UMC Utrecht vangt personeelsschaarste op met slimme automatisering
De zorg kampt met een structureel tekort aan personeel, maar ondertussen zijn medewerkers veel tijd kwijt aan repetitief en administratief werk. Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMCU) zet de laatste tijd grote stappen met het inzetten van softwarerobots die het administratieve werk overnemen. Automation Lead Hans Zekveld vertelt over de resultaten tot nu toe.
Hans Zekveld kreeg enkele jaren terug een heldere opdracht mee vanuit de directie van het UMC Utrecht. “Zoveel mogelijk automatisering implementeren in de verschillende divisies en afdelingen van het UMC”, vat hij het samen.
Het team dat hij leidt, Team Proces en Test Automatisering, werkte al met testautomatisering – en hij had gezien hoeveel tijd je daarmee kunt besparen. “Het automatiseren van onze tests reduceerde 80 uur werk door mensen tot één nacht door de robot en nog wat handmatig nakijkwerk. Dit betekent een besparing van 80 uur per release, en dat minstens zes keer per jaar. Dat is aanzienlijk.”
Genoeg reden om te onderzoeken of dit soort voordelen ook behaald konden worden met het automatiseren van productieprocessen. Neem het handmatig invullen van formulieren – een tijdrovende klus voor medewerkers. “We zijn daarom op zoek gegaan naar tools voor procesautomatisering”, vertelt Zekveld.
Daarbij werkte zijn team samen met HR, een afdeling waar nog veel handmatig werd gedaan. Er werd gekeken welke processen ze graag wilden automatiseren, waarna het UMCU een verzoek tot offertes heeft uitgezet bij verschillende partijen. “Uiteindelijk hebben we voor Tacstone Technology gekozen, een partner van UiPath.”
Twee processen
De pilot richtte zich op twee processen. Ten eerste het archiveren van gegevens van nieuwe medewerkers, zoals medische documenten en diploma’s, in hun personeelsdossier. “Dat is een tamelijk saai en tijdrovend klusje, dus hebben we een systeem opgezet waarbij die documenten in een bepaalde map worden geplaatst, en de robot deze documenten verwerkt en opslaat in het dossier.”
Het tweede proces betrof de verwerking van vaccinatie- en testrapporten in verband met Covid-19, waarbij de gegevens van een gevaccineerde of geteste medewerker werden verwerkt en opgeslagen in hun medisch dossier.
“Dit kan bijdragen aan efficiënter werken, wat momenteel belangrijk is door het tekort aan personeel.”
De resultaten van de pilots waren bemoedigend. “In beide processen waren de robots bijzonder efficiënt, en hebben zich relatief snel terugverdiend”, geeft Zekveld aan.
De archiveringsrobot draait nog steeds elke dag succesvol, terwijl de ‘Covidrobot’ nu uiteraard minder vaak nodig is. “Dit laat zien dat er ook een cyclus in deze processen zit. Soms is iets op een bepaald moment afgerond en overbodig.”
Zekveld blikt tevreden terug op de samenwerking met Tacstone. “Een van de sterke punten was hun excellente begeleiding. Ze hebben duidelijk uitgelegd wat de robot zou doen. Die begeleiding was cruciaal voor het succes van het project.”
Noodzakelijke innovatie
Ook de raad van bestuur zag de waarde van de businesscase. “Het is eigenlijk een noodzakelijke innovatie”, legt Zekveld uit. “Dit kan bijdragen aan efficiënter werken met minder personeel, wat momenteel belangrijk is door het tekort aan personeel. We moeten dus slimme keuzes maken als ziekenhuis. Op basis daarvan is meer budget vrijgemaakt voor dit project.”
Voor het opschalen heeft het UMCU heel bewust gekozen om zelf een deel van het projectmanagement op zich te nemen. “Veel organisaties geven dit volledig uit handen, dat wilden we niet. We hebben zelf de kennis over projecten in huis.”
“We zien dat veel van onze robots zichzelf binnen een half jaar terugverdienen.”
Wel doet het ziekenhuis voor de expertise in automatisering nog een beroep op Tacstone, dat onder meer heeft geholpen bij het opzetten van een center of excellence. “Hier kan iedereen terecht die iets wil automatiseren. We vinden het belangrijk dat mensen in de organisatie hun eigen experts hebben, hun eigen ‘gildeleden’ zoals we ze noemen, die met elkaar kunnen sparren.”
Exponentiële groei
Momenteel heeft het UMCU ongeveer twintig softwarerobots draaien. Sommige robots helpen bij meerdere processen. In sommige gevallen vindt er ook nog een essentiële controle door mensen plaats – denk aan het opstellen van een ontslagbrief of verwerken van een arbeidsovereenkomst. “Het is belangrijk dat er altijd een controle door mensen plaatsvindt op die documenten vanwege hun belang.”
Met ongeveer 12.000 medewerkers worden er wekelijks al snel zo’n 40 tot 50 van deze brieven verzonden. “Dus de tijd die we besparen door deze processen te automatiseren is aanzienlijk.”
Al met al ziet Zekveld nog volop potentieel voor verdere automatisering. “In het algemeen zien we dat veel van onze robots zichzelf binnen een half jaar terugverdienen. We verwachten dan ook dat het aantal softwarerobots de komende jaren exponentieel zal toenemen.”
