Bisnez: 5 voorwaarden een voor succesvol project

12 oktober 2012 Consultancy.nl

Uit onderzoek van Standish Group blijkt dat maar 32% van ICT projecten die wereldwijd worden opgestart succesvol worden afgerond. Peter Noordam, adviseur bij Bisnez Management, heeft een top vijf opgesteld van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol project.
 
1. De allerbelangrijkste voorwaarde is rol van de opdrachtgever.
Een succesvol project heeft een opdrachtgever die zich écht verantwoordelijk voelt; voor het succes van zijn project, die ’s nachts wakker ligt als het project tegenslag heeft; die van de start tot het einde betrokken is; die voldoende mandaat en gezag heeft om veranderingen door te voeren in zijn organisatie. Daarnaast is het belangrijk dat een opdrachtgever (vaak de voorzitter van een stuurgroep) een intensieve, respectvolle en vertrouwelijke relatie heeft met zijn projectmanager. In de praktijk is dit natuurlijk lastig. Eindverantwoordelijke opdrachtgevers zitten vaak te ver van de operatie af, hebben een drukke agenda en delegeren hun verantwoordelijkheid naar beneden. Programma’s gaan vaak over afdelings- organisatiegrenzen heen, met als gevolg meerdere eigenaren. Mijn advies als er geen duidelijke opdrachtgever gevonden kan worden, gewoon niet starten met het project.
 
2. De tweede hele voor de hand liggende voorwaarde is een goede business case.
De afgelopen maand heb ik weer een aantal business cases mogen evalueren. Goed dat ze er zijn, want er starten nog steeds ICT projecten zonder voorafgaand een duidelijke kosten, baten en risico analyse. De business cases die ik gezien heb, voldeden geen van allen aan de minimum eisen; waren geschreven door de beoogd projectleider; de benefits waren vaag en alleen kwalitatief beschreven; de kosten beperkt tot de projectkosten; het ‘nulscenario’: wat gebeurt er als we niets doen? ontbrak. Ook antwoord op de vragen: ‘wie is verantwoordelijk voor het binnenhalen van de benefits, kortom wie moet zorgen dat na oplevering van het project de organisatie ook echt efficiënter gaat werken, was slecht uitgewerkt.
 
Mijn advies: de opdrachtgever is verantwoordelijk voor een goede business case. Als verwachte benefits te vaag of te complex zijn, doe dan je huiswerk over tot je wel kan aangeven wat het voorgesteld project voor je moet betekenen. Betrek alle partijen bij het opstellen en laat je ondersteunen door mensen met ervaring.
 
3. Reviewen is bijsturen, auditen is de achteruitkijkspiegel.
Zorg dat je in en rondom het project voldoende kritische mensen hebt rondlopen. Maak afspraken met je projectleider over regelmatige reviews. Organiseer dus je eigen kritiek. Beperk de reviews niet tot het project, maar betrek hierbij nadrukkelijk de omgeving van het project (boards, stuurgroepen, klankbordgroepen, etc.). Audits zijn formeel, kosten vaak meer tijd en auditors willen zaken zeker weten voor ze tot een uitspraak komen. Auditors komen met bevindingen, reviewers komen met aanbevelingen. Ook hier: meten is weten, maar ongeveer zegt vaak meer en bij projecten is snelheid essentieel om nog bij te kunnen sturen.
 
4. Hang je niet op aan een methode.
Prince2 en MSP zijn prima projectmanagement methoden. Ze zorgen voor een kader en een gemeenschappelijke taal. Prince2 is vooral voor opleidingsdoeleinden bijzonder geschikt. Maar ik ken geen enkele organisatie die deze projectmanagement methodes integraal toepast. Het overbekende PINO (Prince in Name Only) kom ik het meeste tegen. Een ervaren projectmanager zal dankbaar gebruik maken van dit soort methoden, maar begrijpt ook dat projecten maatwerk zijn en dat hij te maken heeft met mensen en een omgeving. Ik hoorde pas de uitspraak: “een beginnend projectleider besteedt 90% van zijn tijd aan de sturing van zijn project en 10% aan zijn omgeving. Bij een ervaren projectleider is dit precies andersom.
 
5. Halveer het aantal projecten.
Veel projecten worden gestart om de incompetentie of de starheid van de ‘lijn’ te camoufleren. Kleine aanpassingen die eigenlijk in de staande organisatie zouden moeten worden opgelost, worden opgetild tot projecten. Veel andere projecten worden gestart om de manager van een probleem te verlossen of een probleem naar achteren te schuiven. Daarnaast weten we inmiddels allemaal dat teveel projecten de ‘going concern’ verstikken. ‘Key users’ die full time bij verschillende projecten rondhollen, gefrustreerde afdelingen en ruime gelegenheid voor medewerkers en management om zich te verschuilen in projecten. Kortom stop hiermee.


Profiel
Meer nieuws over
×
×
Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius - a company of RoyalHaskoningDHV AevesBenefit Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting Bain & Company Baker Tilly BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bewegin Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management BOLD Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Cegeka Consulting Cmotions COMATCH Common Eye Conclusion Count & Cooper CPMview Critical Minds De Issuemakers De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Drijver en Partners Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting Eurekon EY EY-Parthenon Finext First Consulting Flowant flowresulting Fronteer FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hogenhouck m&a Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kearney Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer METRI MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens Mount Consulting MSR Consulting Group NEWCRAFT Ngenious Node1 Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners Prowareness PwC Quint Quintop Raad van Toekomst RedFoxBlue ResidentieProfs Rijnconsult Riverwise Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners SeederDeBoer Sia Partners Significant Groep Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Staffing MS Strategy& Student Consultancy Group Student Consultant Summiteers Supply Value Symbol Synechron The Next Organization TIC Advisory Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Velox Vintura VODW Volt Strategy Voogt Pijl & Partners WIN Xebia Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup