Douwe Clarijs over zijn Workday-project bij afvalrecycler Renewi
Douwe Clarijs is inmiddels een jaar als trainee en junior business consultant aan boord bij SuccessDay. Bij afvalrecycler Renewi begeleidde de HR-consultancy deze zomer de ingebruikname van een nieuw global HRIT-systeem. Samen met een team leverde Douwe ‘after go-live support’, voor een soepele landing en acceptatie van het nieuwe systeem.
Renewi is een prominente Europese afvalrecycler die zich richt op duurzaam afvalbeheer en hergebruik van afvalstoffen. Door afval om te zetten in waardevolle grondstoffen en energie, speelt Renewi een cruciale rol in de circulaire economie.
Deze zomer implementeerde het bedrijf zijn nieuwe global HRIT-systeem, dat draait op het cloudgebaseerde HR-softwareplatform van Workday. HRIT (Human Resources Information Technology) verwijst naar de technologieën en systemen die organisaties gebruiken voor het beheren en automatiseren van HR-gerelateerde processen. Hierdoor kunnen HR-professionals effectiever opereren en strategische besluitvorming ondersteunen.
Renewi besloot in juni van dit jaar HR-dienstverlener SuccessDay aan boord te halen, een bureau dat opdrachtgevers bij dergelijke implementatieprojecten twee soorten van after go-live support biedt.
Ten eerste Smooth Landing: support meteen na de livegang en de weken erna. Ten tweede Application Managed Services: ondersteuning in de periode die daarna volgt, waarbij continu aanpassingen gedaan moeten worden in het softwarepakket. Te denken valt aan nieuwe releases en het oplossen van technische incidenten.
De ondersteuning vanuit SuccessDay kwam in de persoon van Douwe Clarijs en enkele van zijn collega’s. Het team heeft de afgelopen maanden after go-live support geboden rondom het nieuwe HRIT-systeem en zo bijgedragen aan een soepele landing en acceptatie van het nieuwe systeem.
Reeds in de dagen voor de go-live begonnen de voorbereidingen voor het team. Samen met zijn collega’s was Douwe betrokken bij een data catch-up, een cruciale stap voor het overdragen van bestaande HR-gegevens naar Workday. Samen met het HR-team van Renewi en andere betrokken partijen werd in deze belangrijke fase gewerkt aan het synchroniseren en migreren van gegevens om een soepele overgang te garanderen.
De go-live
Op 28 juni was het zover. Workday ging live bij Renewi in Nederland, België en Engeland (andere landen volgden later). 4.500 medewerkers van Renewi konden op die dag voor het eerst gebruikmaken van het nieuwe HRIT-systeem en ongeveer de helft logde via computer of smartphone ook meteen in op dag één, blikt Douwe tevreden terug. “De reach was groot. Op wat kleine dingetjes na verliep dit eigenlijk probleemloos. Wel was het de eerste tijd heel druk met mailtjes en telefoontjes.”
“Ik vond dat heel waardevol, ik weet zeker dat ik er een betere consultant door ben geworden.”
De go-live was een mijlpaal voor het projectteam, maar voor de gebruikers was het natuurlijk “wel even wennen, zoeken en uitproberen”, geeft Douwe aan. “Al snel na de livegang wordt de interne supportorganisatie overladen met vragen en worden er tickets aangemaakt.”
“Tijdens de go-live lost de implementatiepartner alleen technische problemen op en de interne ondersteunende organisatie is nog maar net opgezet en de tsunami aan hulpvragen van collega’s is vaak overweldigend”, licht hij toe. “Ze worden vaak overspoeld met de melding ‘ik kan niet inloggen’ en hoe-moet-dit-ook-al-weer?-vragen.”
Juist in die fase konden Douwe en zijn collega’s hun waarde bewijzen, als belangrijke schakel tussen functioneel beheer en support. “Zie ons als een filter dat zorgt voor een soepele overgang. Er wordt een ‘war room’ gecreëerd, waarbij wij ook niet-technische issues oplossen”, legt hij uit.
Met andere woorden, het was een periode van intense samenwerking tussen Renewi, SuccessDay en de implementatiepartner, waarbij telkens gezamenlijk werd afgestemd wie welke technische tickets oppakt. “Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde doel en werken we natuurlijk samen”, benadrukt de SuccessDay-adviseur.
After go live-support
De dagen na de go-live waren “intensief”, erkent Douwe, die samen met zijn team vooral fysiek aanwezig was op kantoor om direct contact te kunnen hebben met alle gebruikers van het nieuwe systeem.
Dat persoonlijke contact met de eindgebruikers was volgens Douwe belangrijk. “Normaal heb je als consultant niet zoveel contact met de eindgebruiker en schakel je vooral met de projectgroep. Nu zie je met eigen ogen hoe er gereageerd wordt op het nieuwe systeem en waar mensen tegenaanlopen. Ik vond dat heel waardevol, ik weet zeker dat ik er een betere consultant door ben geworden.”
De eerste week na de go-live verliep over het algemeen soepel. Wel waren er diverse uitdagingen. Zo kwamen ook vanuit de recruitmentafdeling veel vragen, aangezien zij na de freeze-periode (de periode voor een go-live, waarin bestaande data bijgewerkt, gesynchroniseerd en gemigreerd moet worden naar het nieuwe systeem) gegevens moesten invoeren.
“Zij liepen meteen tegen wat zaken aan die anders gingen dan ze gewend waren”, vertelt Douwe. “Dus dan is het logisch dat er veel vragen komen.” Gelukkig had de afdeling HR-support al wat trainingen gevolgd, waardoor het team deze hobbels snel te boven kwam. “Bovendien stond ons team altijd klaar voor ondersteuning.”
Op eigen benen verder
De laatste fase van het project draaide om een goede overdracht van de kennis. Douwe en zijn collega’s zorgden ervoor dat het interne supportteam van Renewi over de juiste kennis beschikte om zelfstandig verder te kunnen gaan. “Ze beschikken inmiddels over de juiste kennis en informatie, zodat ze nu het stokje van ons kunnen overnemen. Als er toch behoefte blijft aan ondersteuning kunnen wij die uiteraard bieden via onze AMS-dienst.”
Douwe blikt positief terug op de leerzame periode en de prettige samenwerking, zowel bij Renewi als met zijn collega’s van SuccessDay. Ook wijst op hij op de prettige communicatie binnen de samenwerking: “De lijntjes waren kort, de sfeer was goed en er was begrip voor het feit dat ik niet meteen alle vragen kon beantwoorden en soms dingen moest opzoeken.”
Verder heeft hij door het project zijn kennis flink weten te vergroten: “Omdat er veel modules tegelijkertijd zijn geïmplementeerd heb ik het systeem ook goed leren kennen. Ik heb heel veel nieuwe kennis opgedaan en voel mij inmiddels een stuk zelfverzekerder over mijn Workday-kennis.”
De komende tijd richt Douwe zijn vizier op het bieden van datasupport bij een andere klant. Gevraagd naar zijn toekomstplannen binnen SuccessDay, besluit Douwe: “Ik wil uiteindelijk graag meer de analytische kant op. Ik ben hier nog lang niet uitgeleerd.”
