Niet alleen de software – ook de juiste leverancier is cruciaal voor consultants
Wanneer consultancybureaus de markt afspeuren naar systemen voor hun projecten, bedrijfsvoering of sales en marketing, kijken ze meestal naar de beschikbare softwarepakketten. Maar naast het platform zelf is het minstens zo belangrijk om ook de softwareleverancier achter het pakket goed onder de loep te nemen, schrijven Dominique Amennou en Martin van der Zee van LIFT Software.
In de sterk concurrerende wereld van consultancy draait alles om gestroomlijnde projectuitvoering, inzicht, efficiëntie en schaalbaarheid. Om die doelen te bereiken, vertrouwen steeds meer bureaus op gespecialiseerde software. Of het nu gaat om projectmanagement, resourceplanning, facturatie of business intelligence – de juiste digitale ondersteuning maakt het verschil, zo is de aanname.
In de praktijk blijkt echter dat niet de software zelf, maar de softwareleverancier vaak het doorslaggevende verschil maakt. Consultancybureaus doen er dan ook goed aan om bij het kiezen van een softwarepakket niet alleen naar de functionaliteit te kijken, maar vooral naar de partij áchter het systeem.
Best-of-breed versus all-in-one
Een van de eerste keuzes die consultancybureaus moeten maken, is die tussen een best-of-breed-aanpak en een all-in-one-oplossing.
- Best-of-breed betekent dat je voor elk proces of domein de beste specialistische software kiest (bijvoorbeeld een aparte tool voor urenregistratie, CRM en rapportages).
- All-in-one-pakketten bieden juist één geïntegreerd platform voor alle bedrijfsprocessen.
Beide benaderingen hebben hun voordelen, maar ook risico’s. Bij best-of-breed is integratie tussen de verschillende systemen nodig, maar het zorgt er wel voor dat ieder individueel proces goed geborgd is. All-in-one-oplossingen bieden daarentegen één systeem waar meerdere processen bijeenkomen, maar kunnen soms inleveren op diepgang of gebruiksvriendelijkheid per functionaliteit.
De juiste leverancier helpt bij het maken van deze strategische afweging en biedt oplossingen die aansluiten bij de groeifase, ambities en complexiteit van het bureau.
Toekomstbestendigheid
Software is nooit ‘af’. De digitale wereld ontwikkelt zich razendsnel, en consultancybureaus hebben leveranciers nodig die daarin meebewegen. Het is essentieel om te kiezen voor een partij die blijft innoveren, luistert naar gebruikersfeedback en actief werkt aan doorontwikkeling van het systeem.
Een goede softwareleverancier updatet regelmatig het systeem, maar betrekt ook klanten bij de doorontwikkeling. Kies dus niet alleen voor de huidige functionaliteit, maar ook voor de belofte van een toekomstbestendig platform.
Ervaring in de consultancysector
Er zijn talloze softwareleveranciers actief, maar slechts een deel daarvan begrijpt echt hoe consultancybureaus werken. Denk aan de verschillende vormen die een project kan aannemen, brokerconstructies, declarabiliteit van consultants, de capaciteitsplanning van consultants en alle facturatiesmaken van dien.
Een leverancier met ervaring in de consultancybranche spreekt niet alleen de taal van consultants, maar begrijpt ook welke verzoeken opdrachtgevers kunnen hebben en biedt daarbij direct bruikbare oplossingen. Dat draagt vervolgens ook weer bij aan de doorontwikkeling van het systeem.
Onboarding en implementatie
De implementatie is vaak hét moment waarop duidelijk wordt of een leverancier zijn beloften waarmaakt. Een goed onboardingproces omvat niet alleen procesinrichting, maar ook training om het systeem zonder al te veel drempels in gebruik te nemen.
Leveranciers die hier een gestructureerde, begeleide aanpak voor hanteren, zorgen ervoor dat de software écht gaat werken voor het team. Dit voorkomt frustratie, verhoogt de acceptatie en versnelt het rendement op de investering.
Ook hier speelt de (branche)ervaring van de leverancier een grote rol. Of je nu een startende organisatie bent, of een gevestigde naam in de consultancybranche, er is altijd wel behoefte aan procesverbetering. Hoe doen andere klanten van de leverancier het? Van welke processen kunnen we leren? En hoe kunnen we die lessen toepassen op onze eigen organisatie?
Klantenservice en support
Bij gebruikersvragen is de servicedesk van de leverancier de levenslijn van het bureau. Een toegankelijke, deskundige én proactieve supportorganisatie is dan ook van onschatbare waarde.
Kijk bij de keuze van een leverancier dus verder dan enkel naar de functionaliteiten van het systeem. Wat gebeurt er als de functionaliteit niet afdoende werkt? Wat als je opdrachtgever een apart (factuur)verzoek heeft? Ga na bij de leverancier hoe zij service verlenen ná de onboarding.
Kijk bij de keuze van een leverancier dus verder dan SLA’s en helpdesknummers. Ga na:
- Hoe snel wordt er gereageerd?
- Zijn er vaste contactpersonen? Krijg je direct een deskundig persoon te spreken?
- Wordt er meegedacht over optimalisatie?
- Zijn er kosten verbonden aan de servicedesk?
- Hoe wordt de support aangeboden (supportartikelen, chatfunctie, telefonische helpdesk)?
Een leverancier die zich opstelt als strategische partner in plaats van als verkoper, levert niet alleen een product, maar helpt je ook je organisatie slimmer te maken.
Conclusie
De keuze voor een softwareleverancier is méér dan een IT-beslissing. Het is een strategische keuze die de efficiëntie, wendbaarheid en groeikansen van een consultancybureau direct beïnvloedt. Kijk daarom niet alleen naar de softwarefunctionaliteiten, maar vooral naar de ervaring, visie en betrokkenheid van de leverancier.
En: kies niet alleen voor software die je nu nodig hebt, maar voor een leverancier die je kan helpen groeien, veranderen én verbeteren.
