Waarom aantoonbaar in control zijn cruciaal is voor inkooporganisaties
Door de toename in wet- en regelgeving is het voor inkooporganisaties steeds belangrijker om compliant te zijn. Door aantoonbaar ‘in control’ te zijn voldoen organisaties niet alleen aan de wet, maar kunnen ze ook strategische waarde ontsluiten, schrijft Michelle van Eijkelenburg van Coppa.
Wat is compliance eigenlijk?
De term compliance komt van het Engelse woord ‘to comply’, wat in het Nederlands ‘voldoen aan’ betekent. Vaak wordt dit direct in relatie gebracht met wet- en regelgeving vanuit de overheid, zoals bijvoorbeeld een toezichthouder.
Deze gedachte is juist, maar compliance is meer dan het opvolgen van wet- en regelgeving. Het gaat namelijk om het beheersen van risico’s die gevolgen kunnen hebben voor het vertrouwen in en de integriteit van een organisatie.
Het beheersen van de risico’s wordt gedaan door middel van het maken van afspraken. Dit kunnen afspraken zijn die een organisatie zelf heeft gemaakt met leveranciers, klanten en medewerkers.
Zo kan het bijvoorbeeld gaan om gedrag, namelijk integer en verantwoordelijk handelen conform de gedragscode van de organisatie. Of om compliant contractmanagement. Denk aan het up-to-date houden van verschillende certificaten en het monitoren of de leverancier de gemaakte afspraken over de manier van leveren nakomt en conform de afspraken factureert.
Zodoende zorgt de organisatie naast optimale benutting van de gemaakte (contract)afspraken ook voor het beheersen van risico’s. Naast afspraken tussen klant en leverancier kunnen het ook eenzijdige afspraken zijn die in de wet- en regelgeving zijn vastgelegd.
Denk hierbij aan de Digital Operational Resilience Act (DORA) of Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Dit zijn twee recente ontwikkelingen die veel inspanning van organisaties vragen.
Aantoonbaar in control zijn
De ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en het nut en de noodzaak om de gemaakte afspraken te benutten om zodoende risico’s te beheersen, maakt dat organisaties de behoefte hebben om aantoonbaar in control te zijn; compliant dus.
In control betekent voor organisaties dat ze vooraf weten wat de risico’s zijn, welke maatregelen daarvoor zijn getroffen, waar ze op willen sturen en daar achteraf over kunnen rapporteren. Aantoonbaar betekent voor organisaties dat zij moeten kunnen aantonen dat de gemaakte afspraken of het volgen van de wet- en regelgeving ook daadwerkelijk is gebeurd.
Impact op diverse afdelingen
Deze andere manier van denken raakt diverse afdelingen binnen een organisatie. Vanuit onze expertise bij Coppa zien wij de veranderingen bij inkoop en contract- en leveranciersmanagement.
Zo moet een inkoopafdeling tijdens de selectiefase rekening houden met de vraag of de aanbieders aan verschillende eisen van wet- en regelgeving kunnen voldoen en welke screeningszaken intern moeten passeren. De contract- en/of leveranciersmanager zal moeten sturen op het bijhouden van de gemaakte afspraken, wijzigingen in wet- en regelgeving communiceren en uiteraard ook op de kpi’s.
Het bijhouden van alle gegevens, vastleggen van informatie, vervolgens rapporteren en, indien nodig, acties ondernemen en het bijhouden van de wijzigingen in de wet- en regelgeving kan tegenwoordig als een taak – al dan niet als functie – worden omschreven. In ons werkveld zien wij dan ook dat organisaties regelmatig zoeken naar de juiste manier van organiseren.
