SpendSense: Scherp inzicht in inkoopuitgaven zorgt voor meer grip én inzicht in rechtmatigheid
Veel inkooporganisaties laten flink wat strategisch potentieel onbenut. Een belangrijke reden daarvoor is een gebrek aan inzicht in hun uitgaven. SpendSense moet hier verandering in brengen. Erik van Zuiden, consultant bij Het NIC, legt uit hoe de nieuwe AI-tool organisaties helpt om grip te krijgen op hun uitgaven én inzicht biedt in hun rechtmatigheid als aanbestedende dienst.
Anno 2025 wordt van de inkoopfunctie verwacht dat ze een wezenlijke bijdrage levert aan de strategische doelen van de organisatie. Voor menig inkoopafdeling blijkt dit in de praktijk echter knap lastig.
Want strategisch opereren begint bij integraal inzicht in de eigen spend – en dat ontbreekt nogal eens, weet Erik van Zuiden maar al te goed. Als consultant bij Het NIC, een inkoop- en contractmanagementadviesbureau voor het (semi-)publieke domein, heeft hij de vele obstakels allemaal zien langskomen.
“Data ligt vaak verspreid over verschillende systemen – denk aan meerdere ERP-systemen, Excel-bestanden of zelfs handmatige registraties. Het is een uitdaging om die gegevens samen te brengen”, legt hij uit.
En als dat al lukt, komen de inconsistenties al snel bovendrijven. “Een leverancier kan bijvoorbeeld meerdere keren in het systeem staan, soms met kleine variaties in naam of adres. Daardoor ontstaan fouten en is er geen helder overzicht.”
Ook moeten de uitgaven worden gecategoriseerd volgens een vaste structuur. Zo wordt bij overheidsinkoop vaak de PIANOo-productgroepenset gehanteerd. “En dat kost handmatig veel tijd én is foutgevoelig.”
Geautomatiseerde spendanalyse
Al met al is het verkrijgen van een integraal beeld van je uitgaven dan ook erg complex. Hier moet SpendSense verandering in brengen. Het platform, ontwikkeld in samenwerking met zusterbedrijf AevesBenefit, biedt integraal inzicht in de spend, contracten en prestaties. Zo stelt het inkopers in staat om datagedreven inkoopbeslissingen te nemen.
“SpendSense is een tool waarmee organisaties zelf hun uitgaven kunnen analyseren – zónder dat ze afhankelijk zijn van externe ondersteuning”, legt Van Zuiden uit. “Wat deze tool bijzonder maakt is de automatisering. Denk aan het ontdubbelen van leveranciersgegevens: dat gebeurt automatisch op basis van bijvoorbeeld KvK-nummers, overeenkomsten in leveranciersnaam of rekeningnummers.”
Van dagen naar minuten
Ook beschikt SpendSense over een ingebouwde AI-categorisering. “Dankzij dit GPT-model worden facturen direct toegewezen aan productgroepen, zoals de PIANOo-structuur. Dat scheelt vele mogelijke handmatige fouten en héél veel tijd.”
Hoeveel tijd? “Nou, waar je voorheen weken bezig was met handmatig opschonen en categoriseren, doet SpendSense dat in enkele minuten”, is van Zuiden helder.
“Bovendien kunnen gebruikers zelf aanpassingen doorvoeren en analyses uitvoeren in een gebruiksvriendelijke cloudomgeving”, legt hij uit. “Dat maakt de werkwijze sneller, nauwkeuriger en geeft organisaties veel meer controle.”
Grip over de gehele breedte
Want controle begint bij inzicht – en dat biedt SpendSense over alle aspecten van de inkoop. “Daarmee krijg je grip over de gehele breedte. Denk onder meer aan compliance, rechtmatigheid of veranderingen binnen de organisatie”, schetst Van Zuiden.
“Neem het inzicht in factuurvolumes: wanneer je ziet dat er veel kleine facturen binnenkomen van dezelfde leverancier, kun je overwegen om deze te bundelen tot verzamelfacturen. Dat vermindert administratiekosten, wat vooral bij grote organisaties een aanzienlijke besparing kan opleveren.”
“Bovendien worden koppelkansen tussen leveranciers en uitgaven snel duidelijk. Je kunt bijvoorbeeld ontdekken dat vergelijkbare inkopen bij verschillende leveranciers worden gedaan, waarna je die volumes kunt bundelen. Dit maakt het mogelijk om strategisch samen te werken met minder leveranciers, wat niet alleen kostenbesparend werkt, maar ook operationele efficiëntie oplevert.”
Ook helpt de tool bij het plannen van aanbestedingen. “Als je weet welke uitgaven het meest urgent zijn, kun je daar je focus leggen. Zo kun je je hele inkoopproces optimaliseren.”
Daarnaast wordt het makkelijker om rechtmatigheidsanalyses uit te voeren. “Aan het eind van het jaar moeten overheden de rechtmatigheid van hun inkoopprocessen controleren. Onze tool maakt deze analyses eenvoudiger en kan zelfs ondersteunen in compliancevraagstukken.”
Zo biedt de tool inzicht in aanbestedingsverplichtingen – cruciaal voor veel publieke organisaties. “Door alle uitgaven overzichtelijk te structureren, zie je meteen waar je verplicht bent om een aanbesteding uit te voeren en waar je mogelijk nog niet-optimale afspraken hebt.”
“De uitgaven over vier jaar worden verspreid automatisch tegen de aanbestedingsdrempels gehouden”, legt Van Zuiden uit. “Daarnaast kunnen ook de huidige contracten en de uitnutting daarvan worden weergegeven in de tool.”
Strategische waarde
Het extra inzicht dat SpendSense over de gehele breedte biedt, draagt volgens Van Zuiden ook bij aan scherper contractmanagement.
“Als je ziet hoeveel uitgaven binnen een contract vallen, kun je veel beter monitoren of je je afspraken naleeft”, legt hij uit. “Daarnaast helpt de tool bij strategische gesprekken met leveranciers of interne stakeholders. Door inzicht actueel inzicht te hebben in de uitgaven binnen een contract kun je proactief het gesprek aangaan met de leverancier of interne stakeholder.”
De strategische waarde toont zich ook in de ondersteuning van de langetermijnplanning. “Denk aan het ontwikkelen van een aanbestedingskalender of inkooptransformaties”, aldus Van Zuiden.
Zelfstandig aan de slag
Zo is SpendSense volledig ingericht om zowel private als publieke organisaties volledig de controle te geven over alle facetten van inkoop en contractmanagement. Het platform is zo ontworpen dat het naadloos aansluit op het bestaande systeemlandschap van een organisatie.
Het NIC helpt organisaties op weg met de implementatie. “We zorgen dat SpendSense volledig op maat wordt ingezet. Dat begint vaak met het voorbereiden van de data. We ondersteunen opdrachtgevers bij het inladen van hun gegevens en geven trainingen, zodat ze zelfstandig met de tool aan de slag kunnen.”
Bang dat het bureau zichzelf hiermee buitenspel zet is Van Zuiden niet. “SpendSense vormt vaak de basis voor aanvullende analyses, zoals rechtmatigheidscontroles, of het opstellen van aanbestedingskalenders. Onze consultants denken ook mee over hoe de inzichten gebruikt kunnen worden om strategische doelen te behalen, zoals kostenbesparing, compliance of duurzaamheid.”
“Omdat het technische werk grotendeels geautomatiseerd is, geeft de tool ook óns meer tijd om inhoudelijk advies te geven”, geeft hij aan. “Dat is het mooie.”
