Bisnez: Waarom mislukken IT projecten bij de overheid?

Het mislukken van ICT projecten bij de overheid: al jaren in het nieuws en nog steeds hot. In diverse media wordt regelmatig bericht over het falende ICT-beleid bij de overheid.Hoogleraar Arie Boonstra had in mei van dit jaar als centrale stelling van zijn oratie: ‘grote ICT-projecten gedoemd te mislukken’. Ook de Rekenkamer zit bovenop dit dossier en formuleerde onlangs haar stevige kritiek op de ICT organisatie van de Politie. Bovendien becijferde zij wat het mislukken van ICT projecten de samenleving jaarlijks kost: €7 miljard (ter vergelijk, dit jaar gaat er €4 miljard naar Ontwikkelingshulp). Kortom, nog steeds veel mis en het lek is nog niet boven. 

De vraag is nu of de private sector het beter doet maar vooral ook wie aan zet is binnen de overheid om het lek boven te krijgen. 

In het bedrijfsleven gaat het ook met regelmaat mis met ICT implementaties. Bekende voorbeelden zijn Van Lanschot Bankiers, Hagemeyer en Nestlé waar de eindstreep niet werd gehaald of pas na een verdrievoudiging van de kosten. Feit is echter dat mislukkingen of overschrijdingen in de commerciële sector minder het nieuws halen. Er is geen belastinggeld mee gemoeid waardoor er geen politieke aandacht voor is en bedrijven zijn zeer alert om dit soort koersgevoelige informatie buiten de media te houden. Toch doet het bedrijfsleven het gewoon beter. 

Oorzaken
In de eerste plaats ontbreekt bij de overheid de tucht van de markt die bij elke gezonde onderneming zorgt voor een alertheid om de balans kosten versus opbrengsten gezond te houden. Een tweede oorzaak is de onstuitbare, vaak politiek ingegeven, neiging naar het neerzetten van een iets groots waarbij er geen weg terug is. Het gewenst maatschappelijk effect wordt dan uit het oogverloren en alle aandacht gaat uit naar het gekozen middel. Voorbeelden zijn het eenvoudiger kunnen uitwisselen van patiëntgegevens focus ligt op het middel EPD) of het vergemakkelijken van het dagelijkse operationele politiekwerk (focus ligt op het systeem Handhaving).

Bovendien bedenkt een leverancier zich wel twee keer voordat het tegen de opdrachtgever zegt dat het project te ambitieus is. Want hoe complexer hoe meer uren er gefactureerd kunnen worden. Tenslotte mag niet vergeten worden dat de overheid het vaak lastiger heeft dan het bedrijfsleven. Vanwege de diversiteit in doelstellingen (niet alleen financieel maar ook maatschappelijk) en het complexe speelveld (wat weliswaar hoort bij een goed functionerende democratie) is het realiseren van een ICT oplossing binnen de overheid een voortdurend balanceren tussen enerzijds tempo maken en resultaten boeken en anderzijds het ‘masseren’ van de stakeholders en het verkrijgen van (politiek) draagvlak. 

De sleutel om bij de overheid mislukkingen tegen te gaan ligt bij de opdrachtgevers die zich bij grote projecten vaak onbewust buitenspel laten zetten. Juist deze bestuurlijk verantwoordelijken binnen ministeries, gemeenten of publieke uitvoerders blijven met de gebakken peren zitten als het project mislukt. De hooggespannen verwachtingen worden niet waargemaakt, belastinggelden zijn niet doelmatig besteed (zie de vele onderzoeken van de Rekenkamer) maar bovenal de maatschappelijke opgave waaraan het systeem een bijdrage moest leveren is niet ingevuld. Feitelijk betekent dit dubbele pech voor de belastingbetaler: hun geld wordt niet goed besteed (geen efficiency) en de maatschappelijke doelen worden niet gehaald (geen effectiviteit). 

Hoe kan dit anders?
Allereerst moeten opdrachtgevers beseffen dat hun rol cruciaal is voor een voorspelbaar verloop van het project en dat zij bovenal tijd moeten besteden. Delegeren aan een goede programmadirecteur of projectleider is prima maar de opdrachtgever moet zelf aan de bal blijven en is verantwoordelijk om de beloftes van het ICT project waar te maken. 

Ten tweede zijn er een aantal concrete acties. Zoals blijven doorvragen voor welk probleem het ICT project een oplossing is. Moet de pijn die er is wel verzacht worden en is daar een complexe ICT-oplossing voor nodig? Dit betekent ook om niet te vertrouwen op één scenario en vooraf al na te denken over de exit strategie. Om welke redenen en op welk moment moet er lef getoond worden om de stekker uit het project te halen? En lopen de vorderingen van het project gelijk op met de benoemde mijlpalen in de businesscase? Daarnaast behoort het bevorderen van eenvoud en het bewaken van de scope tot de taken die de opdrachtgever zeer serieus moet invullen. 

Tenslotte zijn het de mensen die het project maken of breken. Nooit de techniek. Dit betekent dat de opdrachtgever een gezond wantrouwen moet hebben en het besef dat de echte risico’s anders zijn dan de risico’s die worden benoemd in de meeste prachtig opgetuigde risicoanalyses. 

Kortom, opdrachtgevers moeten hun rol pakken om aan de bal te blijven. Dit kost tijd en vooral ook energie om continu alert te blijven. Het vraagt van opdrachtgevers het vermogen om de focus te houden op het gewenst eindresultaat en niet op de machine die wordt gebouwd om dit doel te bereiken. 

Een artikel van Peter-Willem van Lindenberg, werkzaam bij adviesbureau Bisnez Management.