De juiste software voor projectbeheersing: Een stappenplan
Voor organisaties die de sturing van hun projectenportfolio willen professionaliseren is projectbeheersing-software vandaag de dag een onmisbare tool. Het selecteren van het juiste softwarepakket is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan – de markt staat bol van verschillende aanbieders en pakketten. Hoe kies je het pakket dat het beste aansluit op jouw wensen? Experts van Critical Minds delen een stappenplan aan de hand van acht vragen.
1: Welke activiteiten wil je beheersen?
Een van de belangrijkste vragen om mee te beginnen: welke activiteiten komen er voor in jouw projecten? Vaak komen wij tegen dat een organisatie meerdere activiteiten uitvoert en daarmee rekening dient te houden bij het beheersen van de projecten. Veel voorkomende (gecombineerde) activiteiten zijn: softwareontwikkeling, design & engineering, productie, constructie & installatie en service & onderhoud.
Een softwareontwikkelingsproject wordt logischerwijs op een andere manier beheerst dan bijvoorbeeld de constructie van een schip. Maar de projectbeheersing op de engineeringsafdeling is ook weer wezenlijk anders dan in de constructiefase van datzelfde schip. Het is dus belangrijk dat je realiseert welke soorten projectbeheersing je eigenlijk toepast.
In bijna alle situaties bestaat een typisch project uit meerdere componenten, dat maakt het kiezen van de juiste softwareoplossing al direct een stuk interessanter.
2: Hoe ver wil je gaan in je projectbeheersing?
Als je alleen de tijdlijn van een project in de gaten wil houden en de impact van eventuele vertragingen inzichtelijk wil maken, dan zijn bijna alle projectbeheersingssoftware-oplossingen vaak al toereikend. Een organisatie die verantwoordelijk is voor het managen van de projecten maar de uitvoering aan andere partijen uitbesteedt heeft vaak genoeg aan enkel een goede tijdslijn.
Heb je zelf ook mensen of andere middelen die de tijdslijn van je project beïnvloeden, dan zal je al moeten opschalen naar een pakket met flink meer denk- en rekenkracht. Als jij de partij bent aan wie het werk wordt uitbesteed dan zit je vaak al in die situatie.
Tot slot kan het ook zijn dat je te maken hebt met veel inkoop van materialen en/of arbeid. Dan zul je ook grip moeten houden op je uitgaven. Daar zijn sommige pakketten heel sterk in, terwijl andere daar alleen basisfunctionaliteiten of soms helemaal geen mogelijkheden toe bieden.
3: Werk je met projecten of portfolio’s?
Het kan zijn dat jouw bedrijf hele grote projecten uitvoert waar een toegewijd team op zit en waarbij onderaannemers specifiek voor dat project worden ingehuurd. Dan zijn wat meer echt op ‘stand alone projecten’ gerichte pakketten al voldoende.
Vaak, zeker in het mkb, moeten alle projecten in ieder geval voor de interne organisatie, maar geregeld ook voor de onderaannemers, in het geheel bekeken worden omdat ze simpelweg sterk onderling afhankelijk zijn. Dan is een softwareoplossing gefocust op het portfolio van projecten als geheel noodzakelijk om het geheel onder controle te kunnen houden.
4: Hoe complex zijn je projecten?
Grote projecten zijn niet per definitie ook altijd heel complex. Als er veel herhaling van stappen in zit, dan kun je toch vaak met nog redelijk eenvoudige pakketten een prima beheersing realiseren.
Worden het echter projecten van meer dan 200 activiteiten en met veel onderlinge afhankelijkheden tussen deze activiteiten, dan ga je meer vragen van de software. Dat zit dan vaak in de rekenkracht maar vooral ook in de manieren waarop de software jou in staat stelt om eenvoudig verschillende doorsneden van je planning te genereren en te analyseren.
5: Hoe veranderlijk zijn je projecten?
Naast dat projecten groot en complex kunnen zijn, kunnen ze ook nog heel veranderlijk zijn. Dit kan zitten in een hoge mate van afhankelijkheid van onzekere factoren zoals het weer of toelevering van materialen. Maar dit kan er ook in zitten dat bij aanvang van het project het doel wel duidelijk is maar niet het middel.
Als je bijvoorbeeld een torenflat gaat bouwen dan is bij de start van de bouw al wel voor 80% duidelijk hoe het eindproduct eruit gaat zien voordat je project start, dus daar zijn de benodigde stappen goed te definiëren.
Maar als het gaan om een intern project om een bepaald probleem op te lossen of bijvoorbeeld een stuk software te ontwikkelen, dan heb je vaak veel meer dat het plan zich gaandeweg vormt. Ook hier kan de ene software daar beter mee omgaan dan de andere. Net als de onderliggende methodieken trouwens.
6: Hoe ziet jouw (project)organisatie er uit?
Is de planning primair de verantwoordelijkheid van de projectmanager en/of de projectplanner? Dan mag verondersteld worden dat er een hoge mate van softwarevaardigheid aanwezig is of bereikt kan worden door middel van training. Typisch wordt de planning in dit geval gecommuniceerd door middel van een pdf print-out.
Toch zien wij een steeds sterker wordende trend dat er een planning voor het team is. Met andere woorden: veel meer teamleden moeten in de software kunnen om daarin hun informatie te vinden en hun bijdrage te leveren. Dan is het heel belangrijk dat er ook eenvoudigere werkprofielen beschikbaar zijn waar mensen afhankelijk van hun rol direct de juiste beperkte knoppen en informatie krijgen.
Voor hen is het niet handig dat ze direct met een Boeing 747-achtige knoppencockpit worden geconfronteerd op het moment dat zij voor het eerst inloggen.
7: Hoe is de samenwerking met de uitvoering en/of de onderaannemers ingericht?
Als je regelmatig overleg hebt met alle partijen en een sterke rol van projectmanager en/of -planner hebt, dan kun je ter plekke de voortgang van de activiteiten ophalen, de nodige inzichten creëren en aanpassingen doorvoeren.
Als het aantal disciplines/uitvoerders toeneemt en/of het werk op meerdere locaties wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat de software de mogelijkheid biedt om de voortgang van de activiteiten rechtstreeks in te (laten) voeren. Sommige pakketten hebben de mogelijkheid om dit rechtstreeks te doen, soms met een plug-in. Maar soms zijn de mogelijkheden hiervoor te beperkt.
8: Wat ben je bereid te investeren?
Je zou kunnen stellen “doe mij maar gewoon het beste wat er is dan komt het altijd goed”. Maar er zit een hele hoge spreiding in wat softwareleveranciers rekenen voor hun product en de tijd die geïnvesteerd moet worden om de software onder de knie te krijgen.
Om je hier een beeld van te geven: er zijn partijen die de eenvoudigste licenties aanbieden voor bedragen onder de €100 per jaar per gebruiker, waar je prima zelf uitkomt met misschien een beetje hulp van je collega. Maar er zijn ook softwarepakketten die €3.000 per jaar kosten en waar je ten minste op een tweedaagse cursus moet zijn geweest voordat je een basisbegrip hebt van waar je wat kan vinden.
Uiteraard kun je met dat pakket van €3.000 dan ook bijna alles waar je van kan dromen, maar dat gaat uiteindelijk niet werken als je een breed team hebt dat met de planning aan de slag gaat.
