HEYDAY Interim helpt Carmelcollege Gouda met interim-support
Toen het Hoofd Bedrijfsvoering voor onbepaalde tijd wegviel bij het Carmelcollege Gouda, zorgde dit aanvankelijk voor hoofdbrekens. Met de veelvoud aan taken binnen deze spilfunctie was het vinden van een geschikte opvolger dan ook geen eenvoudige opgave. Met de komst van Jaïr Santman van HEYDAY Interim is de rust nu gelukkig teruggekeerd.
Het Carmelcollege Gouda maakt deel uit van de Stichting Carmelcollege, die met ruim 50 schoollocaties voortgezet onderwijs-scholen in heel Nederland verbindt. Rector binnen het Carmelcollege Gouda is Hanneke Lugtenburg, die leiding geeft aan drie locaties van de school en eindverantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering en het personeel.
Met het vertrek van het Hoofd Bedrijfsvoering stond Lugtenburg voor een belangrijke uitdaging: het opnieuw invullen van de functie. “Mijn grootste uitdaging was dat ik niet precies wist wat er lag aan opdrachten”, vertelt ze openhartig. “Het Hoofd Bedrijfsvoering viel uit en de omvang van het exacte takenpakket was mij niet helemaal duidelijk.”
Dat takenpakket bleek enorm breed en daarmee was de functie niet zomaar even in te vullen door een van de interne collega’s. Dat begreep ook Lugtenburg: “Maar als iemand tijdelijk uitvalt, ga je ook niet een nieuw persoon aannemen en inwerken.”
Interim-oplossing
Er moest een interimoplossing komen, zo luidde de conclusie. Maar gezien de functie was er wel iemand met een zwaarder profiel gewenst. Lugtenburg licht toe: “De interimmer moest iemand zijn die goed kon aangeven wat er allemaal mis ging binnen de rol en wat er op diens bordje lag. Ik had iemand nodig met ervaring en een uitgesproken mening.”
In overleg met het bestuur kwam Lugtenburg uiteindelijk uit bij twee bureaus, waarbij facilitaire dienstverlener HEYDAY Interim eruit sprong. Want niet alleen had het bureau zeer snel gereageerd op de oproep, ook droeg het meteen mogelijke kandidaten aan voor de rol. Lugtenburg: “Dat verbaasde me, want het is niet makkelijk om zo snel een geschikte kandidaat te vinden binnen het onderwijs.”
De redder in nood kwam in de persoon van Jaïr Santman, sinds ruim een jaar werkzaam bij HEYDAY Interim. Hij bracht jarenlange ervaring mee naar de onderwijsinstelling, opgedaan in rollen als interim professional, facilitair projectmanager en projectleider.
Even wennen
In het begin was het toch wel even acclimatiseren voor haar nieuwe collega, erkent Lugtenburg: “Hij schrok aanvankelijk wel van de omvang van de klus, net als ikzelf. Zoals ik aangaf, was de grootte van de rol niet helemaal duidelijk. We hebben hier toen een gesprek over gehad, waarin hij zich kwetsbaar op durfde te stellen. Dat waardeerde ik heel erg.”
Gelukkig heeft Santman zijn weg snel weten te vinden: “Op mijn bordje kwamen veel verschillende dingen terecht. Op het begin was ik nog veel bezig in de uitvoering/operatie, zoals het begeleiden van twee nieuwe facilitaire coordinatoren. De afgelopen maanden is mijn rol juist meer hoogover, met het oog op de toekomst.”
Door zijn veelzijdige rol was eigenlijk geen dag hetzelfde en was het soms behoorlijk aanpoten: “De bedrijfsvoering is vaak enorm hectisch. Het ene moment ben je bezig met het hervormen van processen, het andere moment komt er een boze brief van ouders of gaat er iets mis met de ICT”, legt Lugtenburg uit.
Er doordat er dagelijks zoveel gebeurt lopen grotere projecten soms uit. “Je moet door die hectiek soms taken over langere tijd uitsmeren”, geeft Santman aan, die toevoegt dat (tot zijn opluchting) van hem “niet werd verwacht om alle uitdagingen binnen de organisatie op te lossen”.
Mooie slagen gemaakt
Daarentegen is vooral gekeken naar het proces en welke successen er sinds zijn komst zijn geboekt. “De stappen die onderweg gemaakt werden, waren het allerbelangrijkst. Dat maakte de samenwerking zo fijn”, vertelt Santman enthousiast.
Lugtenburg is in elk geval zeer te spreken over de bijdrage die Santman de afgelopen maanden heeft geleverd binnen het Carmelcollege. Naast dat de “nodige inzichten in de problematiek” zijn verkregen, of de “interne processen zijn verbeterd”, wijst de rector ook op het feit dat “Jaïr zo goed past binnen de organisatie” en prijst ze zijn positieve omgang met collega’s, die hij geregeld mee moest zien te krijgen.
“Hij steeg boven zichzelf uit en zag in dat je geduld moet hebben om bepaalde processen te kunnen veranderen. Dat doe je niet zomaar in een paar maandjes, zeker in het onderwijs niet.”
De Carmelcollege-rector kijkt tot slot zeer tevreden terug op het besluit een interimmer in huis te halen: “Ik ben positief verrast over wat Jaïr als jonge interimmer heeft gebracht binnen de organisatie.”
