebben. Een visueel overzicht is daarbij fijn voor projectleiders of managers om snel beslissingen te maken op basis van de capaciteit.
Het bijhouden van capaciteit betreft natuurlijk niet alleen de inzet op lopende opdrachten. Het volledig benutten van de capaciteit van een werknemer betekent dat ook inzicht nodig is in de tijd die voor interne werkzaamheden nodig is, of wanneer de werknemer juist niet inzetbaar is vanwege bijvoorbeeld verlof. Door deze (niet-)beschikbaarheid ook op te nemen in de planning kan de volledige contractnorm verantwoord ingezet worden.
Niet alleen definitieve inzet is interessant om bij te houden; ook het bijhouden van mogelijke inzet kan van meerwaarde zijn in de capaciteitsplanning. Het plannen van inzet op mogelijke opdrachten (offertes, aanvragen) zorgt ervoor dat duidelijk is wat de gunning van deze opdrachten met de capaciteit zal doen, zodat hier rekening mee gehouden kan worden voor bijvoorbeeld het communiceren van opleverdata richting de klant.
De zwaarte van een dergelijke conceptplanning hoeft daarbij niet gelijk te zijn aan de zwaarte van een definitieve planning. Zo kan bijvoorbeeld gewerkt worden met slagingspercentages die de zwaarte van de conceptplanning bepalen.
Meer nauwkeurigheid en betrouwbaarheid
Door inzicht te krijgen in de hoeveelheid werk die eraan zit te komen, zowel in concept als definitief, kan beter gestuurd worden op de data die daaruit voortvloeit. Door vroegtijdig te plannen hoeveel tijd en expertise elk project vereist, kan je als opdrachtnemer realistische deadlines stellen. Dit verhoogt de klanttevredenheid en vermindert de kans op vertragingen of miscommunicatie.
Maar ook binnen de organisatie zal door een goed ingevulde capaciteitsplanning op rapportagevlak nauwkeurigere data gemonitord kunnen worden. Door de capaciteitsplanning te integreren met rapportagetooling, is het gemakkelijker om voor toekomstige periodes een forecast te maken van verwachte omzet.
Daarnaast is niet alleen de verwachte omzet makkelijker te rapporteren, maar ook de verwachte kosten kunnen nauwkeuriger gemonitord worden. Vooral bij het inzetten van zelfstandige professionals kan dit van meerwaarde zijn.
De nauwkeurigheid van dergelijke rapportages is daarbij afhankelijk van wie de planning invult en hoe. Als een professional zelf de controle over zijn planning behoudt, zullen de gerapporteerde gegevens beter aansluiten bij de werkelijkheid dan wanneer dit vooraf door een projectleider wordt gedaan.
Het voordeel dat een geïntegreerd systeem voor projecten, uren en facturen met zich meebrengt, is dat de rapportagetooling binnen het systeem (of buiten het systeem middels een gekoppelde BI-tooling) al deze data gemakkelijk kan verzamelen en tegen elkaar kan afzetten. Hoe verhouden de geplande uren zich tot de daadwerkelijk geschreven uren? Was de geplande omzet gelijk aan de uiteindelijk gefactureerde omzet?
Deze inzichten kunnen binnen een geautomatiseerd systeem met een druk op de knop uitgedraaid worden.
Lagere drempel voor bijhouden van planning
Slimme tooling maakt het bijhouden van capaciteitsplanning eenvoudiger. Neem Excel als voorbeeld – veel (kleinere) consultancybureaus maken nog gebruik van een spreadsheet om planning bij te houden. Dit maakt de drempel voor het bijhouden relatief hoog.
Het toevoegen van nieuwe medewerkers of projecten, het verschuiven van de planning of looptijden en het invullen van de planning zelf maakt het bijhouden niet erg aantrekkelijk voor collega’s. Daarbovenop is het vaak ook zo dat de spreadsheet losstaat van alle andere project- en urenadministratie, waardoor er op meerdere plekken tegelijkertijd een applicatie en/of spreadsheet moet worden geopend.
Jarenlange historie maakt ook nog eens dat het openen van zo’n spreadsheet kan oplopen tot soms minuten wachten voordat bewerken mogelijk is.
Door de capaciteitsplanning te integreren met de andere processen is de drempel voor het bijwerken ervan voor de gebruiker veel lager. Na het aanmaken van een project kan dit project bijvoorbeeld gelijk in de planning verschijnen in combinatie met de medewerker die ingezet is. De medewerker heeft zo direct inzicht in zijn nieuwe project/opdracht en kan gemakkelijk switchen van de planning naar de werkelijke urenregistratie.
Het invullen van de planning is met automatisering ook gemakkelijk voor een medewerker te doen. Het systeem kan daarbij fungeren als invulhulp; zo kan een geautomatiseerd systeem de gebruiker aanbieden om de afgesproken werklast tot het einde van het project in te vullen (een uurbudget uitsmeren), of zelfs de resterende beschikbaarheid uitrekenen.
Tijdswinst en kostenbesparing
De automatisering van capaciteitsplanning zorgt voor tijdswinst. Het bespaart tijd die anders besteed zou worden aan het handmatig bijwerken van planningen of het zoeken naar beschikbare medewerkers. Dit komt ten goede aan de productiviteit binnen de organisatie.
Het vermijden van overgeplande medewerkers en onbenutte werkuren draagt ook bij aan lagere operationele kosten. Bovendien voorkomt het onterecht inhuren van tijdelijke krachten of het inschakelen van dure consultants voor overbelasting van het interne team.
Conclusie
De automatisering van capaciteitsplanning binnen consultancybureaus in combinatie met de integratie van andere bedrijfsprocessen zorgt voor voordelen die de organisatie kunnen helpen professionaliseren. Door proactief de capactiteit bij te houden en te bewaken, kunnen organisaties zowel de nauwkeurigheid van hun rapportages als de productiviteit van hun medewerkers verbeteren.
