McKinsey: IT-systeem Belastingdienst voor innen btw piept en kraakt
Het IT-systeem waarmee de Belastingdienst btw-aangiften verwerkt staat op instorten, concludeert McKinsey op basis van onderzoek. Het systeem is zo oud en fragiel dat aanpassingen onmogelijk zijn zonder een direct risico op crashes. McKinsey adviseert om een externe partij in te schakelen voor een vervangend systeem. De Belastingdienst heeft het advies opgevolgd en een aanbesteding uitgeschreven.
Het is een bekend probleem binnen de overheid: IT-systemen die zo groot en belangrijk zijn dat het maar niet lukt om er vanaf te stappen. Maar bij de Belastingdienst maken ze het wel héél bont: het kernsysteem voor het verwerken van btw-aangiftes is maar liefst veertig jaar oud.
Geen wonder dan ook dat het systeem “technologisch tegen grenzen aanloopt”, zoals McKinsey & Company vaststelt in zijn onderzoek. Het bureau typeert het systeem als fragiel, hoogst complex en extreem inefficiënt.
Wat deze erbarmelijke toestand des te zorgelijker maakt, is het enorme belang van het systeem voor de Nederlandse staat. De Belastingdienst verwacht via het systeem dit jaar een kleine €80 miljard aan btw binnen te halen, meer dan een vijfde van de totale inkomsten van de overheid. Jaarlijks verwerkt het systeem zo’n 9 miljoen aangiften van ongeveer twee miljoen ondernemers.
Voor deze cruciale megaklus moet de Belastingdienst momenteel vertrouwen op een systeem geschreven in “een verouderde taal (Cobol) die weinig ontwikkelaars meer leren in hun opleiding”, schrijven de onderzoekers.
Vandaag de dag weten dan ook nog maar weinigen de weg in het systeem. “De laatste vier of vijf kennisdragers die weten hoe het systeem in detail werkt gaan richting hun pensioen, en enkele gepensioneerde oud-collega’s springen nu al twee dagen per week bij om kennis over te dragen.”
Om het stokoude systeem overeind te houden, zijn in de loop der jaren meer dan 35 los aangebouwde voorzieningen toegevoegd. Dit maakt het systeem nog minder wendbaar. Bovendien zijn kennis en overzicht over het steeds complexere systeem verloren gegaan.
Hele dag handmatig overtypen
Het meest tekenend voor de enorme inefficiëntie van het systeem is het verhaal dat McKinsey schetst over de 250 medewerkers van de Belastingdienst wiens werk volledig bestaat uit het handmatig overtypen van btw-aangiften.
Het dag in dag uit overtypen is momenteel de enige manier om de vele aangiftes die het systeem uitspuugt toch te verwerken. De workaround levert niet alleen eindeloos veel uren monotoon en foutgevoelig werk op, maar al die uren werk moeten uiteraard ook worden uitbetaald. Het kost de samenleving zo’n €25 miljoen per jaar.
Direct risico op crashes
De omschreven euvels zijn nog maar een kleine greep uit de talloze problemen die McKinsey aanstipt. Hoewel algemeen bekend was dat het systeem sterk verouderd was, is het beeld dat de onderzoekers schetsen nog dramatischer dan verwacht.
Eerder werd vaak volgehouden dat het systeem weliswaar oud was, maar ook stabiel. McKinsey waarschuwt echter dat het systeem inmiddels zo kwetsbaar is dat je er maar beter niet aan kunt zitten: “Aanpassingen aan deze systemen zijn onmogelijk zonder een direct risico op crashes.”
Kopen of zelf bouwen?
Een volledig nieuw systeem is dan ook de enige realistische oplossing. De belangrijkste vraag die McKinsey voor zijn onderzoek meekreeg van de Belastingdienst, is of dit vervangende systeem in eigen huis moet worden gebouwd, of moet worden ingekocht bij een marktpartij.
Het onderzoeksrapport dateert al uit juni 2022, maar is nu pas openbaar gemaakt als onderdeel van de openbare aanbesteding voor een vervangend systeem. Die aanbesteding kan worden gezien als een opvolging van het advies van McKinsey om het nieuwe systeem niet zelf te bouwen, maar in te kopen.
De onderzoekers wijzen op de enorme hoeveelheid werk die het zelf bouwen van een nieuw systeem met zich meebrengt. Zeker gezien de capaciteitsproblemen waar de Belastingdienst nu al mee kampt, lijkt dit geen haalbare opgave.
Beren op de weg
Kopen is dus de betere optie, aldus de onderzoekers. Toch zien ze ook hierbij genoeg beren op de weg. Alleen al het overzetten van de data van het oude naar het nieuwe systeem – terwijl de inning van btw doorgaat – is een risicovolle onderneming.
Ook ziet McKinsey veel organisatorische uitdagingen. Naast het al genoemde capaciteitsprobleem, kampt de Belastingdienst onder meer met een cultuur waarin verandering lastig tot stand komt.
McKinsey hamert erop dat het aangeschafte softwarepakket niet direct moet worden vertimmerd om het te laten aansluiten op de bestaande manier van werken. Dat betekent echter dat de medewerkers zich zullen moeten aanpassen aan het nieuwe systeem, wat De Belastingdienst zelf niet snel ziet gebeuren: “Men werkt volgens al jarenlang ingesleten patronen.”
Ook wijzen medewerkers op een eerdere mislukte aanschaf en aanpassing van een nieuw inningssysteem. Na tien jaar en €200 miljoen werd dat project stopgezet.
Deadline onhaalbaar?
Toevallig blijkt uit de uitgeschreven aanbesteding dat €200 miljoen ook het geschatte prijskaartje is voor de vervanging en het onderhoud van het nieuwe btw-systeem voor de komende twintig jaar. Afgaande op eerdere ICT-projecten binnen de Belastingdienst en de bredere overheid, kan de teller zomaar veel hoger gaan oplopen.
Ook is de vraag of de gestelde deadlines realistisch zijn, merken de onderzoekers op. Momenteel is het de bedoeling dat het project in 2027 wordt afgerond, maar McKinsey schat in dat het drie tot zes jaar kan duren voordat de btw daadwerkelijk door het nieuwe systeem kan worden afgehandeld.
