IT vendor lock-in? 20 tips om hiermee om te gaan
Veel organisaties zijn om verschillende redenen afhankelijk – soms zelfs te afhankelijk – van de systemen en software van hun leveranciers. Hoe kan een organisatie effectief omgaan met IT vendor lock-in? Experts van BCE geven 20 tips.
IT vendor lock-in kan bedrijven flink beperken in hun keuzes en kosten opdrijven. Afhankelijkheid van een leverancier maakt overstappen naar een andere partij vaak duur en ingewikkeld.
Dit kan vernieuwing in de weg staan en maakt een bedrijf kwetsbaar voor prijsverhogingen of minder gunstige afspraken. Of de software van andere aanbieders werkt niet goed samen met de huidige systemen, wat de groei en efficiëntie van je IT-omgeving kan belemmeren.
Toch is vendor lock-in niet per definitie slecht – soms kan het een hele bewuste keuze zijn. Maar hoe weet je wanneer je het wel of niet moet voorkomen, en hoe je de bijkomende risico’s minimaliseert? BCE deelt 20 tips om effectief om te gaan met vendor lock-in:
1: Herken de verschillende niveaus van vendor lock-in
Vendor lock-in kent diverse vormen. Het kan gaan om technologie (zoals Microsoft of Salesforce), implementatiepartners (er is bijvoorbeeld maar één leverancier van een specifiek ERP-systeem in Nederland) of geïntegreerde componenten van derden. Inzicht in deze niveaus is cruciaal voor het verkrijgen van grip.
2: Begrijp waarom vendor lock-in nu relevant is
Het is belangrijk om te onderzoeken waarom vendor lock-in op dit moment een aandachtspunt is. Welke concrete problemen of risico’s maken dit onderwerp urgent? Dit voorkomt dat het een abstract debat wordt en biedt richting voor verdere acties.
3: Accepteer dat bewuste vendor lock-in voordelen kan bieden
Een strategische keuze voor vendor lock-in hoeft niet per definitie negatief te zijn. Bewust investeren in een sterke relatie met een leverancier kan voordelen opleveren. Met voldoende aandacht en geduld kan de afhankelijkheid zelfs nauwelijks als probleem worden ervaren.
4: Ken de verschillen tussen soorten IT-leveranciers
Het strategisch sourcingmodel van McKinsey biedt een nuttig kader om IT-leveranciers in vier categorieën te verdelen. Dit helpt bij het bepalen van de juiste aanpak. De strategie voor Microsoft 365-licenties verschilt immers sterk van die voor een SAP-implementatiepartner.
5: Kies bewust tussen single- en multi-vendor
Soms is het niet noodzakelijk om volledig afhankelijk te zijn van één IT-leverancier. Overweeg de voor- en nadelen van samenwerken met meerdere leveranciers. Bijvoorbeeld: hosting, AI-modellen en dataplatformen hoeven niet allemaal bij één partij, zoals Google, ondergebracht te worden.
6: Wees niet afhankelijk van meerdere lagen
Wanneer een organisatie tegelijkertijd afhankelijk is van een specifieke technologie, een exclusieve implementatiepartner én unieke maatwerkcomponenten, ontstaan kwetsbare situaties. Deze combinatie leidt vaak tot complexe en dure oplossingen die moeilijk te vervangen of aan te passen zijn.
7: Investeer in een goede architectuur
Een sterk IT-landschap en een krachtige IT-organisatie ontstaan niet zomaar, maar worden stapsgewijs ontwikkeld. Vendor lock-in kan hierbij het gevolg zijn van gebrekkig of ontbrekend architectuurdenken. In dat geval komt het als vervelende verrassing, in plaats van een uitwerking van een bekend risico.
8: Beperk maatwerk tot het noodzakelijke
Maatwerk moet – of het nou om high-, low- of no-code gaat – niet leiden tot afhankelijkheid van één IT-leverancier. Ervan uitgaande dat standaardsoftware geen optie is, is het raadzaam om in ieder geval te investeren in overdraagbaarheid van het maatwerk.
9: Weet wat wel/niet jouw intellectueel eigendom is
Bij het afnemen van software is het meestal overduidelijk dat er geen sprake is van eigenaarschap bij de afnemer. Echter, bij maatwerk werkt dat net anders. Een afnemer moet goed in kaart hebben wat wel/niet van hem is, om pijnlijke en dure verrassingen bij een exit te voorkomen.
10: Onderzoek de mogelijkheden voor een escrow
Een escrow garandeert dat je als klant in bepaalde gevallen kunt beschikken over de laatste broncode van het afgenomen softwarepakket. Zo’n regeling is niet alleen handig bij het faillissement van een IT-leverancier, maar biedt ook meer zekerheid wanneer je besluit over te stappen op een andere leverancier. Het maakt de transitie minder risicovol en complex.
11: Controleer data-exportmogelijkheden
Het is cruciaal om precies te weten welke data uit het systeem gehaald kan worden en in welke formaten dit gedaan kan worden. Daarnaast moet duidelijk zijn hoelang toegang tot deze data mogelijk is en waar eventueel de hulp van de IT-leverancier nodig is. Door dit goed vast te leggen, kan de werking altijd doorgaan zonder verlies van belangrijke data.
12: Maak afspraken over prijsindexering
Het is belangrijk om prijsindexering vooraf goed te regelen. Door maximale prijsverhogingen expliciet in het contract op te nemen, kunnen onverwachte kostenstijgingen voorkomen worden. Het komt nog vaak voor dat aanzienlijke prijsstijgingen, bijvoorbeeld door gewijzigde licentiemodellen, de reden zijn om een IT-oplossing vaarwel te zeggen.
13: Kies voor actief contractbeheer
Zorg voor duidelijke afspraken, niet alleen over prijzen, maar ook over andere belangrijke voorwaarden. Monitor de naleving van het contract en maak, waar nodig, aanvullende afspraken gedurende de looptijd. Wanneer er nieuwe of aangescherpte inzichten ontstaan, moet het mogelijk zijn om deze te bespreken en aan te passen.
14: Ontwikkel meteen een exitstrategie
Werk zo vroeg mogelijk een exitstrategie uit, liefst samen met de IT-leverancier. Zo kan het in een positieve sfeer worden vastgelegd. Bepaal tegelijkertijd de redenen om afscheid te nemen: onder welke omstandigheden zal de exitstrategie daadwerkelijk nodig zijn? Door dit van tevoren te regelen, wordt het proces gemakkelijker als het ooit nodig is.
15: Leg overstapkosten duidelijk vast
Het is essentieel om in zo’n exitstrategie ook afspraken te maken over de kosten van een eventuele overstap. Als dit niet vooraf wordt geregeld, is de kans groot dat de oude IT-leverancier in geval van een scheiding onverwacht hoge rekeningen zal sturen. Door dit van tevoren vast te leggen, worden onduidelijkheid en hoge kosten voorkomen.
16: Zorg voor een right to audit
Leg vast dat er de mogelijkheid is om tussentijds, eventueel door een externe partij, te controleren of de leverancier zich houdt aan de afgesproken ontwikkelstandaarden, kwaliteitseisen en documentatie. Gebruik dit recht echter niet alleen als de relatie verslechtert, omdat dit een negatief signaal kan afgeven.
17: Volg een professioneel inkoop- en selectietraject
Simpel gezegd: door de juiste technologie en implementatiepartner te kiezen, zal de term vendor lock-in waarschijnlijk nooit relevant zijn. Inkoop is een vak op zich, en de inkoop van IT-oplossingen is een specialistisch onderdeel van dat vak. Het is belangrijk om dit proces serieus te nemen en niet te onderschatten.
18: Neem juristen vroegtijdig mee in het proces
De grootste waarde van IT-juristen komt niet pas aan het einde van het proces, wanneer alles al is geregeld en ze als vertragers worden gezien. Het is veel effectiever om juristen vanaf het begin te betrekken, zodat zij kunnen meedenken en bijdragen aan het opstellen van solide contracten en afspraken.
19: Evalueer continu
Voer regelmatig het eerlijke gesprek en wees niet bang voor het onderwerp vendor lock-in. Zorg ervoor dat het begrip nooit een probleem wordt door het te adresseren voordat het zich ontwikkelt. Door constante evaluaties en open communicatie kan dan ook voorkomen worden dat vendor lock-in de organisatie in zijn greep krijgt.
20: Voeg je bij een gebruikersalliantie
Door afstemming te organiseren met andere klanten van dezelfde IT-leverancier, kan een sterke gebruikersalliantie worden gevormd. Samen kunnen klanten veel meer invloed uitoefenen op de leverancier, bijvoorbeeld wat betreft de ontwikkeling van de roadmap, werkwijzen en andere belangrijke aspecten.
Vendor lock-in is niet altijd te voorkomen, maar met de adviezen van BCE kunnen organisaties de risico’s van een IT vendor lock-in wel zoveel mogelijk beperken en hun operationele flexibiliteit vergroten.
