SuccessDay: ‘Voor je de juiste software kan kiezen, moet je begrijpen waarom je wil digitaliseren’
Het implementeren van een nieuw HR-IT-systeem is een tijdrovend proces en gaat onvermijdelijk gepaard met aanzienlijke investeringskosten en heel wat voorafgaand denkwerk. We gaan te rade bij SuccessDay, dat zich focust op de vertaalslag van de strategie achter een HR-transformatie naar de implementatie.
Sommige bedrijven zijn pas begonnen met het digitaliseren van hun HR-afdeling, andere hebben al een heel traject achter de rug en kijken vooral uit naar software om hun processen te optimaliseren.
In welk stadium een onderneming zich ook bevindt, zo’n digitale transformatie is steevast een complex gegeven en over alle sectoren heen is de nood aan assistentie duidelijk aanwezig. Consultancybureau SuccessDay boorde dat marktpotentieel doordacht aan en ontwikkelde een totaalaanpak om klanten fundamenteel te ontzorgen.
“De gemiddelde HR-afdeling beschikt nog niet over de moderne systemen om haar processen te stroomlijnen”, weet oprichter en managing director Bas Eggelaar. “Veel simpele zaken gebeuren nog handmatig, denk maar aan een adreswijziging of het beantwoorden van de vraag hoeveel mensen er eigenlijk in dienst zijn.”
“Terwijl het net heel waardevol is om wel op die digitale trein te springen. Als nieuwe werknemer wil je niet dertigmaal je naam en personeelsnummer op evenveel papieren moeten invullen. Als sollicitant wil je niet keer op keer dezelfde vragen krijgen, acht weken lang.”
“Dat is onlosmakelijk verbonden met het gegeven van employer branding”, benadrukt Koen Stevens, salesmanager bij SuccessDay. “Iedereen is het vandaag gewoon om in een digitale omgeving te leven en verwacht hetzelfde op z’n werkplek. Zeker in een competitieve markt, waarin heel wat bedrijven op zoek zijn naar de juiste krachten, is dat toch iets om in het achterhoofd te houden.”
Bij de hand nemen
“Wat je vaak ziet, is een conservatieve benadering van HR”, stelt operationeel directeur Juul van Dongen. “Met name in de midmarket, waar innovaties veeleer in de waardeketens voorkomen en minder in de supportafdelingen. De grote spelers hebben die digitaliseringsslag tien jaar geleden doorgevoerd, maar pas sinds een jaar of vijf zien we die trend ook in de midmarket. Ook omdat de verkopers van softwarepakketten zich op die middelgrote bedrijven zijn gaan richten.”
Voor deze markt liggen de prijzen van consultancybureaus vaak echter te hoog. “Familiebedrijven zitten niet te wachten op dure consultants die langskomen met mooie powerpoints en weinig tot geen aandacht besteden aan de praktische kant van de zaak”, schetst Van Dongen.
“We botsten op het feit dat er geen enkel bedrijf was dat je echt bij de hand nam om zo’n transformatie te realiseren.”
Hij stipt een breed gedragen nood aan die hij en Eggelaar vele jaren geleden al ervoeren, het zaadje van wat uiteindelijk SuccessDay zou worden. “Toen Bas en ik samen in de auto-industrie werkten, rolden we wereldwijd HR-IT-pakketten uit”, blikt hij terug. “We botsten daarbij op het feit dat er geen enkel bedrijf was dat je echt bij de hand nam om zo’n transformatie te realiseren.”
“De traditionele implementatiepartners zijn erg systeemgericht en focussen te weinig op wat HR precies betekent voor een organisatie. Daardoor moet je zelf nog allerlei rollen inkopen, mensen die zich bezighouden met projectmanagement, testmanagement, change, systeemtraining, begeleiding na de go-live, … De investeringen waren kortom groot, terwijl er allerminst sprake was van een garantie op kwaliteit.”
Van het strategische naar het praktische
SuccessDay sloeg resoluut een andere richting in en begeleidt bedrijven van A tot Z in hun digitale HR-transitie. “Het begint bij wat we fase nul noemen, waarin we de klant laten nadenken over de toekomstige processen”, legt Eggelaar uit. “Hoe moet je employee journey eruitzien? Wat zijn de belangrijke momenten tijdens een sollicitatie? Vooraleer je de juiste software kan kiezen, de heilige graal, moet je goed begrijpen waarom je wil digitaliseren.”
“We zijn niet gelieerd aan softwarebedrijven en doen er alles aan om de klant de juiste keuzes te laten maken”, voegt Van Dongen toe. “En het antwoord op die waarom-vraag kan verschillende vormen aannemen: efficiënter werken, een uitgekiende employee experience realiseren, een beter inzicht in data verkrijgen.”
“Dankzij onze jarenlange ervaring konden we methodieken ontwikkelen die ons in staat stellen om bedrijven gepast te ondersteunen. We nemen elke klant bij de hand doorheen de hele transformatie en maken daarbij doelbewust de vertaalslag tussen het strategische en het praktische. Zo is de kwaliteit gegarandeerd.”
Aan dezelfde zijde van de tafel
Eggelaar benadrukt dat SuccessDay verder kijkt dan het opstellen van een mooi plan. Het helpt zijn klanten ook bij de uitvoering. “We zijn geen leger consultants in dure pakken, maar maken echt deel uit van het team bij de klant”, beklemtoont hij. “Een klant omschreef ons ooit mooi als de tweede schil van het project, als een extra laag kennis en capaciteiten.”
“Uiteindelijk krijg je zo’n systeem altijd live, het moeilijke is dat het ook goed moet landen in de organisatie.”
“HR is an sich geen rocket science en gelijkaardig voor zowat elke organisatie”, vult Van Dongen aan.
“Het is de cultuur die het complexer maakt”, reageert Eggelaar. “We hebben klanten uit verschillende landen, met andere talen en culturen. Daar zijn we zeer gevoelig voor en we houden er telkens rekening mee, in elke fase van een project. Uiteindelijk krijg je zo’n systeem altijd live, het moeilijke is dat het ook goed moet landen in de organisatie”, aldus Bas. “Daarom spreken we altijd, letterlijk en figuurlijk, de taal van de klant.”
SuccessDay draagt klanttevredenheid hoog in het vaandel. Voor onderhoudsopdrachten – de go-live geldt allerminst als eindpunt – werkt het bijvoorbeeld niet met een anonieme ticketingbox, maar gaan klanten effectief in gesprek met een hulpvaardige contactpersoon. Ook quality assurance is een codewoord: per project vindt regelmatig een statusmeeting plaats, zowel met de betrokken consultant als met de klant.
“En als we bepaalde risico’s opmerken in aspecten van een project waarvoor we zelf niet verantwoordelijk zijn, signaleren we ze evenzeer in zulke calls”, zegt Eggelaar.
Stevens vat de menselijke aanpak van het bedrijf samen met een treffende metafoor. “Je kan tegenover de klant zitten aan tafel. Maar wat SuccessDay doet, is naast de klant zitten, aan dezelfde kant van de tafel. Op die manier voel je de polsslag van de organisatie en kan je heel kort op de bal spelen.”
De olievlek uitbreiden
Het klantenbestand van SuccessDay bestaat uitsluitend uit internationale spelers en beslaat een zevental landen. Het hoofdkantoor van de meeste klanten bevindt zich in Nederland, maar ook in België – met grote klanten als DEME Group en H. Essers – en Duitsland staat het bedrijf sterk. “De olievlek verder uitbreiden is de komende jaren onze ambitie”, besluiten Eggelaar en Van Dongen.
