Apps om de digitale samenwerking binnen teams te bevorderen
In het huidige digitale tijdperk is effectief werken op afstand een essentiële voorwaarde voor succes. Slimme apps en tools spelen hierbij een onmisbare rol.
Vandaag de dag wordt er steeds vaker op afstand gewerkt, waarbij meetings voornamelijk digitaal plaatsvinden. Als mensen al naar kantoor komen, is dat meestal voor brainstormsessies, om escalaties op te lossen of voor gezamenlijke vergaderingen.
Het zogeheten hybride werken is met de komst van verschillende tools steeds makkelijker geworden. Deze tools faciliteren niet alleen online vergaderingen, maar helpen bijvoorbeeld ook bij het bijhouden van taken binnen projecten, het schrijven van uren, enzovoorts. De meeste tools worden als SaaS-dienst (‘software as a service’) aangeboden en kunnen zowel via de browser of smartphone worden gebruikt.
Om hybride werken succesvol te implementeren is het belangrijk om de juiste tools in te zetten. Hieronder volgen vijf belangrijke succesfactoren die organisaties helpen om effectief samen te werken op afstand en op kantoor:
#1: Samenwerken met Google Workspaces of Microsoft Office 365
Werk samen met collega’s aan dezelfde documenten binnen Google Workspaces of Microsoft Office 365. Deze suites bieden mogelijkheden om presentaties voor te bereiden, rapporten uit te werken en bijvoorbeeld formulieren vorm te geven voor onderzoeken.
Het voordeel van dergelijke suites is dat je alle benodigde tools op één plek vindt. Waar bestanden voorheen lokaal werden opgeslagen, kan dat nu volledig online. Niet alleen bevordert dit de samenwerking, ook zijn bestanden voortaan vanaf ieder apparaat te bereiken. Veel bedrijven zijn tijdens de pandemie naar een dergelijke cloud-oplossing verhuisd.
#2: Bijhouden van projectwerkzaamheden met ClickUp, SmartTask, Asana en Jira
Voor het bijhouden van de status van taken binnen projecten zijn er verschillende soorten tools beschikbaar. Populair zijn tools als ClickUp, SmartTask, Asana en Jira. Deze tools zorgen voor overzicht in de wirwar aan taken die nog gedaan moeten worden. Ook kunnen hiermee taken worden toegewezen aan teamleden en kan men collega’s de gewerkte tijd aan projecten laten bijhouden.
ClickUp is een alles-in-één platform voor projectbeheer, waar teams hun taken, doelen en tijd kunnen bijhouden. SmartTask biedt vergelijkbare functies, met een sterke focus op samenwerking en voortgangsmonitoring. Asana helpt teams bij het plannen, organiseren en volgen van werkprocessen, terwijl Jira, dat vooral populair is onder softwareontwikkelingsteams, geschikt is voor het beheren van agile projecten met tools zoals Scrum en Kanban.
#3 Online meetings met Microsoft Teams of Zoom
Microsoft Teams en Zoom zijn twee populaire platforms voor online vergaderingen en samenwerken. Microsoft Teams biedt functionaliteiten zoals videobellen, chatten en het delen van bestanden binnen één platform. Zoom is vooral bekend om zijn gebruiksvriendelijke videoconferentie-opties, inclusief schermdeling en het gebruik van breakout rooms.
Beide tools zijn compatibel met verschillende apparaten. Zo zijn Microsoft Teams of Zoom te gebruiken op allerlei soorten laptops (bijvoorbeeld: op een MacBook of een Acer laptop), en met alle moderne besturingssystemen, waaronder Apple OS X of Microsoft Windows).
#4: Chatten met collega’s met Discord, Slack of Google Chat
Soms is het niet nodig om elkaar te bellen, vooral bij kleine vragen die maar weinig toelichting vereisen. Verschillende apps faciliteren snelle communicatie via chatberichten. Populair zijn bijvoorbeeld Google Chat en Microsoft Teams, die deel uitmaken van respectievelijk de Google Workspaces en Microsoft Office 365-suite.
Alternatieve applicaties zijn Discord en Slack. Discord is gericht op chat- en spraakcommunicatie binnen groepen, terwijl Slack vooral wordt gebruikt voor teamcommunicatie en samenwerking. Beide zijn beschikbaar via de browser en als apps voor laptops en telefoons. Daarmee bieden ze veelzijdige oplossingen voor communicatie op verschillende apparaten.
#5: Online brainstormen met Miro of Lucidspark
Voor effectieve online brainstormsessies kunnen whiteboard-tools als Miro en Lucidspark uitkomst bieden.
Miro is een online whiteboard-tool die teams ondersteunt bij het samenwerken aan ideeën. Het biedt een digitale ruimte waar meerdere gebruikers tegelijkertijd hun gedachten kunnen verzamelen en visualiseren, zoals door middel van planningen, modellen of flowcharts. Gebruikers kunnen ook commentaar geven via digitale post-its.
Een andere bekende tool voor online brainstormen is Lucidspark. Lucidspark biedt een virtueel whiteboard voor samenwerking en ideevorming, waar teams gezamenlijk kunnen schetsen, notities kunnen maken en hun ideeën kunnen organiseren. Beide tools zijn ontworpen om het brainstormproces op afstand te faciliteren en de samenwerking te verbeteren.
