Strategic Sourcing binnen de facilitaire wereld: Een handboek van A tot Z
Hoe zorg je dat de facilitaire processen zo zijn ingericht dat ze bijdragen aan de strategische doelstellingen van een organisatie? Deze vraag staat centraal in strategic sourcing. Vijf adviseurs van Hospitality Group schreven er een boek over, waarin voor het eerst stap voor stap de gehele strategic sourcing-cyclus wordt uitgelegd.
Bij Hospitality Group zien ze dat strategic sourcing (de facilitaire variant) de laatste jaren steeds meer aan terrein begint te winnen. Maar terwijl er tal van boeken zijn over de onderdelen (strategie, inkoop, contractmanagement en verandermanagement), ontbrak een standaardwerk over het thema nog altijd.
George Maas en zijn collega’s Tim van Asch, John Dommerholt, Ellen Gijsbers en Marjon Tuin besloten dat het hoog tijd was om daar verandering in te brengen.
“Het idee om iets op papier te zetten over strategic sourcing leefde al best lang onder ons”, vertelt Maas. “We dachten eerst aan kortere gidsen over de verschillende facetten die erbij komen kijken, maar toen bedachten we dat er in de markt nog geen één boek was waarin het héle proces aan bod komt.”
En dat is juist essentieel, zo benadrukt hij. “Het ligt ten grondslag aan het idee van strategic sourcing om het juist holistisch te benaderen – de verschillende facilitaire diensten onderling én in relatie tot de gehele organisatie.”
Dus begonnen ze in de zomer van 2021 met het schrijven van een boek dat ingaat op het volledige sourcingstraject – vanaf het ontwikkelen van de sourcingstrategie en het verder ontwerpen en implementeren van de gekozen oplossing tot het managen van het contract en het verbeteren van de samenwerking met de dienstverlener.
Strategic Sourcing van A tot Z
Een kleine anderhalf jaar en een hoop schrijfwerk later ligt het boek – getiteld ‘Strategic Sourcing; Organiseren, besturen en samenwerken binnen facilitaire organisaties’– in de winkel. “Alle stappen voor het ontwikkelen van een strategic sourcingstrategie én de uitwerking daarvan komen aan bod”, vertelt Maas.
Binnen dit proces kun je in grote lijnen “twee sporen” onderscheiden, zo legt hij uit. “Ten eerste gaat het erom welke dienstverlening wordt geleverd, hoe je de sourcing organiseert en welk traject daarop volgt, inclusief tender en implementatie. Daarnaast gaat het om de manier waarop je de regieorganisatie inricht en welke verandering je moet doormaken.”
Uiteraard zijn deze twee sporen echter niet los van elkaar te zien, en in lijn daarmee moeten ook alle schakels van de sourcingsketen nauw op elkaar aansluiten.
“Wat je geleverd krijgt is de opstelsom van alles wat je daarvoor hebt gedaan”, licht Maas toe. “Daarom moet je de hele keten integraal bekijken. Je kunt nog zo’n goede strategie hebben voor de leveranciersselectie, maar als je de facilitaire organisatie niet goed inricht levert de samenwerking uiteindelijk niet het gehoopte resultaat op.”
En ook als al deze stappen zijn doorlopen is de keten nog niet ten einde. “De laatste schakel van de keten bestaat uit het zorgen dat de gesloten samenwerking soepel loopt en dat de gewenste prestaties ook daadwerkelijk worden geleverd.”
Verandermanagement
In het boek wordt ook uitgebreid aandacht besteed aan het belang van verandermanagement. Maas: “Net als in bijvoorbeeld IT-implementatietrajecten is dat ook hier nog dikwijls een ondergeschoven kindje. Je kunt van alles op papier zetten en afspreken, maar hoe zorg je dat je er ook naar gaat handelen?”
“Stel dat bijvoorbeeld de hoogte van de knip verandert”, schetst hij ter illustratie. “Dan verschuift de regie dus meer naar de dienstverlener, maar als je zelf gewend bent de touwtjes strak in handen te houden is het in de praktijk vaak best lastig om die controle een beetje los te laten.”
Het stuur in handen nemen
Maas hoopt dat het boek kan bijdragen aan een meer strategische inbedding van de facilitaire processen. “Je ziet nog altijd veel te veel organisaties waar het thema facility management pas weer wordt opgepakt als het contract met de huidige leverancier bijna op zijn einde loopt.”
“In plaats van wéér automatisch verdergaan op de ingeslagen weg hoop ik dat organisaties – met ons boek in de hand – de gelegenheid aangrijpen om het proces zorgvuldig onder de loep te nemen. Om te kijken wat ze belangrijk vinden en hoe de organisatie van facilitaire diensten kunnen bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie.”
Overigens zijn de vele lessen en inzichten die de vijf auteurs in het boek delen ook bruikbaar buiten het facilitaire segment, geeft Maas aan. “De methodiek is ook van de eerste tot de laatste stap toepasbaar op andere ondersteunende diensten – denk bijvoorbeeld aan IT of HR.”
En ook over de grens kunnen organisaties binnenkort hopelijk de vruchten plukken van de lessen van de Hospitality Group-adviseurs. “Er staat ook een Engelstalige versie van ‘Strategic Sourcing; Organiseren, besturen en samenwerken binnen facilitaire organisaties’ op de planning”, vertelt Maas.
“Uiteraard willen we het gedachtegoed sowieso met zoveel mogelijk mensen delen, maar daar komt bij dat Nederland internationaal tot de voorhoede behoort op dit gebied”, legt hij uit. “In veel andere landen wordt facility management nog altijd gezien als bijzaak. Het zou natuurlijk prachtig zijn als ons boek kan helpen daar verandering in te brengen.”
