Het NIC: Strategisch adviseur én hulplijn bij gemeente Huizen
Het zal veel organisaties bekend voorkomen: fulltime externe ondersteuning is meestal niet nodig (en vergt een behoorlijke investering), maar wat moet je als je tussendoor toch met een korte vraag zit? Het NIC biedt een antwoord op dit dilemma: de Inkoop- en Contractmanagementhulplijn. Een klant die gebruikmaakt van de hulplijn is gemeente Huizen. De gemeente wordt sinds begin dit jaar ondersteund door NIC-aanbestedingsjurist en -consultant Jolanda van der Veen. We spraken haar over de kracht van de bijzondere propositie.
Doelmatig en rechtmatig inkopen: het vormt steevast een van de lastigere uitdagingen voor gemeenten. Van groot tot klein worden gemeentelijke inkoopafdelingen geconfronteerd met een breed scala aan strategische inkoopvraagstukken.
Typische uitdagingen zijn het vinden van leveranciers die voldoen aan sociale en milieucriteria, het aangaan van langetermijncontracten voor belangrijke diensten zoals afvalverwerking en jeugdzorg en het efficiënt beheren van aanbestedingsprocedures.
Ook in Huizen – een ruim 41.000 inwoners tellende gemeente in de Gooi en Vechtstreek – spelen diverse vraagstukken. Denk aan het uitvoeren van meerdere inkooptrajecten rondom de opvang van vluchtelingen, het inzichtelijk maken van komende aanbestedingstrajecten en daarmee opstellen van de aanbestedingskalender voor 2024 en 2025, het herzien en optimaliseren van inkoopformats en -processen, het inrichten van contractmanagement en het uitbreiden van het draagvlak voor de inkoopafdeling richting de interne organisatie.
Dergelijke opgaven worden binnen gemeenten veelal opgepakt door inkoopspecialisten. Huizen heeft hiervoor een strategische inkoopadviseur en contractmanager in vaste dienst. Gezien het veelvoud aan vraagstukken, besloot de gemeente eind 2023 echter Het NIC in te schakelen, een adviesbureau gespecialiseerd in inkoop en contractmanagement in het (semi-)publieke domein.
“Huizen zocht een sparringpartner die enerzijds kan adviseren/meedenken met lopende inkoopvraagstukken en anderzijds als vraagbaak kan fungeren omtrent de strategischere vraagstukken”, vertelt managing consultant Jolanda, die Huizen sinds begin dit jaar vanuit Het NIC ondersteunt met een coaching- en begeleidingsprogramma.
Opstartfase
Voordat het programma van start ging, vond in december 2023 de kick-off plaats. “We hebben allereerst gekeken naar de behoefte bij de gemeente en deze in onderdelen uiteengezet. Vervolgens heb ik een plan van aanpak geschreven waarin alle onderdelen terugkwamen.”
De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het opgestelde programma lag bij de gemeente Huizen en de inkoopadviseur zelf, benadrukt Jolanda, die zelf enerzijds optreedt als strategisch sparringpartner en anderzijds inhoudelijk advies biedt als aanbestedingsjurist.
“We geven altijd binnen één werkdag antwoord, zodat het proces bij de klant geen vertraging oploopt.”
In de opstartfase van het programma was Jolanda vanuit deze dubbelrol dan ook geregeld fysiek aanwezig bij de gemeente om samen te werken met de strategische inkoopadviseur- en contractmanager. “In die periode zat ik eens per twee weken ongeveer vier uur op locatie. We spraken alle projecten en vraagstukken door, maakten afspraken met stakeholders en zetten acties uit.”
Altijd sparringpartner binnen handbereik
Maar wat als de inkoopafdeling van Huizen tussendoor ineens met een vraag zat waarvoor ze Jolanda’s input wel konden gebruiken? Ook dan kreeg de afdeling snel antwoord: via de Inkoop- en Contractmanagementhulplijn van Het NIC kon de gemeente haar altijd inschakelen voor advies.
“Met de Inkoop- en Contractmanagementhulplijn bieden wij klanten de mogelijkheid om kortdurende vragen – alle vragen tot vijftien minuten vallen binnen het abonnementstarief – ten aanzien van alle aspecten van inkoop en contractmanagement te stellen aan een van onze ervaren senior consultants”, licht ze de bijzondere propositie van Het NIC toe.
“Het unieke hieraan is dat we altijd binnen één werkdag antwoord geven, zodat het proces bij de klant geen vertraging oploopt”, legt ze uit. “Daarnaast wordt een vast contactpersoon binnen Het NIC toegewezen, zodat er sprake is van continuïteit en opgedane kennis van de organisatie niet verloren gaat. Zo heeft de klant gegarandeerd een sparringpartner binnen handbereik, zónder dat dit leidt tot hoge kosten.”
Gemeenten kunnen de hulplijn inschakelen voor allerlei vraagstukken. “Van het in combinatie inschrijven voor een aanbesteding tot het kijken naar mogelijkheden voor aanpassing van lopende overeenkomsten aan gewijzigde behoeften, en van het omgaan met meervoudig onderhandse aanbestedingen tot advies over doelmatig inkopen”, schetst Jolanda.
Krachtige combinatie
Ze legt uit dat de propositie juist zo krachtig is door de combinatie van persoonlijke betrokkenheid en voortdurende bereikbaarheid voor kortere vragen.
“Ik werk daadwerkelijk samen met de inkoopadviseur en de organisatie, waardoor ik één-op-één mijn kennis en ervaring kan overbrengen. Anderzijds is de investering beperkt, maar het effect maximaal. Mijn beperkte aanwezigheid dwingt om de belangrijke zaken te bespreken op een tactisch en strategisch niveau, en buiten die momenten om kan de organisatie aan de slag met de uitvoering en acties. Toch ben ik door de inkoophulplijn te allen tijde bereikbaar voor vragen.”
“De combinatie draagt bij aan een verdere doorontwikkeling van inkoop.”
Daarmee verrijken de twee elementen elkaar enorm, legt ze uit. “De kracht zit er ook in dat de inkoophulplijn zelf enkel toeziet op de beantwoording van de ad hoc-vraagstukken, en het coaching- en begeleidingsprogramma de ruimte biedt om in het verlengde van dit antwoord te kijken hoe zaken breder ontwikkeld en geborgd kunnen worden.”
“Stel dat via de inkoophulplijn een vraag wordt gesteld over een aanbesteding”, geeft ze als voorbeeld. “Dan biedt het coaching- en beleidsprogramma ook ruimte om te kijken wat deze vraag voor effect heeft op aspecten als de interne organisatie, templates en een stukje beleid. Dit maakt dat deze combinatie bijdraagt aan een verdere doorontwikkeling van inkoop.”
In control
En dit ziet Jolanda ook al terug binnen de gemeente Huizen, waar binnen enkele maanden mooie resultaten zijn geboekt.
“De eerste aanbestedingen zijn opgestart – waarvan er één zelfs al is afgerond – en de organisatie weet de inkoopafdeling inmiddels goed te vinden”, vertelt ze. “Het resultaat is een uitgebreide aanbestedingskalender, waarbij de gemeente kan anticiperen op de gevraagde capaciteit vanuit inkoop. Anderzijds is de accountant tevreden omdat Huizen aantoonbaar in control is.”
Bovendien kan Huizen via de hulplijn nog op ieder gewenst moment gebruikmaken van Jolanda’s expertise. En zelf is ze ook blij dat ze op deze manier nog altijd contact heeft met de gemeente: “Het is een ontzettend leuke en dynamische organisatie. Ik werk met heel veel plezier met ze samen.”
