iQibt: Eenvoud als fundering voor IT-oplossingen
Provincies die hun digitale ambities wendbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig willen houden, doen er verstandig aan om eenvoud centraal te stellen in hun IT-oplossingen en het ontwerp daarvan, zo stelt Richard Legierse, partner bij iQibt.
Het is al jarenlang een trend binnen de wereld van IT-implementaties. Provincies en organisaties die hebben gekozen voor grote IT-systemen (denk aan SAP) sleutelen dan verder op maat. Ze stappen af van de standaard template van techvendors en introduceren allerlei workarounds voor processen en besluitvormingstrajecten.
Het gevolg daarvan zijn complexe en op maat gemaakte IT-oplossingen. “Maatwerk klinkt misschien mooi, maar daarmee maak je het jezelf vaak juist onnodig lastig”, zegt Richard Legierse, partner bij iQibt.
Vaak komen de issues bij te veel maatwerk pas na een tijdje bovendrijven. Maatwerk is namelijk duur, arbeidsintensief en moet beheerd worden. Dit betekent dat er extra stappen gezet moeten worden tijdens reguliere updates.
“Als voorbeeld hebben wij een implementatie bij een provincie gedaan waarin we hun bedrijfsvoeringsprocessen terugbrachten naar standaard SAP. Zo is er geen sprake van ‘vendor locking’. Daarnaast zien wij ook andere trends voorbijkomen rondom het adopteren van nieuwe releases – dat bijna een jaar kost, omdat organisaties dan zoveel hebben aangepast. Dan moet je je echt afvragen of dat is wat je wilde bereiken.”
Maatwerkoplossingen vragen ook meer focus op mensenvlak: new hires en externen die bekend zijn met een IT-systeem dienen ook op de hoogte te zijn van het maatwerk.
Drempel voor innovatie
Legierse legt uit dat het op termijn ook innovatie in de weg kan staan. “Als je het standaardpakket overal aanpast tot het een ‘allegaartje’ is, dan kun je de nieuwe releases niet bijbenen. En die nieuwe releases – dáár zit juist de innovatie in.”
“De neiging om het complexer te maken dan nodig, is een van de redenen dat digitale transformatie zo berucht is geworden.”
Aangezien IT-systemen sterk met elkaar verbonden en vaak ook afhankelijk zijn van elkaar, kan maatwerk in kernsystemen (denk aan ERP, CRM, enzovoorts), met het oog op de bredere digitale ambities, een vertragende factor vormen. Legierse: “De neiging om het complexer te maken dan nodig, is een van de redenen dat digitale transformatie zo berucht is geworden.”
De iQibt-partner pleit er dan ook voor dat IT-experts ‘eenvoud is beter’ als adagium nemen. Dit is ook leidend in de werkwijze van de consultants van iQibt. “In een implementatie is eenvoud altijd het uitgangspunt”, aldus Legierse. “Als je echt koppelpunten nodig hebt, doe het dan minimaal en op de juiste vlakken.”
“Zo hebben we eerder bij een provincie de begroting in LIAS ondergebracht en deze geïnterfaced naar SAP Funds Management. Hierdoor kunnen medewerkers zich focussen op wat echt belangrijk is.”
Daarnaast zorgen naadloze integraties ervoor dat je vanuit verschillende systemen gemakkelijk complete en realtime data kunt analyseren en rapporteren. Hierdoor kun je proactief bijsturen waar nodig. Legierse voegt toe dat met de tijdswinst die eenvoud met zich meebrengt, IT-experts meer tijd kunnen besteden aan andere belangrijke taken, zoals het waarborgen van veiligheid of het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid.
Op maat en toch standaard
Maar hoe zorg je ervoor dat een standaardsysteem toch volledig aansluit op jouw unieke (bedrijfs)processen en dat IT deze processen wel volledig ondersteunt? “Bij iQibt volgen we hiervoor het ‘keep the core clean’-principe.”
“De flexibele schil zorgt voor innovatiekracht en dat het systeem voldoet aan de specifieke wensen en eisen vanuit jouw organisatie.”
Je implementeert je ‘core’-processen namelijk in een standaardsysteem en creëert daaromheen een flexibele schil. “Als voorbeeld hebben we S/4HANA als financieel proces gebruikt en waren de schillen eromheen IV3 en het btw-compensatiefonds”, aldus Legierse. Op deze schil ontwikkel je eventueel maatwerk en maak je gebruik van verschillende innovaties om je processen te optimaliseren.
“Hierdoor creëer je een oplossing, die vanuit het standaardprincipe geheel aansluit op jouw specifieke wensen en eisen en daarbij meebeweegt met de tijd.”
De ‘core’ zorgt ervoor dat alles overzichtelijk blijft en wordt geüpdatet. “En de flexibele schil zorgt dus voor innovatiekracht en dat het systeem voldoet aan de specifieke wensen en eisen vanuit jouw organisatie. Met andere woorden: standaard en toch op maat, waarbij eenvoud de sleutel is tot innovatie.”
Legierse sluit af: “Hoe ingewikkeld simpel en eenvoudig ook kan klinken, is het belangrijk dat de basis bestaat uit een eenvoudige fundering, waarmee je ‘gewapend’ bent tegen de dynamiek van een tijdperk waarin automatisering, datagedreven besluitvorming en voortdurende IT-innovatie de boventoon voeren.”
