Het Collaboration Model geeft structuur aan samenwerkingsrelaties

22 mei 2024 Consultancy.nl 4 min. leestijd

Hoe kan je samenwerking binnen het facilitaire domein optimaal inrichten en besturen? Het ‘Collaboration Model’, ontwikkeld door VFM Facility Experts en Toine Bakker (Bakker Facility Management), biedt houvast.

In een wereld waarin ontwikkelingen elkaar steeds sneller opvolgen, de complexiteit toeneemt en klanten veeleisender worden zien steeds meer organisaties het belang om focus aan te brengen op de kernactiviteiten en de samenwerking met andere partijen op te zoeken om bijvoorbeeld effectiever en wendbaarder te zijn.

Dit betekent dat de wederzijdse afhankelijkheid binnen samenwerkingsrelaties toeneemt en dat het steeds belangrijker wordt om samenwerkingsrelaties verder te professionaliseren.    

Het Collaboration Model: De basis voor samenwerkingsrelaties

Om opdrachtgevers en opdrachtnemers te helpen met het concretiseren van dit vraagstuk ontwikkelde VFM Facility Experts samen met Toine Bakker (Bakker Facility Management) het ‘Collaboration Model’. “Het Collaboration Model biedt organisaties houvast bij het vormgeven, evalueren en doorontwikkelen van samenwerkingsrelaties. In het bijzonder samenwerkingen tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers”, zegt Yorick Vlaar, adviseur bij VFM Facility Experts.

Het model bestaat uit drie niveaus : het richten van de samenwerkingsrelatie, het inrichten van de samenwerkingsrelatie en het verrichten van activiteiten binnen de samenwerkingsrelatie. Uitgangspunt van het model is dat een waardevolle samenwerking vraagt om keuzes en afspraken op diverse niveaus, keuzes die holistisch en in balans zijn.

Daarbij is het van belang om  interne en externe ontwikkelingen adequaat te monitoren en deze een passende plek te geven in het samenwerkingsmodel.

Richten

Het ‘Richten’ van de samenwerkingsrelatie heeft betrekking op de doelstelling van de samenwerking en hoe deze aansluit bij de strategische ambities.

Ambition / Strategy / Goals
Samenwerkingen komen voort uit een behoefte, te herleiden naar een organisatieambitie. In een samenwerkingsrelatie heb je natuurlijk te maken met minimaal twee organisaties met ieder eigen ambities en doelen. Eén van de succesfactoren is de wijze waarop deze samenkomen en elkaar versterken. Bij toepassing van het Collaboration Model wordt bepaald of er sprake is van gedeelde ambities en doelen en hoe deze op een effectieve wijze zijn vertaald naar de niveaus ‘inrichten’ en ‘verrichten’. 

Inrichten

Tijdens het inrichten van de samenwerkingsrelatie worden keuzes gemaakt op de company fit, cultural fit en solution fit die de inrichting van en balans binnen de samenwerking bepalen.  

Company fit
Bij het vormgeven en beoordelen van de Company Fit staat de vraag centraal in welke mate organisaties met hun specifieke kenmerken en profielen bij elkaar passen. In een bestaande samenwerking gaat het om de manier waarop de zakelijke kant (governance en besturing) van de samenwerking is vormgegeven en de mate waarin deze succesvol en (nog) passend is.

Cultural fit
Cultural fit gaat over de mate waarin de identiteit van organisaties en hun culturen bij elkaar aansluiten. Meer concreet: de mate waarin de normen, waarden en overtuigingen van organisaties met elkaar in balans zijn. Bij het vormgeven van de samenwerkingsrelatie is het belangrijk hierin te verdiepen door oprecht met elkaar in gesprek te gaan. Bij het evalueren en verder ontwikkelen kijk je naar de wijze waarop gedeelde waarden expliciet zijn gemaakt en worden geëffectueerd.

Solution fit
Het vormgeven van dienstverlening vindt plaats binnen de Solution fit. Hier worden belangrijke keuzes gemaakt zoals het toegepaste prijsmodel en de gewenste integratie van dienstverlening. Maar ook het gewicht en de methodes op thema’s als innovatie en doorontwikkeling worden hier vastgesteld. Ga je dit evalueren, dan toets je met name of de gemaakte keuzes nog steeds aansluiten bij de actuele context.  

Verrichten

Het ‘Verrichten’ van activiteiten binnen de samenwerkingsrelatie gaat over de concrete dienstverlening, de basis van elke samenwerking. 

Performance
Tijdens het vormgeven van het thema performance worden de principes van prestatiesturing vastgesteld; denk hier aan de contractvorm, –het performance management model etc. De effectiviteit, maar natuurlijk ook de behaalde resultaten staan centraal bij de evaluatie van een samenwerking. 

Toepassen in de praktijk

Bart Mak, adviseur bij VFM Facility Experts, geeft aan dat het toepassen van het model organisaties helpt bij het professionaliseren van samenwerkingsrelaties. “Het Collaboration Model helpt opdrachtgever en opdrachtnemer om het abstracte begrip samenwerking pragmatisch te benaderen, wat van groot belang is in een periode waarin betekenisvolle samenwerkingsrelaties direct bijdragen aan het succes van jouw organisatie.”