HK&P: Lean management binnen woningcorporaties

Een artikel van Hoffman Krul & Partners, een boutique adviesbureau uit Heerenveen, over de voordelen van lean management binnen de woningcorporatiebranche.
 
Wat is Lean Management
Lean Management is een filosofie voor het continu verbeteren van processen. Lean biedt daarmee een gereedschapskist van tools om prestaties van een proces inzichtelijk te maken, te verbeteren en te borgen. In hoofdlijnen komt Lean Management erop neer dat je:

• Alleen die activiteiten doet die waarde toevoegen (minimale kosten);
• Alleen de door de klant vereiste kwaliteit levert (juiste kwaliteit);
• Op het vroegst mogelijke moment levert (minimale tijd).

Uitgangspunten

• De vraag van de klant is het uitgangspunt;
• De focus ligt bij continu verbeteren;
• Meten is weten (praktijk, geen theorie);
• Medewerkers worden betrokken bij analyse en implementatie van verbeteringen.

De filosofie biedt handvaten voor:
1. Het verbeteren van kwaliteit;
2. Het elimineren van verspilling;
3. Het verkorten van doorlooptijden;
4. Het verlagen van totale kosten.
 
Vormen van verspilling
1. Overproductie (meer maken dan waar klant om vraagt);
2. Wachten (wachten op antwoord, collega, documenten etc.);
3. Transport (lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de teamleider / expert etc.);
4. Overbewerking (onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen);
5. Onnodige voorraad (teveel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, etc.);
6. Onnodige beweging (onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen);
7. Fouten (vergissingen, verkeerde informatie verwerken etc.);
8. Ongebruikt talent (talent van medewerkers dat niet wordt benut).
 
Stappen
1. Definiëren: bepaal het proces, stel het projectteam samen en stel een business case op;
2. Meten: bepaal kritische succesfactoren en verzamel informatie in de praktijk over de huidige prestaties van het proces;
3. Analyseren: bepaal wat de grondoorzaken zijn van de problemen en welke en hoeveel invloed deze hebben op de kritische succesfactoren;
4. Verbeteren: bedenk op basis van een gefundeerde analyse samen met het projectteam oplossingen voor verbeteringen, prioriteer deze en voer ze door;
5. Borgen: borg de nieuwe manier van werken in uw organisatie.
 
Resultaten

• Een tevreden klant: een product of dienst wordt alleen vervaardigd als een klant er om vraagt en levering aan de klant vindt direct plaats als deze daarom vraagt;
• Kortere doorlooptijden: er wordt direct gereageerd op de behoeften van klanten;
• Significante reductie in kosten: er worden geen fouten gemaakt en er zijn geen voorraden;
• Tevreden medewerkers: betrek de medewerkers bij het doorvoeren van verbeteringen.