Het professionaliseren van de bedrijfsvoering van provincies
Nederlandse provincies zijn doorlopend bezig met het professionaliseren van hun bedrijfsvoering. Frank van Grevenstein van iQibt legt uit welke stappen gezet kunnen worden en deelt praktische tips voor een succesvolle transformatie.
IT-oplossingen en moderne bedrijfsvoering zijn essentieel om de hedendaagse en toekomstige uitdagingen zoals klimaatverandering, woningtekorten en vergrijzing te beantwoorden.
Slimme digitale technologieën kunnen deze en meer uitdagingen het hoofd bieden. Een goed inzicht in processen, informatie en architectuur is daarbij essentieel.
Het vormgeven van een effectieve organisatiestrategie begint met het accuraat in kaart brengen van de vitale processen binnen de provincie. Deze processen, die vaak maatwerk zijn op basis van de specifieke context en prioriteiten van de provincie, vormen de kern van de organisatie.
De kernbedrijfsprocessen worden als eerste geïdentificeerd en vervolgens wordt er nauw gekeken hoe deze kunnen worden geoptimaliseerd. Neem daarbij de burgerbehoeften als uitgangspunt. Alle verkregen inzichten kunnen worden doorvertaald naar een geoptimaliseerde bedrijfsstructuur die leidt tot een betere dienstverlening en een sterkere binding met de burgers.
Datagedreven besluitvorming
Een belangrijk onderdeel van een toekomstgerichte bedrijfsvoering is effectief databeheer. Dit is essentieel voor het genereren van nieuwe inzichten en het verbeteren en verrijken van processen.
Centraal beheer van gegevens die in verschillende applicaties en processen worden gebruikt, kunnen hierbij nuttig zijn. Provincies die over accurate data kunnen beschikken en ook hierop kunnen sturen, zijn beter in staat om de dienstverlening doorlopend aan te passen op de behoeftes.
Kracht van samenwerking
Het implementeren van een nieuw systeem kan een uitdagend proces zijn. Het is van belang om te beginnen met een gedegen marktverkenning en -consultatie.
Daarnaast draagt een goede implementatie- en verandermanagementstrategie bij aan een succesvolle implementatie van moderne bedrijfsvoering. Het is daarom aan te raden om al tijdens de marktconsultatie te starten met het opstellen van een gedegen verandermanagement- en communicatieplan. Hierin worden belanghebbenden betrokken en geïnformeerd over de voortgang en impact van de implementatie.
Door te investeren in training en ondersteuning van medewerkers, kunnen zij geholpen worden bij de overgang naar het nieuwe systeem. Daarnaast is het raadzaam om rekening te houden met de overlap tussen bestaande en nieuwe systemen en deze in fases te implementeren. Op deze manier wordt efficiënt tijdgebruik gestimuleerd en blijft het implementatietraject op koers.
Een gestructureerde overgang naar de reguliere bedrijfsvoering is van groot belang na een succesvolle implementatie van de nieuwe bedrijfsvoeringsoplossing. Het is daarbij aan te raden om tijd te reserveren voor het evalueren en optimaliseren van het nieuwe systeem en de processen, om zo het volledige potentieel te benutten.
Raadzaam is om te luisteren naar feedback van medewerkers en belanghebbenden, zodat het systeem verder verbeterd kan worden en de efficiëntie en effectiviteit gemaximaliseerd kunnen worden.