De voordelen van het integreren van inkoop en finance voor overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties kiezen er steeds vaker voor om hun inkoop- en financefunctie met elkaar te verbinden. Sander Hildebrand en Richard Legierse van iQibt leggen uit wat de voordelen zijn van zo’n geïntegreerde aanpak.
Binnen de overheid zijn instanties vandaag de dag bezig met het professionaliseren en digitaliseren van hun inkoop- en finance-afdelingen. Het is een trend die al geruime tijd gaande is, maar wat opvalt in de markt is dat steeds meer instanties ervoor kiezen om de twee processen niet langer afzonderlijk van elkaar te laten opereren.
Met een totale inkoopwaarde van meer dan €85 miljard aan producten en diensten, geldt de Nederlandse overheid als de grootste speler op de inkoopmarkt. Dit maakt overheidsinkoop een cruciale factor in de economie.
De rol van inkoop is de laatste jaren bovendien steeds prominenter geworden. Dat werd in de coronacrisis maar al te goed duidelijk. De overheid stond enorm onder druk als gevolg van omvangrijke en impactvolle inkoopuitdagingen – denk bijvoorbeeld aan het tijdig veiligstellen van voldoende mondkapjes en vaccins.
Tijdens corona zagen de inkopers van het Rijk zich niet alleen geconfronteerd met enorme bedragen, maar moesten deze ook nog eens in recordtijd afhandelen. Dit vormde een uitdaging voor de inkopers, die gewend zijn aan gestructureerde processen. Daar bovenop moeten zij de laatste jaren met steeds meer factoren rekening houden, zoals de duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN en nieuwe aanbestedingsmethoden. Ook moeten ze steeds vaker samenwerkingen aangaan met andere partijen.
Dit alles maakt dat overheidsinkopers, op alle niveaus, slimmer moeten inkopen en onder toenemende druk zijn komen te staan. En dat, in het bijzonder in crisistijden, de noodzaak van een efficiënt inkoopapparaat des te duidelijker is geworden.
Inkoop en finance integreren
Vandaar dat steeds meer overheidsorganisaties tegenwoordig druk bezig zijn om hun inkoopapparaat te professionaliseren. In de markt is daarbij zichtbaar dat steeds meer instanties ervoor kiezen om de inkooppraktijk steeds nauwer te integreren met hun finance-afdeling.
Het is een trend die Richard Legierse en Sander Hildebrand, respectievelijk Partner en Principal Consultant bij iQibt, vanuit hun ervaringen alleen maar kunnen toejuichen. “Het integreren van inkoop en finance is voor overheidsinstanties van onschatbare waarde”, stelt Legierse.
Hildebrand ziet echter dat veel overheidsinstanties nog heel wat stappen te zetten hebben op dit vlak. “Bij overheidsorganisaties waar nog traditionele (legacy) IT-systemen draaien, lopen de stromen van finance en inkoop vaak nog afzonderlijk van elkaar. En die scheiding brengt verschillende integratie-uitdagingen met zich mee.”
“Als je inkoop- en financiële processen naadloos integreert, krijg je een veel beter beeld van de hele keten.”
“In een tijd waarin de roep om snelheid, transparantie en efficiëntie voorop staat, realiseren veel overheden zich dan ook dat actie nodig is”, aldus Hildebrand. “Die actie zou moeten bestaan uit het integreren van inkoop en finance in één gestroomlijnd systeem. Overheidsinstanties kunnen zo uiteenlopende belangrijke voordelen ontsluiten.”
Beter beeld van de keten
Om te beginnen kunnen overheidsorganisaties zichzelf daarmee voorzien van een holistisch beeld. “Als je inkoop- en financiële processen naadloos integreert, krijg je een veel beter beeld van de hele keten. Je kunt eenvoudiger rapporteren en bovendien rapporteer je met de juiste data, waardoor de rapportages minder foutgevoelig zijn.”
Een concreet voorbeeld van de voordelen van integratie is te vinden in het spendmanagement bij de Rijksoverheid. “Doordat alle inkoop- en financiële data over meerdere departementen heen op één platform staan, kan op integraal niveau gerapporteerd worden over de uitgaven”, legt Legierse uit. “Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden binnen gebieden waar kostenbesparingen of betere voorwaarden kunnen worden afgesloten, of voor het strategische inkoop- en budgetteringsproces.”
Een geïntegreerde aanpak biedt ook aanzienlijke voordelen voor de dienstverlening aan klanten – leveranciers, afnemers of andere stakeholders. “Doordat je geen versnipperde dossiervorming hebt, kun je klanten met één druk op de knop van alle benodigde informatie voorzien”, zegt Hildebrand. "Er is één bron en dus ook één waarheid. Dit is een niet te overschatten voordeel dat bij veel organisaties nog niet is gerealiseerd.”
Gebruiksvriendelijker werken
Voor medewerkers op de werkvloer kan het integreren van inkoop en finance het werk een stuk prettiger maken. Hildebrand: “Collega’s in inkoop en finance zijn immers vaak veel tijd kwijt aan het werken in hun verschillende systemen. Zodoende kan werken vanuit één enkel systeem diverse voordelen opleveren; van grote functionele verbeteringen (geen synchronisatieproblemen en interfaces meer) tot beter overzicht en efficiënter maar vooral gebruiksvriendelijker werken.”
“Een groot voordeel van een geïntegreerd systeem is dat de stabiliteit van het proces toeneemt.”
Volgens Legierse kan SAP, de grootste ERP-systeemleverancier voor (grotere) overheden, hierbij als voorbeeld dienen. “Een groot voordeel van een geïntegreerd systeem is dat de stabiliteit van het proces toeneemt. In ‘oude’ inkoopomgevingen zijn vaak verschillende interfaces gebouwd voor stamgegevens en voor diverse transactiegegevens. Met het nieuwe systeem zijn die verschillende interfaces niet meer nodig door het samenbrengen van de twee processen.”
…en ga zo nog maar even door
Naast meer overzicht en stabiliteit en een hogere gebruikersvriendelijkheid, biedt het integreren van inkoop en finance volgens Legierse en Hildebrand nog tal van andere voordelen. “Minder fouten in het bestelproces door betere brondata, een hogere factuurdoorloop, een helderder autoriteitsmanagement voor onder meer betalingen en de 3-weg match, en een centrale plek voor dataonderhoud", noemt Legierse nog enkele voordelen op die iQibt geregeld bij overheidsklanten gerealiseerd ziet worden.
En waar de overheid natuurlijk breed en divers is (van groot tot klein, van provincie tot gemeente) zal niet iedere overheidsinstantie ervoor kiezen om zijn inkoop- en finance-afdelingen te laten integreren (lees: te kiezen voor een geïntegreerd ERP-systeem).
“In de basis heeft iedereen dezelfde informatiebehoefte en dezelfde behoefte aan functionaliteit”, legt Hildebrand uit. “Toch zal iedere organisatie zijn eigen afweging moeten maken, en hier is het raadzaam om de voors en tegens voor de twee kernprocessen – ‘source to contract’ en ‘purchase to pay’ – onder de loep te nemen.”
Stroomversnelling
Vooruitkijkend, verwachten de twee experts van iQibt in elk geval dat de zichtbare verschuiving naar meer samenwerking tussen finance en inkoop de komende jaren in een stroomversnelling zal komen. “De overheid investeert fors in IT-vernieuwing, en het belang van een gestroomlijnd inkoopproces en een solide financieel huishouden staat hoog op de agenda”, aldus Legierse.
Belangrijk is dat overheidsinstellingen die hier werk van maken, vooraf wel goed nadenken over de scope. “Kijk niet alleen naar de systeemimpact, maar ook naar de organisatorische implementatie”, geeft Hildebrand tot slot aan. “Zorg dat je hierbij de input ophaalt van alle gelederen binnen de afdelingen, en besteed voldoende aandacht aan de changekant van de verandering.”
