Prijsindexatie binnen integrated facility management: Drie praktische handvatten
Prijsindexering binnen integrated facility management (IFM) is een jaarlijks terugkerende exercitie voor opdrachtgevers, dienstverleners en werkgevers. Hoe kan dit proces zo efficiënt en gebalanceerd mogelijk worden uitgevoerd? Onderzoekers van VFM Facility Experts delen drie praktische handvatten.
De afgelopen jaren neemt de druk op de indexeringen toe door loonstijgingen, een krappe arbeidsmarkt, vernieuwde cao-afspraken en hogere (energie)prijzen. Toch blijft de jaarlijkse prijsindexatie binnen integrated facility management (IFM)-contracten een grote uitdaging, zo geven zowel opdrachtgevers als providers aan.
Om de aanpak van indexeren voor de sector verder te professionaliseren, deden we vanuit VFM Facility Experts onderzoek naar de uitdagingen rondom indexering binnen IFM-contracten. We gingen in gesprek met opdrachtgevers en providers over hun praktijkervaringen met indexeren en de verwachtingen voor de toekomst. Met deze inzichten hebben we drie praktische handvatten opgesteld, die toepasbaar zijn voor op zowel lopende als nieuw af te sluiten IFM–samenwerkingen.
Indexeren in de praktijk
Uit de gesprekken met opdrachtgevers blijkt dat de knelpunten en uitdagingen zich voordoen op meerdere vlakken, zoals de methodiek, discussie achteraf, het ontbreken van procesafspraken en verschillende rollen en belangen. In de praktijk zien we drie manieren die indexatie binnen IFM-contracten bepalen:
1: Jaarlijkse onderhandeling
In het contract zijn geen vastgelegde afspraken, wel wordt er jaarlijks onderhandeld.
2: Integraal indexeren
Eén algemene index, bijvoorbeeld een CBS index, wordt toegepast op alle diensten.
3: Gedifferentieerd indexeren
Voor verschillende diensten of clusters gelden aparte indexen. Diensten als beveiliging, catering en schoonmaak hebben een gewogen index, afhankelijk van de cao.
Welke methode wordt gekozen, hangt af van de sector en de richtlijnen van de inkoopafdeling. Hoewel de opdrachtgever en provider bij het tekenen van het contract akkoord gaan met een methode, blijkt deze in de praktijk vaak binnen twaalf tot achttien maanden alweer ter discussie te staan.
Het ontbreken van duidelijke procesafspraken
Indexeren kost jaarlijks veel tijd en inzet, terwijl duidelijke procesafspraken vaak ontbreken. Zo mist een gedegen structuur of planning om op terug te vallen en is niet duidelijk wie wat doet op welk moment. Het resultaat is dat indexatie doorgaans wordt ervaren als een activiteit die onder hoge tijdsdruk en met de nodige frustratie wordt uitgevoerd.
Verschillende rollen, verschillende belangen
Een contractsamenwerking bestaat altijd uit twee partijen: de opdrachtgever en de provider. Beide hebben andere belangen en andere werkwijzen. Deze verschillen beïnvloeden de voorkeuren rondom indexatie sterk. Hierbij kun je denken aan:
Opdrachtgever
De ene opdrachtgever stuurt op de details, de andere op hoofdlijnen. Sommige opdrachtgevers zijn primair commercieel gedreven, terwijl anderen maatschappelijk betrokken handelen. Uiteindelijk blijken de voorkeuren van de persoon aan tafel doorslaggevend te zijn.
Provider
De providers hebben een verschillende werkwijze. Deze is vaak afhankelijk van of de diensten in eigen beheer zijn van de provider of dat sprake is van onderaanneming door een externe partij. Ook het commerciële model van de provider speelt een belangrijke rol in de voorkeur voor indexatie.
Uit het onderzoek blijkt dat alle betrokkenen de urgentie en noodzaak voelen om de indexatieafspraken te verbeteren. Het belangrijkste doel: een constructieve samenwerking en een gebalanceerde indexatie die eerlijk en proportioneel is. Maar hoe ziet dat er in de praktijk uit?
Handvatten voor gebalanceerd indexeren
De conclusies laten zien dat het nog niet zo makkelijk is om gezien de verschillende belangen tot één standaardoplossing te komen voor alle knelpunten. Wel liggen er duidelijk kansen voor een brede, meer gestructureerde procesaanpak met concrete stappen. De volgende drie handvatten bieden richting en kunnen ondersteunen bij een gebalanceerde indexatie.
#1 Gedifferentieerde indexatie
Een transparante kostenopbouw, betrouwbare onderbouwing en voorspelbaarheid in de kostenstructuur vormen de basis van een gedifferentieerde indexatie. Hoe pak je dit aan?
- Bepaal de scope van het contract.
- Maak hierin onderscheid tussen operationele diensten (te rubriceren via NEN15221-4) en managementtaken.
- Bepaal per onderdeel of cluster de meest geschikte index, gekoppeld aan een openbare bron.
- Weeg deze financiële omvang en reken deze integraal door.
#2 Een prijsmodel ondersteunend aan indexeringsafspraken
De gedifferentieerde indexatie is alleen succesvol wanneer het prijsmodel hierop aansluit. Bij een aanneemsom met één totaalprijs zonder transparante kostenopbouw heeft gedifferentieerd indexeren geen zin. Daarom is een duidelijke prijsopbouw noodzakelijk. Minimale voorwaarden die gesteld worden aan het prijsmodel (ook wel calculatieblad) zijn:
- Een calculatieblad waarin costdrivers per dienst of managementtaak inzichtelijk zijn, zoals uurtarieven of grondstofkosten.
- Een geïsoleerde weergave van winst, risico en overheadkosten.
#3 Duidelijke procesafspraken en evaluatiemomenten
Heldere en concreet vastgelegde afspraken dragen bij aan realistische verwachtingen. Tijd, energie en middelen kunnen hierdoor doelmatig worden ingezet. Maak daarom samen afspraken over:
- Het indexatieproces met duidelijke mijlpalen voor het kalenderjaar.
- De rol- en taakverdeling: welke functionarissen zijn betrokken en met welke verantwoordelijkheid?
- De wijze van evalueren en optimaliseren: hoe en wanneer wordt het proces geëvalueerd en bijgestuurd?
Conclusie
De drie handvatten geven opdrachtgever en provider houvast voor structuur en verbetering van het indexatieproces. Een gedifferentieerde methode, een passend prijsmodel en duidelijke procesafspraken zorgen voor een aanpak die de belangen van alle partijen waarborgt. Belangrijk is dat opdrachtgever en provider de stappen gezamenlijk doorlopen, de indexatie samen vormgeven en het belang ervan onderschrijven en uitdragen.
