‘Waak voor te veel maatwerk in standaard IT-systemen’
Veel verzekeraars kiezen er tijdens hun systeemimplementaties voor om standaardpakketten aan te passen. Aan het inbouwen van maatwerk kunnen echter flinke nadelen kleven, waarschuwt Sophie Kranendonk van ITDS. Want soms lopen de kosten harder op dan verwacht. Als dan ook nog de aangepaste functionaliteit als onvoldoende wordt ervaren, is het de vraag of het finetunen van een standaardpakket überhaupt zin heeft gehad.
Iedere paar jaar staat een verzekeraar voor een belangrijk vraagstuk ten aanzien van zijn systeem- en applicatielandschap: wat te doen met een systeem dat op de lijst staat voor vervanging?
De keuze voor een nieuw systeem kan een aantal keer worden uitgesteld door upgrades door te voeren of het verhelpen van kwetsbaarheden. Toch moet het er ooit van komen: de migratie naar een nieuw systeem. Voor de IT-afdeling is zo’n vervangingstraject een van de meest complexe taken die er bestaan.
Een van de belangrijkste redenen waarom nieuwe systeemimplementaties (te) complex kunnen worden, is de drang van de business om maatwerk in te bouwen. Sophie Kranendonk, Manager bij ITDS, heeft dit vaak genoeg in de praktijk bij verzekeraars meegemaakt. Een veelvoorkomende valkuil is volgens haar “het niet willen loslaten van het oude”.
“De eerste gedachte is vaak dat het nieuw aangeschafte pakket moet doen wat het oude pakket deed, maar dan beter. Hiervoor moeten verschillende ingewikkelde analyses worden gemaakt (gap analyses) en is aanzienlijke configuratietijd nodig om functionaliteit te realiseren”, legt Kranendonk uit.
“Als organisaties zich blijven vastklampen aan de functionaliteiten van het oude systeem, is de kans groot dat het standaardpakket onnodig complex wordt gemaakt. Complexiteit die op den duur niet gewenst is als je het pakket beheersbaar en stabiel wilt houden.”
Schone lei
Volgens Kranendonk is het bij elke nieuwe systeemimplementatie van belang om te beginnen bij de vraag: wat moeten we bouwen en waarom? Haar advies: “Stel de processen en werkmethoden van het oude systeem ter discussie. Vaak kan het heel waardevol zijn om met een schone lei te beginnen en processen optimaal in te richten aan de hand van de laatste technische mogelijkheden en wensen van de business.”
Een tussenweg kan zijn creatief aan de slag te gaan binnen de standaardmogelijkheden van een nieuw IT-systeem. “Dit is een goede optie die meer dan eens leidt tot de oplossing. Wel bestaat het risico dat je té creatief aan de slag gaat: er wordt van alles misbruikt om toch de bestaande processen in het nieuwe pakket te krijgen.”
“De problemen ontstaan omdat de functionaliteit niet gebruikt wordt waarvoor het bedoeld is. Het kan misschien in de beginfase werken, maar als de functionaliteit wordt doorontwikkeld is de kans groot dat de problemen beginnen.”
Aan het andere uiterste is een wordt de functionaliteit weliswaar gebruikt zoals bedoeld, maar worden zoveel specifieke zaken bijgebouwd dat de functionaliteit niet meer optimaal werkt. “Ofwel omdat het niet goed functioneert in de gehele keten, of omdat het zo complex is geworden dat het onbegrijpelijk wordt. Dit kan weer leiden tot lange doorlooptijden voor de ontwikkeling of verwerking van wijzigingen.”
In het geval dat creativiteit binnen een standaard IT-blauwdruk leidt tot een onoverzichtelijk geheel, dan is er sprake van een terugkerend probleem, zegt Kranendonk.
Strakke regie
De oplossing ligt volgens haar in het houden van een strakke regie op het hele proces en continu de balans te vinden tussen maatwerk en de impact daarvan (op de lange termijn). “Zowel tijdens de designfase als het implementatietraject en zelfs de beheerfase is het belangrijk om geen beslissingen te nemen waar je later spijt van kan krijgen.”
“Probeer maatwerk te voorkomen en laat functionaliteiten van een standaardpakket zoveel mogelijk zoals ze zijn. Benoem iemand die de organisatie behoedt voor deze fouten om zo complexiteit te vermijden. Op deze manier voorkom je de vaak hoge kosten om een complexe oplossing te realiseren en de bijbehorende hogere beheer-, onderhouds- en doorontwikkelingskosten. Zo kun je als organisatie optimaal profiteren van de voordelen van een standaardpakket.”
