‘Meer dan alleen compliant zijn’: Stedin is klaar voor de Omgevingswet
Op 1 januari is dan eindelijk de Omgevingswet in werking getreden. Een flinke mijlpaal, met de nodige impact voor partijen die grote aantallen vergunningen aanvragen voor hun activiteiten. Zo ook voor Stedin. De netbeheerder wilde voorkomen dat de Omgevingswet de eigen doelstellingen rond onder meer de energietransitie in gevaar zou brengen. BearingPoint hielp Stedin zich voor te bereiden op de nieuwe wet.
Het wordt wel de grootste wetswijziging sinds 1848 genoemd: de Omgevingswet. Met de introductie – die in totaal zes jaar werd uitgesteld – worden tientallen wetten en honderden regels op het gebied van onder meer ruimtelijke ordening, bouwen en milieu- en waterbeheer gebundeld in één nieuwe wet.
Dit moet een verregaande vereenvoudiging van het wetgevingstelsel voor de ontwikkeling en het beheer van de fysieke leefomgeving opleveren. Tegelijkertijd creëert deze bundeling juist een complexe samenhang tussen regelgeving, wat gepaard gaat met nieuwe compliance-uitdagingen.
Voor partijen die een grote rol spelen binnen die fysieke leefomgeving is het dan ook cruciaal om goed voorbereid te zijn. Dat geldt zéker voor Stedin. Als netbeheerder werkt het bedrijf sowieso al veel op, boven en in de grond, en met de energietransitie in volle gang wordt dat alleen maar meer.
Het laatste wat Stedin kan gebruiken, is dat het in de realisatie van deze megaopgave – en zijn andere doelstellingen – wordt belemmerd door de komst van de nieuwe wet.
“Het borgen van de rechten op onze kabels en leidingen is een belangrijke stap in het uitbreiden en versterken van het energienet, en dus een topprioriteit voor Stedin”, vertelt Marloes van Diffelen, Hoofd Grondzaken bij Stedin. “Als zodanig heeft de Omgevingswet grote impact op de realisatie van onze strategische agenda.”
Daarom besloot Stedin in 2021 om zich in samenwerking met BearingPoint voor te bereiden op de invoering van de wet, inclusief het nieuwe landelijke vergunningenportaal dat daaraan is gekoppeld. Dit nieuwe Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) vervangt op termijn alle bestaande vergunningenportalen.
De regie behouden
Naast het volledig compliant zijn met de strengere eisen die worden gesteld door de nieuwe wet- en regelgeving, lag de focus van het project op het houden van regie bij de afdeling Grondzaken, transparantie in het aanvraagproces en coöperatieve samenwerking met vergunningverlenende instanties.
“De Omgevingswet heeft grote impact op de realisatie van onze strategische agenda.”
“We willen compliant zijn in de uitvoering van ons werk, maar zeker ook een rol spelen in de ruimtelijke ordening”, licht Van Diffelen toe. “Dat vraagt om een proactieve benadering van Stedin in de samenwerking met de vele betrokken partijen – gemeenten, provincies, waterschappen, Rijksinstanties en andere netbeheerders.”
Overzicht, inzicht en verbinding
BearingPoint begeleidde het gehele voorbereidingstraject. “Het team zorgde voor overzicht, inzicht en verbinding. En dat over alle lagen binnen en buiten de organisatie”, vertelt Roger Brouwers, Manager Operations Support bij DNWG, een onderdeel van de Stedin Groep dat zich richt op ondergrondse infrastructuur in Zeeland.
“Waar staan we en wat hebben we nog te doen? Wat gaat goed en wat heeft bijsturing nodig? Waarom doen we het ook alweer? Wat is de bedoeling en hoe gaan we het doen?”, schetst Brouwers de belangrijkste vragen die het team van BearingPoint voortdurend in het oog hield.
Voor elke veranderingscomponent doorliep Stedin drie fases: de analysefase (Wat is de impact van de Omgevingswet op de organisatie?), de ontwerpfase (Welke veranderingen zijn nodig om de impact zo goed mogelijke te absorberen? Hoe ziet de gewenste situatie eruit?) en de implementatiefase (Het daadwerkelijk realiseren, implementeren en borgen van de gewenste eindsituatie).
Beter ontwerpen, aansturen en aanvragen
Zo heeft Stedin in samenwerking met BearingPoint gedurende een periode van twee jaar verschillende voorbereidingen getroffen.
Er is een nieuwe werkwijze ingericht en geïmplementeerd om tijdens het ontwerpen van een tracé de beperkingen-, beheer- en eigendomsgebieden inzichtelijker te maken. Via training, documentatie en communicatie zijn alle betrokken afdelingen binnen de Stedin Groep inhoudelijk voorbereid op het gebied van regelgeving en vergunningenmanagement.
“We zijn een van de eerste organisaties in Nederland die dit heeft.”
Daarnaast is een centraal regelbeheersysteem opgezet met alle relevante wet- en regelgeving onder de Omgevingswet. De tool helpt met het bepalen welke toestemmingen benodigd zijn en het bijeenbrengen van de vereiste documentatie voor elke toestemming, en biedt aanvullende informatie om de toestemmingen nauwkeurig aan te kunnen vragen.
Ook is vanwege het nieuwe DSO-portaal een eigen IT-applicatie ontwikkeld. “Het DSO brengt weer zijn eigen uitdagingen met zich mee op IT-gebied”, legt Van Diffelen uit. “We hebben gekozen voor eigen IT-tooling om hiermee om te gaan. Het zorgt dat de toestemmingen op de juiste manier worden ingediend en geadministreerd, dat de verandering voor medewerkers behapbaar is en dat de documentatie in onze systemen bijgehouden wordt.”
De IT-applicatie is gekoppeld aan het landelijke DSO-portaal. “We zijn een van de eerste organisaties in Nederland die dit heeft”, kan Van Diffelen mededelen.
Voorloper
Het past binnen de voorlopersrol die Stedin aanneemt in relatie tot de Omgevingswet. “We positioneren ons als organisatie die voorop gaat in het vormgeven van werkafspraken en processen rondom vergunningenmanagement met landelijk betrokken instanties”, aldus Van Diffelen.
“We hebben materialen gedeeld met andere netbeheerders om hen te ondersteunen bij hun voorbereiding.”
In lijn daarmee was tijdens de implementatie goede samenwerking niet alleen nodig binnen Stedin zelf, maar ook met overheden, landelijke initiatieven, andere netbeheerders en IT-leveranciers. “We zien het echt als een gezamenlijke uitdaging, en daar past actieve samenwerking bij.”
Daarom deelt de netbeheerder haar kennis ook met branchegenoten. “We nemen actief deel aan landelijke gesprekken, hebben een diepgaand begrip van de wetgeving en haar implicaties voor netbeheerders en werken daarom samen met andere belanghebbenden om oplossingen te bedenken”, vertelt Brouwers. “Bovendien hebben we materialen gedeeld met andere netbeheerders om hen te ondersteunen bij hun voorbereiding.”
De energie behouden
Ondertussen kijkt Stedin zelf ook verder vooruit. “Alle processen zijn nu zo ingericht dat we op een effectieve manier compliant zijn”, aldus Brouwers. “Momenteel zijn we de volgende fase rondom de gemeentelijke transitie ook aan het voorbereiden.”
Hij blikt tevreden terug op de samenwerking met BearingPoint. “Een van de uitdagingen was de onzekerheid – de scope en vooral planning van de Omgevingswet veranderde nogal eens. We deelden de veranderende situatie steeds in gezamenlijkheid en bespraken de mogelijke scenario’s.”
Dat denken in scenario’s neemt hij ook als belangrijke les mee uit het project. “Hierdoor ontstonden mogelijkheden om kansen te identificeren en te benutten. En ondanks de vertragingen bleef zo de energie in de groep. Richting de toekomst is dit ook een waardevolle les voor de energietransitie, waarin we ook te maken hebben met voortdurende veranderingen en talloze onzekerheden.”
