Professionaliseren van het portfolio management office
Toen het innovatieportfolio van een grote multinational voor een professionaliseringsvraagstuk stond, besloot het bedrijf de handen ineen te slaan met de projectmanagementexperts van Improven. Samen met Jasper van der Sman – een van de adviseurs die betrokken was bij deze grote opgave – blikken we terug op de opdracht.
“De multinational die ons inschakelde is een wereldwijd opererend flessenvulbedrijf”, trapt Jasper af. Met ruim 36.000 medewerkers en een productiecapaciteit die ruim 740 miljoen consumenten in zo’n 30 landen bedient is het bedrijf gerust een wereldspeler te noemen.
“Het bedrijf produceert onder andere frisdranken, sappen, water, sportdranken, koffie en thee voor een van de grootste drankbedrijven ter wereld”, voegt Jasper toe.
Het portfolio management office (PMO) is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van het geheel aan programma’s en projecten die intern worden opgestart en uitgevoerd. “En dat zijn er een heleboel”, vertelt Jasper.
“Het PMO overziet alle mogelijke projecten, van begin tot eind”, legt hij uit. “Of het nou gaat om projecten gericht op het verbeteren van de bedrijfsvoering, het stroomlijnen en automatiseren van processen, het verbeteren van de klantervaring of het versnellen van de innovatiecycles – alles valt er onder.”
In 2021 maakte het portfolio de overstap naar agile werken, volgens het Scaled Agile Framework. “Door wendbaar en kortcyclisch producten op te leveren wil de organisatie sneller waarde creëren en beter kunnen inspelen op een onvoorspelbare omgeving. Het PMO faciliteert deze transformatie en is het eerste aanspreekpunt op het gebied van methodologie, tooling en processen”, geeft Jasper aan.
De switch naar agile ging niet zonder slag of stoot, ook omdat het een gedragsverandering betreft. Bovendien staat agile werken op portfolioniveau nog in de kinderschoenen, waardoor de multinational behoefte had aan verdere expertise.
“Wij kregen de uitdagende vraag om het PMO te professionaliseren, om grip te krijgen op portfoliomanagement in een agile omgeving”, vertelt Jasper. Dat het bedrijf bij Improven uitkwam was niet geheel verwonderlijk: het Utrechtse bureau staat te boek als een van de leidende bureaus in ons land voor portfolio- en projectmanagement.
De focus van de opdracht richtte zich op het portfolio management office voor het digitaal innovatieportfolio. “Denk hierbij aan innovaties op het gebied van automatisering, internet of things en augmented reality”, schetst Jasper.
Aanpak
Improven begon de opdracht door eerst in kaart te brengen waar het portfolio management office stond ten aanzien van de belangrijkste taken en kpi’s van een PMO. “We hebben bij Improven een duidelijke visie en aanpak op de organisatie van complexe portfolio’s en projecten. Hierdoor konden we de huidige situatie bij de multinational vergelijken met best practices”, vertelt Jasper.
In het eerste deel van het project lag de focus vooral op het op orde brengen van de stuurinformatie. “Onze focus ging uit naar het bouwen van meer grip en sturing op het projectportfolio en de onderliggende projecten, zodat de organisatie haar veranderingsstrategie op tijd en met optimale inzet van mensen en andere middelen kon realiseren”, aldus Jasper.
Ook werd de afstemming tussen het management en de methodologie die wordt gebruikt voor de digitale initiatieven verbeterd. “Dit is stapsgewijs beter afgestemd op de behoeften op portefeuille- en programmaniveau, in nauwe samenwerking met de teams.”
Zodra de basis op orde was (governance, processen) ging het Improven-team aan de slag om tooling en rapportages te verbeteren. “De inzichten die uit de tooling voortkwamen werden vertaald naar rapporten op team-, programma- en portfolioniveau, zodat het management en de agile teams konden beschikken over precies de informatie die ze nodig hadden.”
De verbeterde manier van werken is door middel van trainingen en vervolgens coachingssessies verankerd binnen het portfolio management office en bij de betrokken stakeholders.
Tevreden klant
“Dankzij onze integrale aanpak van projectportfoliomanagement zijn we in staat geweest samen met de organisatie het PMO naar het volgende niveau te brengen”, blikt Jasper trots terug.
En hij is niet de enige. Navraag leert dat ook de opdrachtgever tevreden terugkijkt op de samenwerking. “Improven heeft ons enorm geholpen met structuur aanbrengen in onze manier van werken. We zijn samen tot nieuwe inzichten gekomen die ons in staat stellen strategische beslissingen te maken in het sturen van ons projectportfolio.”
