Nieuwe abonnementsdienst van VFM Facility Experts versterkt de contractmanager
VFM Facility Experts heeft een dienst gelanceerd voor facilitaire organisaties die hun contractmanagement naar een hoger niveau willen tillen. De nieuwe Contractmanagement as a Service-propositie biedt ondersteuning langs de hele cyclus, van advies tot aan beheer en continu verbeteren.
Een contract afsluiten is één. Waar het uiteindelijk om gaat, is dat de gemaakte afspraken ook goed worden nageleefd, en – mogelijk nóg belangrijker – dat de maximale waarde wordt gehaald uit deze afspraken. Dit is heel kort samengevat waar contractmanagement zich op richt.
Goed contractmanagement zorgt bijvoorbeeld dat een leverancier wordt beoordeeld op de geleverde prestaties. Het kan er ook aan bijdragen dat hernieuwde afspraken gunstiger zijn – denk onder meer aan kostenbesparingen. Zo kunnen onbenutte kostenposten worden geschrapt van de uitgavenlijst.
“Dit soort voordelen kunnen samen optellen tot serieuze bedragen”, zegt Erik van Prooijen, senior consultant bij VFM Facility Experts. “Onderzoek toont aan dat volwassen contractmanagement kan zorgen voor een kostenbesparing van vijf tot tien procent van de totale inkoopkosten.”
Toch ontsluiten de meeste organisaties deze waarde niet volledig: volgens schattingen wordt zo’n driekwart van alle contracten niet slim gemanaged. “Daar zijn tal van redenen voor”, aldus Van Prooijen. “Vaak heeft het te maken met een gebrek aan capaciteit of kennis en kunde, of onvoldoende bewustzijn van het belang van het thema.”
Contractmanagement as a Service
VFM Facility Experts helpt organisaties al vele jaren bij het professionaliseren van hun contractmanagement. Traditioneel richt het bureau zich daarbij vooral op de advieskant – denk aan het adviseren over de inrichting van contracten en het begeleiden van aanbestedingsprocessen.
Met zijn nieuwe Contractmanagement as a Service-propositie breidt het bureau zijn dienstverlening nu uit naar de gehele contractmanagement life-cycle, tot en met het doorlopend beheer van de contracten.
“We merkten dat we steeds vaker werden ingeschakeld om ook aan boord te blijven na de implementatie van een contract, tijdens de beheerfase”, zegt Van Prooijen. “Om klanten ook daarin optimaal te helpen, hebben we nu onze service gelanceerd. In de beheerfase ondersteunen we bij het realiseren van de contractdoelstellingen, het borgen van de verplichtingen en het mitigeren van risico’s.”
Zo ondersteunt VFM Facility Experts contractmanagers op alle niveaus – strategisch, tactisch en operationeel – met de diverse uitdagingen waarmee ze te maken krijgen. “Er komt veel af op contractmanagers”, aldus Van Prooijen. “Wij helpen ze met het zo goed mogelijk uitvoeren van hun functie.”
Anders dan bij veel andere ‘as a Service’-proposities, betreft het dan ook geen simpele uitbestedingsdienst, benadrukt hij. “Het is een aanvulling op hun rol – we nemen de boel niet over, maar ondersteunen de contractmanager in diens rol.”
Vinger aan de pols
Dat daar steeds meer behoefte aan is verbaast Van Prooijen niet. “Het wordt almaar belangrijker om goed de vinger aan de pols te houden op het gebied van contractnaleving, samenwerking met leveranciers en heronderhandelingen. Neem prijsstijgingen en indexaties, of de vele cao-verhogingen die worden doorgevoerd. Dit vraagt om meer aandacht voor contractmanagement.”
Ook de snelle ontwikkelingen tijdens en na de coronapandemie dragen hieraan bij. “Bedrijven zijn zich meer bewust geworden van het belang van weerbaarheid, en inkoop en contractmanagement spelen daarin een centrale rol.”
De meest recente grote ontwikkeling is wellicht de komst van de CSRD. De nieuwe regelgeving verplicht bedrijven niet alleen om te rapporteren over hun eigen ESG-prestaties, maar óók die van hun leveranciers. “Daardoor wordt het ook belangrijk om de leverancier te kunnen monitoren én samen te werken op dit gebied.”
Volledig gepersonaliseerd
Kortom, meer dan genoeg uitdagingen waarin VFM Facility Experts contractmanagers kan ondersteunen met zijn nieuwe Contractmanagement as a Service-propositie.
“Met onafhankelijk advies, actuele marktkennis en inhoudelijke toetsing van naleving van het contract helpen we contractmanager meer waarde te halen uit de contracten en betere aansluiting te vinden bij de organisatiedoelstellingen”, vat Van Prooijen samen.
Organisaties die gebruik willen maken van de dienst kunnen kiezen uit drie pakketten, die aansluiten bij de wensen en grootte van het contractmanagement. “Net als in onze adviestrajecten met klanten, kan ‘Contractmanagement as a Service’ ook worden gepersonaliseerd met een maatwerkoplossing., afgestemd op de specifieke behoeften van onze klanten. Zo kunnen we iedere organisatie optimaal ondersteunen.”
